¿Cuál es el lugar de trabajo óptimo para su organización?

Un marco para diseñar un espacio (físico o virtual) que se alinea con sus necesidades estratégicas.
¿Cuál es el lugar de trabajo óptimo para su organización?
¿Cuál es el lugar de trabajo óptimo para su organización?
Resumen.   

Más de dos años después de la pandemia de Covid-19, las empresas luchan por reimaginar sus espacios de trabajo para sus necesidades estratégicas. Con demasiada frecuencia, los líderes impulsan la decisión en el futuro cuando, de hecho, tomar medidas decisivas ahora puede dar sus frutos más adelante. Pero, ¿cómo se determina si las opciones presenciales, híbridas o remotas son las mejores para su organización? Comience por hacer dos preguntas: ¿Cuál es su estrategia para el crecimiento futuro? ¿Y cuál es el tamaño de la organización que necesita en este momento? Luego, mapee sus respuestas para comprender mejor cómo sus necesidades en torno a la innovación y la ejecución se traducen en espacios físicos (o virtuales).


A medida que llegamos a los dos años de la pandemia, ahora es el momento adecuado para que muchos líderes reconsideren cómo y dónde trabajan y colaboran sus empleados. ¿Deberían las empresas llamar a los empleados a la oficina o dejarlos trabajando de forma remota? ¿Es hora de probar una nueva forma de trabajar todos juntos? En el debate en curso, particularmente en los medios populares, se pierde una idea simple: no hay una respuesta correcta porque los gerentes necesitan adaptar su entorno de trabajo a las necesidades comerciales de su organización. Esta decisión puede ser difícil: encuestas recientes descubrir que lo que los empleados piensan que les funciona mejor puede limitar el potencial de la empresa en su conjunto.

Para ayudar en este proceso, proponemos un marco para guiar a los gerentes a identificar la configuración de trabajo óptima para maximizar la efectividad de su organización impulsada por el conocimiento. Estos conocimientos se basan en más de una docena de proyectos empíricos y estudios de casos de gran tamaño que hemos llevado a cabo antes y durante la pandemia, en diferentes industrias. Nuestra investigación sugiere que los gerentes deben tener en cuenta dos características organizativas clave para identificar su modelo de trabajo más efectivo: tamaño y orientación al crecimiento. Dependiendo de dónde caiga una organización en esas dos dimensiones, recomendamos que los gerentes implementen una de las cuatro configuraciones de trabajo estilizadas: a oficina independiente o campus, híbrido con espacio flexible, entorno de coworking, o totalmente remoto. Cada uno tiene beneficios cuando se trata de dos compensaciones difíciles: la creatividad colaborativa frente a la productividad individual, y la agilidad para cambiar y expandirse en comparación con la coordinación.

Desafortunadamente, hoy en día vemos que demasiados gerentes vacilan en tomar una decisión y caer en configuraciones de trabajo poco entusiastas. Aquí no se puede cortar al bebé por la mitad: elegir una orientación de trabajo requiere hacer estas concesiones. Pero la implementación decisiva de una de las cuatro configuraciones de trabajo optimiza lo que la organización necesita a expensas de lo que puede prosperar sin él.

Mapeo de sus necesidades a su oficina

Con base en nuestra investigación, hemos identificado dos preguntas sobre hacia dónde se dirige su organización y hacia dónde se encuentra hoy para ayudarlo a determinar cuál de los cuatro modelos es el adecuado para usted. En primer lugar, ¿cuál es su estrategia para el crecimiento futuro? En segundo lugar, ¿cuál es el tamaño de la organización que necesita en este momento?

¿Cuál es su estrategia para el crecimiento futuro?

En primer lugar, debe decidir si la innovación creativa o la ejecución eficiente son más importantes para sus objetivos estratégicos. Si fomentar la creatividad es primordial para su empresa, su lugar de trabajo debe unir el conocimiento al unir a las personas, idealmente en persona. Si la ejecución es su objetivo principal, su empresa debe asegurarse de que los contribuyentes individuales sean lo más eficientes posible en su propio trabajo; estar cerca de otras personas puede distraer la atención del trabajo que debe hacerse e impedir la eficiencia.

¿Cuál es el tamaño de su organización?

En segundo lugar, es importante reconocer que las pequeñas empresas y las grandes empresas deben replantearse el diseño de las oficinas de manera diferente. Por un lado, las grandes empresas tienen acceso a una rica base de experiencia y talento en casa, pero los desafíos pueden surgir de la coordinación de esa actividad a escala. Por otro lado, una pequeña empresa puede ser ágil y ágil, pero hay un conjunto de conocimientos mucho más pequeño para aprovechar. Sin embargo, con el lugar de trabajo adecuado que aproveche sus puntos fuertes y aborde sus debilidades, una empresa más pequeña puede posicionarse para convertirse en una gran empresa y una gran empresa puede mantenerse ágil como una startup más pequeña.

Para identificar en qué se inscribe su empresa, el Departamento de Agricultura de EE. Administración de pequeñas empresas proporciona una clasificación útil para identificar si su organización es grande o pequeña; según la industria de su empresa, la gama de lo que se considera una organización pequeña es amplia, pero para muchas empresas de servicios o tecnología, 100 empleados es una buena regla general para empezar. Para un trabajo realmente intensivo en conocimiento, como el desarrollo de nuevas tecnologías, nuestro investigación sugiere que el límite puede ser mucho menor: incluso 10 empleados o menos en algunos sectores de alta tecnología.

Identificar el lugar de trabajo óptimo para su organización

Después de evaluar su organización en estas dos dimensiones, su empresa se puede clasificar en una de las cuatro configuraciones de trabajo estilizadas: oficina independiente, híbrido con espacio flexible, entorno de coworking, o totalmente remoto. A continuación, describimos los beneficios de cada uno y ofrecemos ejemplos de organizaciones que han implementado bien cada configuración.

Oficina o campus independientes: para grandes empresas orientadas a la creatividad.

Su principal recurso son sus empleados: sus empleados son la fuente del conocimiento que impulsa la creatividad que necesita. Por lo tanto, su lugar de trabajo debe facilitar lo que los académicos llaman recombinación de conocimientos entre su personal; este es el proceso por el cual surge la innovación cuando el conocimiento existente se combina de maneras novedosas. Nuestra investigación demuestra que la recombinación del conocimiento funciona mejor cuando se unen físicamente a las personas. ¿Por qué? Porque la transferencia de conocimiento, especialmente el tipo que no se escribe ni se codifica fácilmente, es más fácil cara a cara y se ayuda con otras señales no verbales. La retroalimentación y la actualización inmediatas son cruciales para que las discusiones y la lluvia de ideas funcionen bien.

Esto significa que una reunión de Zoom no es suficiente, ya que no todo el conocimiento se traduce bien a través de una cámara web y las reuniones virtuales no suelen tener lugar por casualidad en el momento. Debe reunir a las personas para que puedan intercambiar ideas en una sala de conferencias en la pizarra, y también para crear situaciones en las que las personas puedan encontrarse en el pasillo en el camino hacia el baño, el ascensor, la cocina (o en el proverbial enfriador de agua). Las organizaciones más grandes tienen más oportunidades de beneficiarse de estas oportunidades casuales: una empresa de cinco personas puede tener 10 interacciones posibles en el enfriador de agua, pero una empresa de 10 personas tiene hasta 45. Puedes aprovechar ese tamaño para obtener oportunidades creativas exponenciales.

Al mismo tiempo, una gran empresa enfrenta un desafío de coordinación. En todas las funciones y productos, su personal necesita comunicarse de manera regular y fácil para asegurarse de que avanzan en la dirección correcta, tal y como mostramos en nuestra investigación en asociación con Google. Por lo tanto, debe unir a las personas no solo para impulsar la innovación, sino también para participar en coordinación activa entre empleados, donde pueden iterar hacia objetivos comunes en el futuro o resolver cuellos de botella hacia los objetivos existentes, como si un equipo está retrasando a otro.

Las grandes empresas pueden ofrecer tanto la combinación de conocimientos como la coordinación activa al elegir reunir a los empleados de forma centralizada en persona en una oficina o campus independiente. Considere Apple: hay muchas razones por las que Apple es Apple, pero la compañía está claramente pensada en cómo ensamblan a su gente. Apenas unos meses antes de su muerte, Steve Jobs acudió al Ayuntamiento de Cupertino y expuso su visión para una casa de vidrio circular futurista que fomentaría la creatividad y la colaboración. Jobs creía que los momentos fortuitos que conducen a la innovación se pierden cuando el diseño de un edificio no fomenta la colaboración.

Para dar forma a estas interacciones sociales, los gerentes deben prestar atención a la arquitectura de su oficina: crear espacios para que los grupos se reúnan o para que las personas se vean incidentalmente a medida que pasan aumenta la coordinación y la recombinación de conocimientos. Inaugurado en 2017, Parque Apple ahora ofrece amplias oportunidades para que los empleados se encuentren entre sí: en el Gimnasio de 100,000 pies cuadrados, parques, uno de siete cafés, o de camino al baño. Acoger a muchos empleados de Apple en uno instalación permite construcción de relaciones entre equipos , compartir ideas con compañeros de trabajo de diferentes especialidades y oportunidades de colaboración. La división del edificio en secciones modulares, conocidas como pods, facilita el trabajo en equipo y las actividades sociales. Todos los que participan en estos grupos, desde el CEO hasta los pasantes de verano, crean conexiones y pueden descubrir oportunidades de tutoría.

Híbrido con espacio flexible: para grandes empresas orientadas a la ejecución.

Su principal recurso sigue siendo su gente, pero necesitan un tipo de «espacio» diferente para ejecutarse de manera eficiente. Tienes que darles la flexibilidad para estar donde son más productivos. Como señala Leslie Perlow, una reconocida académica de Comportamiento Organizacional en la Escuela de Negocios de Harvard en su investigación sobre» hambruna», las interrupciones constantes en el trabajo pueden tener consecuencias nefastas para la productividad, creando una sensación (y una realidad) de tener demasiado que hacer y no tener tiempo suficiente para hacerlo. Por eso es necesario estructurar el tiempo de trabajo independiente para que sus empleados lo ejecuten. El mejor lugar para hacerlo no siempre es la oficina; puede ser en el lugar que cada empleado determine que es el mejor ambiente para sí mismo, que puede ser en casa, en una cafetería o incluso en una isla tropical. Por lo tanto, dar a los empleados el espacio para estar remotos al menos una parte del tiempo puede ser beneficioso. Como un par de ventajas adicionales, puede ahorrar en costos inmobiliarios y sus empleados pueden ahorrar en tiempo de desplazamiento, lo que la investigación muestra pueden mejorar su productividad.

Pero también creemos que el trabajo remoto completo tiene graves problemas. Por un lado, no puede facilitar el nivel de coordinación (reuniones de equipo para dividir proyectos, controles de gerentes para motivar y rastrear el progreso individual, etc.) necesario para alinear a sus empleados hacia un objetivo corporativo hoy. Aunque las reuniones virtuales pueden albergar interacciones planificadas ocasionales, todavía hay una fricción considerable en las interacciones y simplemente agotamiento físico. De hecho, durante la pandemia, escribimos un estudio de caso sobre Comunicaciones de vídeo de Zoom, la marca líder en videoconferencias. Podemos asegurarle que Zoom conoce bien la fatiga de Zoom, que la tecnología disponible en la actualidad aún no puede eliminar.

Si desea permitir que sus empleados ejecuten de forma remota de forma independiente, pero aún necesitan coordinación, ¿cómo puede salvar estas necesidades? La clave es tener una nueva visión de cómo piensas sobre el tiempo que tus empleados pasan juntos en persona. En lugar de ocupar su tiempo con reuniones en una sala de conferencias, su objetivo es impulsar coordinación mediante el fomento de la cultura.

Al darle a su gente el tiempo y el espacio para socializar en persona, su organización desarrolla un lenguaje, normas, valores y, en última instancia, cultura compartidos. Esto tiene un valor a largo plazo y ayuda a garantizar la coherencia en las decisiones descentralizadas que toman sus empleados cuando trabajan de forma remota e independiente. También minimiza la necesidad de una coordinación constante con los compañeros de trabajo y los gerentes.

Las grandes empresas pueden permitir una ejecución flexible y una coordinación cultural al ser híbrido con espacio flexible. Una organización que ha estado a la vanguardia de este modelo es Github, un proveedor líder de herramientas de desarrollo de software. Incluso antes de la pandemia, GitHub no exigía que sus empleados fueran a la oficina: se animaba a los empleados a trabajar en cualquier parte del mundo que quisieran y mantenían las reuniones formales al mínimo. A pesar de este modelo poco convencional, GitHub siempre ha mantenido una oficina en San Francisco, donde reside la mayoría de su equipo directivo. La sede actúa como un espacio de reunión para que los equipos de toda la empresa organicen cumbres de equipos en persona, para que los miembros de la comunidad de GitHub organicen eventos o talleres, y para que los «GitHubbers» tengan un centro cultural con el que participar. Fuera de San Francisco, los empleados pueden reunirse en una red de oficinas formales más pequeñas y espacios de trabajo conjunto en todo el mundo.

Entorno de coworking: para pequeñas empresas emergentes orientadas a la creatividad.

El principal desafío de ser una pequeña empresa es un conjunto de conocimientos más limitado, llevado en la mente de los empleados, para obtener de dentro de su organización; estos conocimientos, cuando se reorganizan y se recombinan, son necesarios para la innovación. Pero la innovación puede provenir de algo más que la interacción de sus propios empleados entre sí. Las startups orientadas a la creatividad deben asegurarse de que su lugar de trabajo facilite derrames de conocimientos desde y hacia empresas homólogas mirando más allá de sus propias cuatro paredes. Pero no tiene que estar tan lejos: quizás al final del pasillo o al lado (idealmente no más allá de 20 metros).

Al ubicar su oficina cerca de otras empresas (e incluso de la competencia), en el misma ciudad, barrio, edificio, piso, o incluso en la misma habitación, puede beneficiarse de los derrames de conocimiento. Además, encontramos que la creatividad surge de estar cerca de otras organizaciones que son muy diferentes, no solo en habilidades técnicas y mercados objetivo, sino también en el entorno demográfico. Esto permite a personas de diferentes empresas socializar cara a cara y generar confianza, compartiendo cómodamente conocimientos mutuamente beneficiosos a lo largo del tiempo para que ambas organizaciones puedan prosperar.

Una vez más, los gerentes necesitan la arquitectura de oficina adecuada para promover la interacción social en la que las personas puedan intercambiar información. Aunque nuestra investigación sugiere que las distancias muy cortas son especialmente potentes, la creación de espacios comunes como cocinas pequeñas puede hacer que las personas estén más cerca funcionalmente, incluso si se sientan en lugares más distantes. Recuerde: sus empleados aún necesitan un espacio privado para ejecutar de manera eficiente, por lo que un diseño de oficina completamente abierto puede resultar contraproducente.

A medida que su negocio crezca, también tendrá que adaptarse. Sugerimos diseñar su lugar de trabajo con alcance totalmente reconfigurable: debe poder mover a sus empleados para que las personas adecuadas estén juntas para coordinar una innovación que quizás no imaginó cuando eligió su lugar de trabajo. Una reorganización de las asignaciones de oficina puede ser útil para estimular el intercambio entre personas que de otro modo tendrían menos probabilidades de interactuar. La ubicación física puede servir como una herramienta para permitir el intercambio de información no planificado.

Una solución es ubicar su empresa en un entorno de coworking, popularizada por empresas como WeWork y Social Impact Hub. Por ejemplo, Atlanta Tech Village, un espacio de coworking donde varias startups, que ahora se han convertido en unicornios notables, explotaron las ventajas del coworking. Plataforma de compromiso de ventas Loft de venta se mudó a Atlanta Tech Village como uno de sus primeros miembros. Poco después, la plataforma de marketing Terminus también comenzó a alquilar espacio en el centro de coworking. Estar físicamente cerca de otras empresas incipientes que lidiaban con problemas similares ayudó a Terminus, SalesLoft y muchos otros en el espacio a aprender unos de otros; por ejemplo, sobre tecnologías web útiles para respaldar sus operaciones en línea. También llevó a la incorporación de tecnologías producidas por los vecinos: SalesLoft sigue utilizando los productos Terminus en la actualidad.

Remoto completo: para pequeñas startups orientadas a la ejecución.

Algunas pequeñas empresas emergentes solo necesitan ejecutarse: usted sabe lo que su gente necesita hacer y ellos también. En organizaciones como esta, debe asegurarse de capacitar a sus empleados para que ejecuten con eficiencia independiente.

Al mismo tiempo, sabes que necesitarás crecer rápidamente. Al igual que la escalabilidad que ofrece el uso de servicios de computación en la nube en lugar de los servidores locales, desea asegurarse de tener la escala totalmente ampliable para aumentar su fuerza de trabajo sin estar limitado por las cuatro paredes de una oficina.

Si aún no es obvio, no somos evangelistas del trabajo remoto: nuestra investigación demuestra que hay graves desventajas. Pero hay un momento y un «lugar» para ello, especialmente si se trata de una pequeña empresa orientada a la ejecución. Considerar Toptal , una empresa que proporciona una plataforma independiente que conecta a los desarrolladores de software de todo el mundo con empresas para el trabajo remoto. Tanto su equipo interno como su red de desarrolladores de contratos son remotos y ahora abarcan más de 93 países diferentes. La empresa relaciona a los desarrolladores con una o más empresas al mismo tiempo, donde asumen proyectos con objetivos que el cliente puede especificar y evaluar claramente. Tener objetivos claros permite que los trabajos se completen individualmente con menos coordinación de ida y vuelta.

Tenga en cuenta que puede haber límites para el modelo completamente remoto. Otra organización, proveedor de educación en línea Casa del árbol, comenzaron su andadura como una empresa completamente remota. Inicialmente, este era el modelo apropiado para ellos. Pero una vez que llegaron a tener alrededor de 40 empleados, los gerentes de Treehouse reconocieron que con el crecimiento, la coordinación se hizo más difícil. En respuesta, y con el fin de mantener la independencia de los empleados en la medida de lo posible, decidieron abrir oficinas en Orlando y Portland y cambiar al modelo híbrido con espacio flexible descrito anteriormente. Hoy en día, los maestros y otros roles que requieren coordinación pueden colaborar desde estas oficinas, mientras que los diseñadores y otros roles que pueden ejecutarse de manera independiente continúan teniendo la opción de trabajar de forma remota.

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La oportunidad de reimaginar tu lugar de trabajo no se presenta a menudo. Hoy en día, demasiados gerentes están dejando pasar esta oportunidad, lo que permite que sus organizaciones vuelvan a donde estaban antes de la pandemia. Peor aún, algunos fracasan en un lugar de trabajo ambiguo que mezcla el pasado y el futuro mientras sufren todas las compensaciones entre las configuraciones del lugar de trabajo. Es hora de diseñar su organización para el futuro en función de su tamaño y sus objetivos de crecimiento.


Por Andy Wu Maria Roche Andy Wu
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