Durante una conferencia telefónica con el comité ejecutivo de una junta sin fines de lucro en la que me siento, decidí enviar un correo electrónico a un cliente.
Lo sé, lo sé. Pensarías que habría aprendido.
La semana pasada escribí sobre peligros de usar un teléfono celular durante la conducción. La multitarea es peligrosa. Y así que propuse una forma de parar.
Pero cuando envié ese correo electrónico, no estaba en un auto. Estaba a salvo en mi escritorio. ¿Qué podría salir mal?
Bueno, le envié el mensaje al cliente. Luego tuve que enviarle otro, esta vez con el apego que me había olvidado de añadir. Finalmente, mi tercer correo electrónico a él explicó por qué ese archivo adjunto no era lo que esperaba. Cuando finalmente me volví a centrar en la convocatoria, me di cuenta de que no había escuchado ninguna pregunta que el Presidente de la Junta me había hecho.
Juro que no estaba fumando nada. Pero podría haber sido así. Un estudio mostró que las personas distraídas por el correo electrónico entrante y las llamadas telefónicas vieron una caída de 10 puntos en sus IQs. ¿Cuál es el impacto de una caída de 10 puntos? Lo mismo que perder una noche de sueño. Más del doble del efecto de fumar marihuana.
Hacer varias cosas a la vez es un truco que jugamos en nosotros mismos, pensando que estamos haciendo más. En realidad, nuestra productividad baja hasta un 40%. En realidad no hacemos multitarea. Cambiamos de tarea, cambiando rápidamente de una cosa a otra, interrumpiéndonos de forma improductiva y perdiendo tiempo en el proceso.
Podrías pensar que eres diferente, que lo has hecho tanto que te has vuelto bueno en ello. La práctica hace perfecta y todo eso.
Pero te equivocarías. La investigación muestra que las multitareas pesadas son menos competente en hacer varias cosas a la vez que multitarea ligera. En otras palabras, en contraste con casi todo lo demás en su vida, cuanto más multitarea, peor es en ello. La práctica, en este caso, funciona en su contra.
Decidí hacer un experimento. Durante una semana no haría multitarea y vería lo que pasó. ¿Qué técnicas ayudarían? ¿Podría mantener un enfoque en una cosa a la vez por tanto tiempo?
En su mayor parte, lo logré. Si estaba al teléfono, todo lo que hice fue hablar o escuchar por teléfono. En una reunión no hice más que centrarme en la reunión. Cualquier interrupción — correo electrónico, un golpe en la puerta — me mantuvo fuera hasta que terminé lo que estaba trabajando.
Durante la semana descubrí seis cosas:
Primero, fue encantador. Me di cuenta de esto más dramáticamente cuando estaba con mis hijos. Apagé mi celular y me encontré mucho más comprometida y presente con ellos. Nunca me di cuenta de lo significativamente que un corto momento de revisar mi correo electrónico me desenganchó de la gente y las cosas justo delante de mí. No te rías, pero en realidad, por primera vez en mucho tiempo, noté la belleza de las hojas que soplaban en el viento.
En segundo lugar, hice progresos significativos en proyectos difíciles, del tipo que, como escribir o hacer estrategias, requieren pensamiento y persistencia. Del tipo del que normalmente trato de distraerme. Me quedé con cada proyecto cuando se puso difícil, y experimenté una serie de avances.
Tercero, mi estrés cayó drásticamente. Las investigaciones muestran que la multitarea no es solo ineficiente, es estresante. Y me pareció que eso era verdad. Fue un alivio hacer sólo una cosa a la vez. Me sentí liberado de la tensión de mantener tantas bolas en el aire en cada momento. Se sentía tranquilizador terminar una cosa antes de ir a la siguiente.
Cuarto, perdí toda la paciencia por cosas que sentí que no eran un buen uso de mi tiempo. Una reunión de una hora parecía interminablemente larga. Una conversación serpenteante y sin sentido fue insoportable. II se centró en láser en hacer las cosas. Como no estaba haciendo nada más, me aburrí mucho más rápido. No tenía tolerancia por el tiempo perdido.
En quinto lugar, tuve una tremenda paciencia por las cosas que sentí que eran útiles y agradables. Cuando escuché a mi esposa Eleanor, no tenía prisa. Cuando estaba lluvia de ideas sobre un problema difícil, me quedé con él. Nada más compitió por mi atención así que fui capaz de conformarme con lo único que estaba haciendo.
Sexto, no había inconveniente. No perdí nada al no hacer multitarea. Ningún proyecto quedó sin terminar. Nadie se frustró conmigo por no contestar una llamada o no devolver un correo electrónico en el momento en que lo recibí.
Es por eso que es tan sorprendente que la multitarea sea tan difícil de resistir. Si no hay inconveniente en parar, ¿por qué no nos detenemos todos?
Creo que es porque nuestras mentes se mueven considerablemente más rápido que el mundo exterior. Se puede escuchar muchas más palabras por minuto de las que puede hablar otra persona. Tenemos tanto que hacer, ¿por qué perder el tiempo? Así que, mientras estás en el teléfono escuchando a alguien, ¿por qué no usar eso extra poder cerebral para reservar un viaje a Florencia?
Lo que descuidamos de darnos cuenta es que ya estamos usando ese poder cerebral para captar matices, pensar en lo que estamos escuchando, acceder a nuestra creatividad y mantenernos conectados con lo que está sucediendo a nuestro alrededor. No es realmente un poder cerebral extra. Y desviarlo tiene consecuencias negativas.
Entonces, ¿cómo resistimos la tentación?
Primero, lo obvio: la mejor manera de evitar interrupciones es apagarlas. A menudo escribo a las 6 am cuando no hay nada que me distraiga, desconecto mi computadora de su conexión inalámbrica y apago mi teléfono. En mi coche, dejo mi teléfono en el maletero. ¿Drástico? Tal vez. Pero la mayoría de nosotros no deberíamos confiar en nosotros mismos.
Segundo, menos obvio: Utilice su pérdida de paciencia para su ventaja. Crear plazos poco realistas cortos. Cortar todas las reuniones a la mitad. Date un tercio del tiempo que crees que necesitas para lograr algo.
No hay nada como una fecha límite para mantener las cosas en movimiento. Y cuando las cosas se están moviendo rápido, no podemos evitar centrarnos en ellas. ¿Cuántas personas corren una carrera mientras escribían mensajes de texto? Si realmente sólo tiene 30 minutos para terminar una presentación que pensó que tomaría una hora, ¿realmente va a contestar una llamada interrumpida?
Curiosamente, debido a que la multitarea es tan estresante, la tarea única para cumplir con una fecha límite ajustada en realidad reducirá su estrés. En otras palabras, darse menos tiempo para hacer las cosas podría hacerte más productivo y relajado.
Finalmente, es bueno recordar que no somos perfectos. De vez en cuando, podría estar bien permitir un poco de multitarea. Mientras escribía esto, Daniel, mi hijo de dos años, entró en mi oficina, se subió a mi regazo y dijo» Monstruos, Inc. película, por favor.»
Así que, aquí estamos, estoy terminando esta pieza en el lado izquierdo de la pantalla de mi computadora mientras Daniel está en mi regazo viendo una película en el lado derecho de la pantalla de mi computadora.
A veces, es simplemente imposible resistir un poco de multitarea.
(Nota del editor: El compañero bloguero de HBR David Silverman tiene algunas ideas diferentes sobre la multitarea en su post, «En defensa de la multitarea»)
