Cuando las nuevas variantes de Covid alteran sus planes de regreso a la oficina

Un marco de toma de decisiones que ayuda a fomentar un sentido de control durante tiempos inciertos.

Cuando las nuevas variantes de Covid alteran sus planes de regreso a la oficina

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Resumen.

Covid ha sido la tormenta perfecta para sentirse fuera de control. La enfermedad en sí misma es impredecible, y las variantes portentosas solo se suman a esta mezcla de incertidumbre y miedo. La reapertura de las oficinas fue un paso claro hacia el regreso a la normalidad, la posibilidad relajante de la rutina y la regularidad. Pero los retrasos en el regreso a la oficina que necesitan Delta y ahora Omicron han reavivado la sensación de impotencia de la gente. Hay una forma sorprendentemente sencilla de calmar (al menos parcialmente) los nervios agotados causados por Covid y sus muchas variantes. La clave es dar a los empleados una sensación de control, la sensación de que hay orden y previsibilidad incluso frente a planes en constante fluctuación. Para proporcionar esa sensación de control, los líderes necesitan un plan de regreso a la oficina que contenga contingencias claras y se comunique claramente. Para controlar el caos de Covid, los líderes pueden aplicar el modelo de toma de decisiones de ejecución de valores, perspectiva y ejecución (VPE) del autor.


Se suponía que el año 2021 iba a ser un punto de inflexión en la pandemia. A medida que las tasas de vacunación se dispararon, las empresas de todo Estados Unidos se prepararon para volver a la oficina. Se pusieron en marcha planes de reapertura y se fijaron fechas límite. Pero entonces, el» hot vax summer» se convirtió en el retraso de Delta ya que las empresas se vieron obligadas a posponer su regreso al trabajo presencial.

Ahora, nos enfrentamos a la inquietud de Omicron, una variante altamente transmisible y evasiva de vacunas que presagia meses más impredecibles por venir. Como muchas empresas hacer retroceder sus mandatos de regreso a la oficina una vez más, el ir y venir está dando latigazo a los empleados, lo que amenaza aún más la moral de la empresa.

Hay una forma sorprendentemente sencilla de calmar (al menos parcialmente) los nervios agotados causados por Covid y sus muchas variantes. La clave es dar a los empleados una sensación de control, la sensación de que hay orden y previsibilidad incluso frente a planes en constante fluctuación. Para proporcionar esa sensación de control, los líderes necesitan un plan de regreso a la oficina que contenga contingencias claras y se comunique claramente.

Por qué el control es fundamental

Un siglo de investigaciones demuestra que el control es una necesidad humana fundamental. Cuando las personas sienten que pueden controlar o predecir los resultados, se sienten más satisfechas y pueden tolerar una mayor incomodidad. Por ejemplo, cuando una persona percibe que tiene control sobre la duración de un choque doloroso, su cuerpo experimenta menos angustia. Esta sensación de control también puede provenir de la obtención de información que reduce la incertidumbre. Por ejemplo, simplemente aprender detalles sobre un procedimiento médico próximo reduce la ansiedad y acelera el tiempo de recuperación.

La incertidumbre, la imprevisibilidad y la falta de control, en cambio, causan angustia tanto psicológica como física. La mente de una persona hará todo lo posible para recuperar un sentido de control perdido o perdido hasta el punto de construir su propia coherencia, incluso cuando esa coherencia sea ilusoria. Mi investigación con Jennifer Whitson muestra que cuando las personas experimentan una pérdida de control, algunas buscan consuelo en la consistencia interna que proporcionan las conspiraciones o forman rituales supersticiosos para darse una sensación de previsibilidad en el mundo.

Covid ha sido la tormenta perfecta para sentirse fuera de control. La enfermedad en sí misma es impredecible, y las variantes portentosas solo se suman a esta mezcla de incertidumbre y miedo. La reapertura de las oficinas fue un paso claro hacia el regreso a la normalidad, la posibilidad relajante de la rutina y la regularidad. Pero los retrasos en el regreso a la oficina que necesitan Delta y ahora Omicron han reavivado la sensación de impotencia de la gente. El mundo gira cada vez más rápido y parece que apenas nos aferramos.

Cree una sensación de control a través de contingencias y comunicación

Un plan de reapertura que explique claramente las contingencias ya contiene las semillas de la previsibilidad y la certeza: recuerde cómo las personas se sienten más en control cuando creen que pueden controlar la duración de un choque. La comunicación frecuente permite que las personas sepan que no están solas en la oscuridad, de manera similar a cómo aprender los detalles de un procedimiento médico reduce la ansiedad.

La forma más sencilla de incorporar contingencias es con árboles de decisión. Los árboles de decisión han demostrado ser eficaces en la planificación de inversiones para prevenir aumentar el compromiso a perder el curso de acción. En términos más generales, los árboles de decisión son muy valiosos para ayudar a las personas a identificar claramente los puntos de decisión y sus caminos alternativos. La versión más simple en el contexto de Covid es un árbol de decisiones que especifica los parámetros que cambiarían una empresa de presencial a remota y viceversa. Este árbol de decisiones podría incluir marcadores específicos para las tasas de transmisión locales que desencadenan el trabajo remoto o el regreso a la oficina y, al mismo tiempo, detallar cómo y cuándo se implementarán las nuevas pautas de los Centros para el Control de Enfermedades (CDC). Por ejemplo, el Departamento de Salud de Minnesota creó unÁrbol de decisiones de covid para personas en escuelas y programas de cuidado de jóvenes y niños. Define los síntomas y los contactos cercanos más en lugar de los menos comunes y establece cursos de acción detallados para cada escenario.

Para producir planes con contingencias claras que se comuniquen claramente, del tipo que les da a los empleados cierto grado del control que anhelan durante estos tiempos inciertos, los líderes pueden aplicar el modelo de toma de decisiones de ejecución de valores y perspectivas (VPE) que he creado. Así es como la VPE puede ayudar a las empresas a controlar el caos de Covid.

Valores

Cualquier plan de reapertura debe comenzar con valores fundamentales. Cuando los líderes identifican y articulan claramente sus propios valores y los de su empresa, sus planes estratégicos no solo son sencillos y eficientes de crear, sino que también son más fáciles de procesar y aceptar para las personas.

Al articular valores, es importante reconocer abiertamente la tensión que existe entre los valores en competencia. Tenga en cuenta la tensión entre el trabajo remoto y el trabajo en la oficina. El trabajo remoto es, en promedio, más seguro y permite a muchas personas un enfoque más ininterrumpido para profundizar en un proyecto. Sin embargo, hay pruebas claras de que la socialización, mentoría, y colaboración sufren de forma remota. Para muchas empresas, el regreso a la oficina es, en parte, una respuesta a estos costos muy reales del aislamiento remoto. Por lo tanto, los líderes deben resaltar que la reapertura de las oficinas es fundamental para la tutoría, la innovación y el apoyo, al tiempo que priorizan empáticamente la seguridad y el bienestar de los empleados. Estos valores articulados deben usarse para crear el plan y sus contingencias.

Por ejemplo, el plan de reapertura de un banco de inversión con el que hablé se diseñó para encontrar el equilibrio adecuado entre los beneficios de seguridad del distanciamiento social y la necesidad de tutoría y colaboración. El plan requería que los analistas junior fueran a la oficina todos los días debido a la necesidad de adquirir habilidades y socializar que es más fácil de conseguir en persona. Por el contrario, los socios debían venir a la oficina dos días a la semana y centrarse únicamente en la tutoría y la colaboración en esos días.

perspectivas

El siguiente paso en la formulación de un plan con contingencias es obtener las perspectivas de todas las partes interesadas relevantes. Obtener las perspectivas de los empleados sobre un plan propuesto aumentará el compromiso y el apoyo al mismo. Sin perspectivas diversas, los líderes pueden pasar por alto preocupaciones críticas o soluciones innovadoras.

De acuerdo con Puerta de cristal, los directores ejecutivos mejor calificados por los empleados durante la pandemia, encontraron formas de incorporar las perspectivas de los empleados a medida que diseñaban sus planes de trabajo para la pandemia. Steve Hare, CEO de la empresa de software británica Sage, presentó Siempre escuchando, una encuesta en vivo en la que los empleados pueden informar de forma anónima sus perspectivas actuales. Del mismo modo, Mark Aslett, CEO de Mercury Systems (una empresa de tecnología aeroespacial y de defensa), distribuye encuestas para recopilar comentarios e inquietudes, y Alan Hirzel, CEO de Abcam (productor, distribuidor y vendedor de herramientas de investigación de proteínas), utiliza videoconferencias frecuentes para fomentar nuevas perspectivas.

Ejecución

El último paso es la ejecución: anunciar e implementar el plan de reapertura de la oficina. La ejecución requiere comunicación, y mucha de ella. Al anunciar su plan, los líderes deben articular claramente los dos primeros pasos del modelo de VPE: valores y perspectivas. Es decir, deben declarar explícitamente cómo se diseñó el plan de reapertura para apoyar los valores potencialmente conflictivos de desarrollo y seguridad. Y tienen que describir, con ejemplos específicos, cómo el plan se basó en las perspectivas que escucharon. Además, hay que destacar las contingencias del plan, de nuevo en el contexto de valores y perspectivas.

La comunicación es un elemento clave de cualquier ejecución. Para ofrecer la sensación de control y previsibilidad que las personas necesitan, comunicar un plan de reapertura será un esfuerzo continuo. El miedo no escucha, y Covid y sus variantes son caldo de cultivo para el pánico. Por lo tanto, los líderes tendrán que explicar el plan y sus contingencias no una vez, pero muchas veces y en varias plataformas. Esto implicará actualizaciones frecuentes, incluso cuando no haya nueva información disponible.

Tan pronto como se identifique una nueva variante, los líderes deberán comunicar que están monitoreando la situación y recordar a los empleados las contingencias existentes. A medida que llega nueva información, desde las tasas de casos de la nueva variante hasta las nuevas pautas de los CDC sobre cuarentena, los líderes deben asegurarse de que los empleados sepan qué medidas se tomarán y por qué. E incluso en ausencia de nueva información, el seguimiento del proceso de monitoreo será muy tranquilizador. Pero los líderes deben recordar que esta comunicación debe ser recíproca, con canales diseñados para recibir comentarios de los empleados.

Plan para contingencias contingentes

Incluso las contingencias más exhaustivas no pueden prever todos los giros y vueltas del futuro. El plan de contingencia necesita su propia contingencia: un mecanismo para que los líderes tomen conciencia e incorporen circunstancias imprevistas, consecuencias no deseadas y reacciones inesperadas. Ningún sistema es perfecto y, como la Constitución de los Estados Unidos, cada protocolo necesita un proceso para actualizarlo y perfeccionarlo. Obtener y escuchar la perspectiva es fundamental aquí, ya que los efectos imprevistos e imprevistos pueden ocultarse de la visión de un líder.

La comunicación también es fundamental. Si un plan se actualiza o modifica para integrar una nueva realidad, los líderes deben describir claramente las circunstancias cambiantes, cómo el plan original no logró adaptarse de manera efectiva a la realidad en evolución y cómo el protocolo actualizado está diseñado para gestionar esta nueva normalidad. Y al igual que con el plan inicial, los líderes deben comunicar el plan actualizado a través de la lente de los valores y las perspectivas.

Cuando era presidente del departamento de administración de Columbia Business School, instituí los primeros procedimientos de búsqueda y votación de la escuela para la contratación de profesores. Después de pasar un año perfeccionando nuestros procedimientos, finalmente pusimos en práctica nuestro proceso. Sin embargo, nos enfrentamos de inmediato a una complejidad imprevista: ¿qué ocurre cuando una búsqueda no tiene éxito? ¿Lo reabrimos o pasamos al año que viene? Ese verano, creamos una enmienda a nuestro plan: Para reabrir una búsqueda o cambiar cualquier parte del procedimiento, se requiere la aprobación del profesorado del 60%.

Una industria que ha utilizado eficazmente la VPE para hacer frente a Covid y su realidad cambiante son las ligas deportivas profesionales, en particular la Asociación Nacional de Baloncesto (NBA) y la Liga Nacional de Fútbol (NFL). La NBA y la NFL han buscado encontrar un equilibrio entre los valores de rendimiento y seguridad. Como todas las decisiones requieren la aprobación del sindicato, las ligas ya están preparadas para recibir las perspectivas de los jugadores. En términos de ejecución, tienen pautas claras sobre cuándo se pospondrá un partido y cómo las medidas de salud pública locales influyen en la disponibilidad de los jugadores y en las pautas del estadio.

Es importante destacar que ambas ligas se han apresurado a innovar e incorporar nueva ciencia y las últimas tecnologías. Por ejemplo, la NBA ayudó a desarrollar una de las primeras pruebas rápidas en los EE. UU., lo que le permitió ser la primera liga deportiva profesional del país en reabrirse. Del mismo modo, debido a que Omicron varía drásticamente en su período de contagio en relación con las variantes anteriores, la NFL fue la primera industria en incorporar nuevas pruebas que miden el contagio real para sacar a sus miembros de la cuarentena más rápido. Y tanto la NBA como la NFL, a diferencia de los CDC, han comunicado de manera efectiva estos cambios contingentes tanto a sus empleados como al público. Aunque las ligas deportivas pueden parecer muy alejadas de los negocios cotidianos, su dedicación a los valores en competencia de rendimiento y seguridad, su incorporación de las perspectivas de los empleados y su ejecución y comunicación de sus planes son un modelo que cualquier industria debe seguir en estos días de pandemia.

Los líderes que crean planes de reapertura de oficinas con contingencias bien pensadas mientras comunican actualizaciones y registros frecuentes ayudarán a inspirar una sensación de control que se ha visto tan claramente amenazada por el estado constantemente fluctuante de la pandemia. Incluso si los líderes no pueden controlar el Covid, pueden, con las acciones correctas, ayudar a ofrecer a sus empleados una mayor sensación de comodidad al saber que existe un plan claro y bien pensado.


Escrito por
Adam D. Galinsky