Crea el mejor sistema de calendario para tu familia

Cinco consejos para los padres trabajadores.
Resumen.

Los padres que trabajan necesitan un sistema de calendario familiar sólido para reducir el estrés y disminuir las malas sorpresas evitables. No hay una forma correcta de hacer un seguimiento del horario de tu familia, pero hay algunos principios básicos que pueden guiarte a la hora de configurar un sistema que funcione eficazmente y que te ayude a todos a sentirte en el mismo equipo. Decide una ubicación central, acuerda cómo se agregan los eventos y contacta a diario. Cuando estés al tanto de estos conceptos básicos, prueba más experimentos como actividades de prebloqueo que a menudo pasan desapercibido.


No, sigo trabajando. Pensé que ibas a servir la cena a los niños a las 6.

Mamá, necesito que me lleves a la escuela mañana por la mañana para ensayar la obra.

¿Por qué no supe hasta el domingo por la noche que la niñera no podía venir el lunes?

Hacer un seguimiento de tus propios compromisos ya es bastante desafiante. Pero cuando añades coordinar los horarios de los niños además de lo que ya necesitas hacer para el trabajo y la vida, un sistema de calendario familiar sólido es esencial para reducir el estrés y disminuir las malas sorpresas evitables.

En mi experiencia como coach de gestión del tiempo para muchos padres que trabajan, he visto que no hay una forma correcta de hacer un seguimiento del horario de tu familia. Pero hay algunos principios básicos que pueden guiarte en la configuración de un sistema que funcione eficazmente y te ayude a todos a sentirte como si estuvieras en el mismo equipo.

Decida una ubicación central

Como familia, debes decidir un lugar determinado donde pones compromisos a medida que surgen y dónde verificas esos compromisos diariamente. Muchas familias utilizan calendarios electrónicos y sistemas de tareas como Calendario de Google o aplicaciones como Cozi, Nuestra casa, o Any.do. Con estas herramientas, puedes tener un color diferente para el calendario de cada miembro de la familia, compartir calendarios, configurar eventos recurrentes y programar recordatorios. Pero además de estas opciones tecnológicas, también puedes anotar los compromisos en una pizarra blanca o en un calendario de pared grande publicado en una ubicación central. Si tienes niños pequeños, la imagen en la pared puede ser eficaz para que vean cualquier cosa que se aplique específicamente a ellos. Y si tienes hijos (o un cónyuge) que tienden a pensar que las cosas están fuera de la vista, fuera de la mente, el atrevido recordatorio visual de lo que está sucediendo durante la semana puede ser excepcionalmente útil.

Acordar cómo se añaden los eventos

Si todos los adultos y niños de la casa tienen la edad suficiente y están de acuerdo con la adición de eventos a un calendario compartido, esa es la solución más fácil para mantener actualizado el horario familiar. Pida a cada adulto en el hogar, así como a los niños, que se encarguen de agregar sus propios artículos cuando se den cuenta de ellos. Y luego haz que los adultos de la casa se encarguen de añadir eventos que se apliquen a toda la familia.

Sin embargo, como coach de gestión del tiempo, sé que los «sistemas ideales» no siempre funcionan, por lo que es bueno tener algunas opciones de respaldo. Si uno de los cónyuges o pareja de hecho está dispuesto y es capaz de poner cosas en el calendario y el otro no, establezca un acuerdo para que todos los días se transmita cualquier nueva información de programación a la persona que esté dispuesta a ingresarla. Lo mismo ocurre con los niños. Si uno o más niños no tienen la edad suficiente o no son lo suficientemente fuertes en el seguimiento para agregar compromisos consistentemente, pídales que entreguen documentos de inmediato o que envíen información al adulto que esté dispuesto a incluirlos en el cronograma. De esta forma, diariamente, los calendarios deberían estar actualizados. Además, todos los adultos, incluidas las niñeras o las niñeras, deben tener acceso a los calendarios de los niños para agregar o modificar eventos según sea necesario.

Ten un apiñado semanal

Cada semana, conversa con tu cónyuge, pareja o co-padre sobre lo que sucederá en la próxima semana que ambos necesiten coordinar en el cronograma. Eso podría significar hablar sobre la entrega y la recogida para deportes y actividades, cualquier evento escolar especial, preparación que deba realizarse antes de la fecha límite o cualquier viaje. Si tiene una niñera u otros proveedores de cuidado infantil que necesitan estar al tanto del horario, designe a uno de ustedes para que se comunique con ellos acerca de las expectativas.

Esta conversación semanal es la oportunidad de superar cualquier desafío antes de que se convierta en una emergencia. A menudo, estas reuniones funcionan mejor los domingos por la tarde, pero puedes ajustar el horario para que se adapte a tus necesidades. Te recomiendo reservar al menos 30 minutos para revisar el programa semanal como evento recurrente en tu calendario. Incluso si esta reunión no puede celebrarse exactamente a la misma hora cada semana, no dejes que se salga de tu agenda. Hablar durante los próximos siete días le evitará tener que reprogramar las reuniones en el último momento para asistir a un evento escolar o llamar frenéticamente a los padres de los amigos de sus hijos para ver si pueden llevarlo a casa después de la práctica.

Si eliges hacer un calendario de pared de papel o un calendario de pizarra, actualízalo con los eventos principales de la semana inmediatamente después de la reunión. Si usas ambos, esto ayudará a que tus calendarios virtuales y físicos se mantengan sincronizados.

Touch Base diaria

Todos los días, asegúrese de que usted y su cónyuge o pareja estén en contacto con el horario del día siguiente. Un momento que suele funcionar bien para hacerlo es justo después de que los niños se vayan a la cama, de modo que usted hable de las cosas antes de quedarse dormido. Pero si tus hijos son mayores y no necesitan tu ayuda con su rutina a la hora de acostarse, también puedes hacerlo después de cenar. Confirme que ambos estén en la misma página sobre cuándo van y vienen del trabajo, quién va a dejar y recoger a los niños, y cualquier evento especial como deportes o compromisos laborales fuera del horario laboral. Si tus hijos son mayores y tienen horarios más complejos, asegúrate de que también has hablado con ellos en el calendario antes de que se vayan a dormir (o te vayas a dormir). Asegúrate de que todos sepan lo que están pasando mañana y si hay algo que necesite tu ayuda. Es mejor tener en cuenta la noche anterior que necesitan que los lleves a la escuela para traer una pizarra grande para su proyecto escolar en lugar de averiguarlo durante el desayuno.

Vaya más allá de lo básico

Una vez que domines los aspectos esenciales para asegurarte de que los compromisos fijos estén en el calendario, puedes agregar otras actividades que podrían ayudar a que la vida transcurra mejor. Por ejemplo, puede designar un momento determinado para planificar las comidas y hacer las compras de comestibles cada semana o un momento para lavar la ropa, de modo que no siempre se pregunte cómo incluir esas actividades. O puede reservar ciertos momentos para hacer ejercicio o pasar tiempo de calidad con sus hijos. Agregar este tipo de actividades a tu calendario puede ayudarte a recordar cómo quieres dedicar tu tiempo en lugar de simplemente dejar que el tiempo se te escape.

Incluso con un gran sistema de calendario, seguirán apareciendo elementos inesperados. Los niños son expertos en mantener la vida interesante. Pero si decides (y te ciñes) a un sistema de calendario que funcione para ti y tu familia, puedes reducir drásticamente el estrés en torno a la gestión del día a día.

Este artículo apareció por primera vez en el libro de HBR Working Parents Series Conseguir que todo se haga.


Escrito por
Elizabeth Grace Saunders



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