Conquistar la distracción digital

La sobrecarga digital puede ser el problema definitorio del lugar de trabajo actual. Durante todo el día y la noche, en ordenadores de sobremesa, portátiles, tablets y smartphones, nos bombardean con tantos mensajes y alertas que incluso cuando queremos concentrarnos, es casi imposible. Y cuando tenemos la tentación de procrastinar, los desvíos están a solo un clic de distancia.

Esta cultura de conexión constante pasa factura tanto a nivel profesional como personal. Perdemos tiempo, atención y energía en información e interacciones relativamente poco importantes, manteniéndonos ocupados pero produciendo poco valor. Como el fallecido Clifford Nass y sus colegas de la Universidad de Stanford han mostrado, las personas que hacen malabares regularmente con varios flujos de contenido no prestan atención, memorizan ni administran sus tareas, así como aquellos que se centran en una cosa a la vez. El resultado es una reducción de la productividad y el compromiso, tanto en la oficina como en casa. El Information Overload Research Group, un consorcio sin fines de lucro de profesionales de negocios, investigadores y consultores, informes que los trabajadores del conocimiento en los Estados Unidos pierden el 25% de su tiempo lidiando con sus enormes y crecientes flujos de datos, lo que le cuesta a la economía 997 000 millones de dólares anuales.

La mayoría de la gente está de acuerdo en la solución: Controla la sobrecarga digital en lugar de dejar que te controle. Pero, ¿cómo se hace eso exactamente? Preguntamos a dos expertos: Larry Rosen, psicólogo, y Alexandra Samuel, tecnóloga. Sospechábamos que sus antecedentes dispares los llevarían a ofrecer consejos dramáticamente diferentes, y teníamos razón. Rosen cree que deberíamos apartarnos sistemáticamente del flujo de información y centrarnos en más actividades de mejora de la energía. Samuel sostiene que la mejor manera de combatir la distracción digital es mediante el uso estratégico de herramientas digitales. En conjunto, sus soluciones ofrecen una guía útil sobre cómo podemos empezar a abordar este enorme y creciente desafío.

Tómate un descanso

de Larry Rosen

Marco, un gerente de 38 años de una empresa de aplicaciones educativas, solía empezar todos los días con su teléfono inteligente, revisándolo y respondiendo a los mensajes antes de levantarse de la cama. Durante el desayuno leyó noticias en su aplicación de CNN, e incluso cuando conducía al trabajo, no pudo resistirse a mirar su teléfono. En la oficina estaba tan distraído por los correos electrónicos y mensajes de texto entrantes que tuvo problemas para completar tareas importantes, y los colegas se quejaron de su fracaso para participar en las reuniones. Las tardes en casa las pasaba en su teléfono o computadora portátil en lugar de interactuar con su esposa e hijos. Marco me confesó todo esto después de hablar en la escuela de sus hijos, y luego me preguntó si podía ayudarlo a cambiar sus hábitos. Le aseguré que podía y que no estaba solo.

Durante los últimos años, los psicólogos han estado examinando los recientes cambios dramáticos en la relación de los seres humanos con la tecnología. Considere un estudio que mis colegas y yo llevamos a cabo en 2008 y que replicamos el año pasado. Les dimos a las personas de tres grupos de edad (Baby Boomers, Generación X y Generación de la Red (nacida en la década de 1980) una lista de 66 pares de actividades para averiguar cuáles hacían típicamente en tándem. Las preguntas incluían, por ejemplo, «¿Te conectas a Internet y envías mensajes de texto simultáneamente?» y «¿Te mandas correos electrónicos y comes al mismo tiempo?» En 2008, los Baby Boomers respondieron sí para el 59% de las parejas, en promedio; las cifras fueron del 67% para la generación X y del 75% para la generación neta. En 2014 los porcentajes fueron más altos: 67% para los baby boomers, 70% para la generación X y 81% para la generación neta. Mientras tanto, miembros de la iGeneration (nacidos en la década de 1990), a quienes sumamos a la segunda estudio, estaban participando en un asombroso 87% de las actividades emparejadas, incluso cuando encontraron difícil una de las dos por sí sola.

Desafortunadamente, la evidencia demuestra que la multitarea no siempre tiene éxito: hacer dos cosas bien al mismo tiempo solo es posible cuando al menos una tarea es automática. Entonces, sí, puedes caminar y masticar chicle simultáneamente. Pero, ¿consultar el correo electrónico mientras participa en una conferencia telefónica? ¿Miras tu feed de Facebook y aún haces un trabajo significativo? Los investigadores han demostrado que la mera presencia de un teléfono hace que las personas menos productivo y menos confiado, y que los alumnos que son interrumpidos mientras estudian tarda más en aprender el material y sentirte más estresado. Gloria Mark, de la Universidad de California, Irvine, ha mostrado que los trabajadores suelen atender una tarea durante unos tres minutos antes de cambiar a otra cosa (normalmente una comunicación electrónica) y que se tarda unos 20 minutos en volver a la tarea anterior.

¿Por qué nos dejamos debilitar tanto por las distracciones tecnológicas? Algunas personas se refieren al uso excesivo de dispositivos digitales como una adicción. Pero dado que la mayoría de nosotros no parece obtener mucho placer con el comportamiento —un rasgo definitorio de la adicción— no lo clasificaría como tal. Más precisos son términos como FOMO (miedo a perderse algo), FOBO (miedo a estar fuera de línea) y nomofobia (miedo a no tener contacto con el teléfono móvil), todas formas de ansiedad que rayan en la obsesión o la compulsión. Las personas revisan constantemente sus computadoras portátiles, tabletas y teléfonos porque les preocupa recibir nueva información después de todos los demás, responder con demasiada lentitud a un mensaje de texto o un correo electrónico, o llegar tarde para comentar o dar me gusta a una publicación en redes sociales.

Numerosos estudios respaldan este diagnóstico del problema. En mi laboratorio hemos encontrado que muchas personas, independientemente de su edad, revisan sus teléfonos inteligentes cada 15 minutos o menos y se ponen ansiosos si no se les permite hacerlo. Mi colega Nancy Cheever llevó a 163 estudiantes a una sala de conferencias, les pidió que se sentaran sin hablar, sin trabajar ni usar sus teléfonos, y luego evaluó su ansiedad durante la siguiente hora. Aunque los usuarios de teléfonos inteligentes ligeros no mostraron ningún cambio, los usuarios moderados experimentaron una alarma inicial que se estabilizó, y aquellos acostumbrados a revisar sus teléfonos durante todo el día sintieron que su ansiedad aumentaba de inmediato y seguía aumentando.

¿Cómo calmar la ansiedad y evitar así la distracción? Cuando hablo con estudiantes, padres, maestros y líderes empresariales, recomiendo tres estrategias, todas las cuales implican alejarse de la tecnología a veces para volver a centrarse.

Primero, usa los principios de comportamiento para desconectarte de tus dispositivos digitales. Permítase comprobar todos los modos de comunicación electrónica, pero luego apague todo y silencie su teléfono. Ponga una alarma durante 15 minutos y, cuando suene, tómese un minuto para un check-in técnico. Repite este proceso hasta que te sientas cómodo aumentando tu tiempo fuera de la red a una hora o varias horas.

Una segunda estrategia se inspira en la investigación de Nathaniel Kleitman, quien estableció que nuestro cerebro funciona en ciclos de actividad de reposo de 90 minutos no solo cuando dormimos sino también cuando estamos despiertos. Así que deberías tomarte un descanso para recargar cada hora y media, especialmente si estás realizando múltiples tareas con tecnología, que hace que el cerebro esté demasiado activo. Incluso un paseo de 10 minutos en la naturaleza es suficiente para tener un efecto calmante. También puedes escuchar música, ver arte, hacer ejercicio o meditar.

Pruébalo tú mismo.

Por último, mantén la tecnología fuera de tu dormitorio. La Fundación Nacional del Sueño (NSF) y Mayo Clinic han señalado que el uso de dispositivos LED emisores de luz azul es perjudicial para tu sueño, un período crítico que consolida lo que aprendiste durante el día y elimina la información inútil y los subproductos tóxicos de las actividades neuronales diarias. La NSF recomienda que te abstengas de ver material digital durante una hora antes de acostarte, mientras que Mayo Clinic sugiere usar pantallas atenuadoras por la noche, mantenerlas a 14 pulgadas de tu cara y sacarlas de la habitación cuando estés listo para dormir. El objetivo es bloquear la liberación de neurotransmisores que energizan tu cerebro y, en cambio, promover la producción de melatonina, que te permite descansar.

Convencí a Marco para que se desconectara periódicamente y, cuando usara tecnología, tomara descansos para recargar. Empezó a dar paseos cortos fuera de su oficina y a poner su teléfono en el cajón de la cocina por la noche. En un mes pudo ignorar sus dispositivos durante intervalos de media hora, y se sintió más feliz y con más energía, además de más atento y productivo.

Aunque recurrimos a la tecnología para calmar nuestras ansiedades, la sobredosis solo las agrava. Para romper el ciclo, debemos limitar el uso de nuestros dispositivos. Solo entonces podremos recuperar nuestra capacidad de concentración.

Combate el fuego con fuego

por Alexandra Samuel

Dadas todas las formas en que la tecnología impone exigencias a nuestro tiempo, olvidamos que se supone que las herramientas digitales nos hacen la vida más fácil. Y si se usan correctamente, pueden. En mis dos décadas investigando cómo la gente usa la tecnología, he aprendido que no solo es posible combatir el fuego con fuego, sino que es esencial.

«Apagar» simplemente no es una solución sostenible en la era digital; con tanto trabajo, comunicación y socialización en las pantallas, pocos de nosotros podemos permitirnos estar fuera de línea durante una parte importante de la jornada laboral (o incluso por las tardes y los fines de semana). Un reciente encuesta de Tata Communications demostró que las personas de EE. UU., Europa y Asia pasan un promedio de más de cinco horas al día en Internet y el 64% se preocupa cuando no tienen acceso.

Tiffany Sauder, fundadora y presidenta de Element Three, una agencia de marketing y marca, conoce el desafío que la conectividad siempre activa supone para un ejecutivo de un negocio en crecimiento. Después de disfrutar del éxito de ruptura en 2011 y conseguir un acuerdo de retención con un gran cliente, estaba lista para crear una identidad pública más fuerte para la empresa y para ella misma. Sabía que necesitaba empezar a usar Twitter, pero desarrollar una presencia en las redes sociales se sentía como un gran trabajo para alguien que ya estaba abrumado por los mensajes que le volaban cada día. «El correo electrónico era una pesadilla», dice. «Sentí que trabajaba para mi bandeja de entrada y no para mí misma».

La tecnología no era el problema de Tiffany; su uso de ella lo era. Al igual que muchos ejecutivos que veo, no estaba explotando herramientas diseñadas para hacer que las comunicaciones en línea fueran lo más centradas y productivas posible.

El primer paso es abandonar el mito de «mantenerse al día»: la creencia de que podrás procesar todos tus correos electrónicos, leer todo lo importante en los medios de comunicación y enviar mensajes reflexivos a tus redes sin fallar. En cambio, tus objetivos deberían ser ordenar y limitar la información que recibes y agilizar el trabajo de leer, responder y compartir lo que importa.

Por ejemplo, pocos correos electrónicos necesitan atención inmediata y algunas noticias de la industria simplemente no son relevantes para tu trabajo. Puede ser un desafío restringir lo que entra en tu bandeja de entrada; la mayoría de las personas que he aconsejado están aterrorizadas de que se pierdan algo. Pero una vez que empiezan a filtrar el ruido y el trabajo ajetreado, descubren que son más efectivos para comunicarse con clientes y colegas, mantenerse informados sobre sus campos y construir sus perfiles sociales, todo ello con una inversión de tiempo relativamente modesta.

El correo electrónico puede ser una de las mayores distracciones. Si siempre tienes un backlog abarrotando tu bandeja de entrada, o si eres tan diligente a la hora de responder a los mensajes que parece que no encuentras tiempo para el resto de tu trabajo, automatizar al menos parte del trabajo te ofrece enormes beneficios. Outlook, Gmail y la mayoría de las principales herramientas de correo electrónico te permitirán establecer reglas y filtros para asegurarte de que solo te lleguen los mensajes más esenciales de inmediato. Puede dirigir automáticamente los mensajes menos urgentes a otras carpetas y revisarlos más adelante.

Los tipos de correos electrónicos que probablemente no necesites ver de inmediato incluyen boletines informativos, recibos de compra, avisos internos de la empresa, alertas de redes sociales, mensajes en los que solo te copian e incluso convocatorias de reunión (si aparecen en tu calendario y se pueden revisar allí). Recuerda que estos mensajes no desaparecen, sino que están en carpetas a la espera de ser leídos cuando te convenga. Designe una hora para eso todos los días o las semanas, según el contenido.

Filtrar tu correo electrónico hará que sea más fácil y rápido evaluar y revisar los mensajes que llegan a tu bandeja de entrada. Y si te preocupa que un mensaje importante pase desapercibido, siempre puedes revisar periódicamente todo lo que has recibido (selecciona «Todo el correo» en Gmail o busca en tu correo la letra «a» para que aparezca una pantalla completa).

Cuando se trata del consumo de noticias, la automatización ofrece las mismas recompensas. La mayoría de nosotros sintonizamos una amplia gama de medios de comunicación, líderes de opinión y conversaciones, pero si estás buscando en Internet o escaneando muchas publicaciones en redes sociales o artículos con los que no deberías molestarte, estás perdiendo el tiempo. En su lugar, haz que te llegue la información más relevante usando una aplicación de lectura de noticias como feedly (mi recomendación principal, porque funciona tanto en computadoras como en dispositivos móviles), Flipboard o Reeder. Puedes seguir o suscribirte a tus fuentes de noticias favoritas, blogs y discusiones temáticas para recopilar los elementos más relevantes en un solo lugar. Luego, reserva horas específicas (una vez al día o incluso unas pocas veces a la semana) para leerlas.

Obtendrás las mayores ganancias de este enfoque si eres muy específico sobre el tipo de artículos que vienen en tu camino. Para configurar un feed de artículos personalizado, por ejemplo, experimenta con diferentes combinaciones de palabras clave, hashtags y operadores en un motor de búsqueda (como «productividad Y #automation») y luego convierte tus resultados en uno o más feeds RSS (sindicación realmente simple). No todos los servicios de búsqueda ofrecen fuentes RSS, y algunos hacen que sean un poco difíciles de encontrar, pero una vez que tengas las URL de las que has creado, puedes copiarlas en tu aplicación de lectura de noticias.

Recuerda que no puedes ni necesitas leer todo; estás buscando historias y perspectivas significativas en tu campo, además de un poco de contenido adicional que te ofrezca algo nuevo en lo que pensar y algo único para compartir.

¿Qué pasa con tu salida digital? Dar me gusta, marcar como favorito y twittear ayuda a construir su credibilidad profesional y a generar nuevas relaciones, pero mantener esa presencia en línea lleva mucho tiempo. Por eso aconsejo a los ejecutivos sobrecargados que automaticen al menos parte del trabajo.

Una forma sencilla es con el lector de noticias que has configurado. La mayoría de estas aplicaciones ofrecen opciones con un solo clic para publicar en Twitter, LinkedIn y Facebook. Pero es aún más eficiente usar una herramienta como Hootsuite, Buffer o Social Inbox, que te permiten llegar a varias redes desde un solo lugar y programar publicaciones con antelación. Una vez que hayas configurado un sistema como este, puedes crear actualizaciones para una semana en menos de una hora. Mientras lees las historias en tu lector de noticias, simplemente coloca elementos que valgan la pena en tu cola para salir, añadiendo comentarios según sea necesario. Esta extensión natural y de bajo esfuerzo de tu lectura garantiza que tengas una presencia diaria fiable en las redes sociales incluso cuando no tengas tiempo de buscar los últimos enlaces compartibles.

Hoy en día, Tiffany está cosechando los beneficios de la automatización. Ella confía en los filtros de Gmail para separar los boletines de marketing y las notificaciones de redes sociales de los artículos imprescindibles, por lo que cuando revisa su correo electrónico durante el día, puede centrarse en los mensajes que más importan. Ella reserva un par de períodos cada semana para ponerse al día con los demás, y usa la Bandeja de entrada social para enviar publicaciones basadas en lo que encuentra en los boletines de la industria. Ya no está trabajando para su caja de entrada; ha recuperado las horas de la noche para sí misma; y Element Three está prosperando.

La automatización no puede eliminar la distracción digital, pero puede ayudarte a luchar en la batalla. Los filtros de correo electrónico, los lectores de noticias, los programadores de publicaciones y otras herramientas pueden agilizar significativamente el proceso de decidir qué le llama la atención. Esto te ayudará a sentirte menos abrumado y a poder concentrarte mejor en tus tareas más importantes, en el trabajo o en casa, en línea o fuera de línea.