Cree el mejor sistema de calendario para su familia

Los padres que trabajan necesitan un sistema sólido de calendario familiar para reducir el estrés y disminuir las malas sorpresas evitables. No hay una manera correcta de hacer un seguimiento de la agenda de su familia, pero hay algunos principios básicos que pueden guiarlo a la hora de configurar un sistema que funcione de manera eficaz y les ayude a todos a sentirse como si estuvieran en el mismo equipo. Decida sobre una ubicación central, acuerda cómo se agregan los eventos y toca la base todos los días. Cuando estés al tanto de estos conceptos básicos, prueba más experimentos como actividades de prebloqueo que a menudo se deslizan a través de las grietas.
Cree el mejor sistema de calendario para su familia
Cree el mejor sistema de calendario para su familia

No, sigo trabajando. Pensé que estabas sirviendo la cena de los niños a las 6.

Mamá, necesito que me lleven a la escuela una hora temprano mañana por la mañana para el ensayo de juego.

¿Por qué no supe hasta el domingo por la noche que la niñera no podía venir el lunes?

Hacer un seguimiento de sus propios compromisos es bastante difícil. Pero cuando agregas la coordinación de los horarios de los niños además de lo que ya necesitas hacer por el trabajo y la vida, un sólido sistema de calendario familiar es esencial para reducir el estrés y disminuir las malas sorpresas evitables.

En mi experiencia como entrenador de gestión del tiempo para muchos padres que trabajan, he visto que no hay una manera correcta de hacer un seguimiento de la agenda de su familia. Pero hay algunos principios básicos que pueden guiarte en la configuración de un sistema que funcione eficazmente y te ayude a todos a sentirse como si estuvieran en el mismo equipo.

Decidir una ubicación central

Como familia, debe decidir un lugar establecido en el que se ponen los compromisos a medida que surgen y dónde se comprueban los compromisos a diario. Muchas familias usan calendarios electrónicos y sistemas de tareas como Calendario de Google o aplicaciones como Cozi, OurHome, o Any.do. Con estas herramientas, puede tener un color diferente para el calendario de cada miembro de la familia, compartir calendarios, configurar eventos recurrentes y programar recordatorios. Pero además de estas opciones tecnológicas, también puede anotar compromisos en una pizarra blanca o un calendario de pared grande publicado en una ubicación central. Si usted tiene hijos pequeños, la imagen en la pared puede ser eficaz como una forma para que ellos vean cualquier cosa que se aplique específicamente a ellos. Y si usted tiene hijos (o cónyuge) que tienden a pensar en las cosas como fuera de la vista, fuera de la mente, el audaz recordatorio visual de lo que está sucediendo durante la semana puede ser excepcionalmente útil.

Acordar cómo se agregan los eventos

Si todos los adultos y niños del hogar tienen la edad suficiente y están a bordo con la adición de eventos a un calendario compartido, esa es la solución más fácil para mantener actualizado el horario familiar. Pida a cada adulto en el hogar, así como a los niños, que sean responsables de agregar sus propios artículos cuando se den cuenta de ellos. Y luego hacer que los adultos de la casa sean responsables de agregar eventos que se aplican a toda la familia.

Sin embargo, como entrenador de gestión del tiempo, sé que los «sistemas ideales» no siempre funcionan, por lo que es bueno tener algunas opciones de copia de seguridad. Si un cónyuge o pareja está dispuesto y es capaz de poner las cosas en el calendario y el otro no, establezca un acuerdo para que todos los días cualquier nueva información de programación se transmita a la persona que está dispuesta a introducirla. Lo mismo se aplica a los niños. Si uno o más niños no tienen edad suficiente o fuerte en el seguimiento para agregar compromisos consistentemente, pídeles que den inmediatamente los papeles o envíen información al adulto que esté dispuesto a ponerlos en el horario. De esta manera, a diario, los calendarios deben estar actualizados. Además, todos los adultos, incluidas las niñeras o las niñeras, deben tener acceso a los calendarios de los niños para agregar o modificar eventos según sea necesario.

Tener un Ahuddle Semanal

Cada semana, tenga una conversación con su cónyuge, pareja o copadre sobre lo que está sucediendo en la próxima semana que ambos necesitan coordinar según el horario. Eso podría significar hablar a través de la entrega y recogida para deportes y actividades, cualquier evento escolar especial, preparación que deba hacerse antes de una fecha límite, o cualquier viaje. Si usted tiene una niñera u otros proveedores de cuidado de niños que necesitan estar al tanto de la agenda, designe a uno de ustedes para que se comunique con ellos acerca de las expectativas.

Esta conversación semanal es la oportunidad de superar cualquier desafío antes de que se conviertan en emergencias. A menudo, estas reuniones funcionan mejor los domingos por la tarde, pero usted puede ajustar el tiempo para que se adapte a sus necesidades. Recomiendo reservar al menos 30 minutos para revisar el calendario semanal como un evento recurrente en su calendario. Incluso si esta reunión no puede suceder exactamente a la misma hora cada semana, no dejes que deje caer de tu agenda. Hablar durante los próximos siete días le ahorrará tener que reprogramar reuniones en el último minuto para llegar a un evento escolar o llamar frenéticamente a los padres de los amigos de sus hijos para ver si pueden llevar a su hijo a casa después de la práctica.

Si decide hacer un calendario de pared de papel o un calendario de pizarra, actualícelo con los eventos principales de la semana inmediatamente después de la reunión. Si usa ambos, esto ayudará a que los calendarios virtuales y los calendarios físicos permanezcan sincronizados.

Táctil Base Diaria

Todos los días, asegúrese de que usted y su cónyuge o pareja estén tocando la base sobre el horario del día siguiente. Un tiempo que normalmente funciona bien para hacer esto es justo después de que los niños se vayan a la cama para que usted esté hablando las cosas antes de quedarse dormido usted mismo. Pero si sus hijos son mayores y no necesitan su ayuda con su rutina para acostarse, también puede hacerlo después de la cena. Confirme que ambos están en la misma página acerca de cuándo van a y desde el trabajo, quién está haciendo la entrega y recogida de niños, y cualquier evento especial como deportes o compromisos laborales fuera del horario laboral. Si sus hijos son mayores y tienen horarios más complejos, asegúrese de que usted también ha hablado a través del calendario con ellos antes de que se vayan a dormir (o de irse a dormir). Asegúrese de que todos sepan lo que están pasando mañana y si hay algo que necesite su ayuda. Es mejor tener en cuenta la noche anterior que necesitan que los lleves a la escuela para traer un tablero grande para su proyecto escolar en lugar de averiguarlo durante el desayuno.

Ir más allá de lo básico

Una vez que haya dominado lo esencial de asegurarse de que los compromisos fijos estén en el calendario, puede agregar otras actividades que podrían ayudar a que la vida funcione más fluidamente. Por ejemplo, puede designar un tiempo determinado para la planificación de comidas y compras de comestibles cada semana o un tiempo para lavar la ropa, de modo que no siempre se pregunte cómo exprimir esas actividades. O puede reservar ciertos momentos para hacer ejercicio o pasar tiempo de calidad con sus hijos. Agregar este tipo de actividades a su calendario puede ayudarle a recordar cómo desea dedicar su tiempo en lugar de simplemente dejar que el tiempo se escape.

Incluso con un gran sistema de calendario, todavía habrá elementos inesperados que surgirán. Los niños son expertos en mantener la vida interesante. Pero al decidir sobre un sistema de calendario que funcione para usted y su familia, puede reducir drásticamente el estrés en torno a la gestión del día a día.

Este artículo apareció por primera vez en el libro de HBR Working Parents Series Conseguir que todo se haga.

 

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