Cómo superar el miedo a hablar en las reuniones

Puede ser especialmente difícil en los entornos virtuales.
Cómo superar el miedo a hablar en las reuniones
Cómo superar el miedo a hablar en las reuniones

Si te resulta difícil hablar en las reuniones virtuales, no estás solo. Puede que sientas que tus ideas siguen a medio hornear y no se verán valiosas. O, tal vez, te uniste a la empresa de forma remota y te sientes reservado en torno a tus nuevos compañeros de equipo o colegas sénior. Pero puedes mejorar haciendo ciertos cambios de mentalidad.

  • Puede que tu idea esté incompleta, pero podría ser la fuente del gran avance de tu equipo. Considéralo como una sugerencia sobre la que el resto del equipo puede basarse.
  • Tal vez creas que deberías quedarte en silencio porque probablemente no te corresponde hablar, pero recuerda que el silencio no redunda en el mejor interés del equipo. Su opinión o información podrían ser valiosos para el éxito del proyecto o de la organización.
  • Hablar no se trata de que suenas inteligente. Se trata de la inteligencia colectiva de tu equipo. Es posible que tu pieza del rompecabezas sea muy pequeña, pero también podría ayudarle al equipo a ver el panorama más amplio.

¿Le resulta difícil hablar en las reuniones virtuales? Si es así, no estás solo. Muchos factores contribuyen.

1) Es más difícil leer señales físicas y sociales. En persona, era más fácil averiguar cuándo expresar tu opinión era bienvenida y apropiada; alguien podría inclinarse hacia ti o hacerte un gesto para invitar a una respuesta. Pero notar estas expresiones en pantalla es difícil e incluso imposible en un equipo muy grande.

2) Si eres un empleado junior o alguien que se unió a la empresa de forma remota y aún se está instalando, es posible que te sientas especialmente reservado en torno a tus nuevos compañeros de equipo o colegas senior. La jerarquía puede ser intimidante. No quieres que te encuentres como desinformado o tonto para los jefes o clientes, o tal vez sientas que alguien más experimentado que tú tomarás tus sugerencias como críticas personales.

3) Por último, y esto también sucede en persona, es posible que sientas que tus ideas todavía están a medias horneadas y no se verán valiosas. Esto ocurre a menudo cuando se te pide que hagas una lluvia de ideas sobre el terreno y hay menos tiempo para hacer una contribución bien formada.

Sea cual sea la razón, sepa que a todos nos cuesta hablar a veces, sin importar en qué punto nos encuentremos en nuestras carreras. Dicho esto, encontrar el coraje para hacerlo es fundamental para su éxito, así como para el éxito de su equipo y de su organización. El la calidad de sus decisiones colectivas está impulsada por la diversidad de sus experiencias y experiencia — y si permanece en silencio, su perspectiva única nunca se tendrá en cuenta al hacerlos.

Para ser más productivo en tus próximas reuniones virtuales, cambia tu mentalidad en torno a lo que significa hablar, para ti y para todos los demás. Proponemos tres formas de hacerlo:

Turno 1: De «Mi idea puede estar incompleta» a «Podría ser la fuente del avance de otra persona».

Investigación sobre la autocensura descubre que la gente se abstiene de hablar por diversas razones. Los empleados permanecen en silencio porque:

  • Miedo al ostracismo
  • No quiero avergonzarme
  • Desea evitar comentarios negativos
  • Siento que hablar es inapropiado

Por estas razones, la gente suele decidir contener una idea que todavía no es «a prueba de balas», algo que puede estar sucediendo aún más en reuniones virtuales en las que la gente es muy consciente de los límites de tiempo. Microsoft Teams, por ejemplo, informa a los participantes de que una reunión «finalizará en cinco minutos». Estos recordatorios están destinados a ayudar a los líderes a asignar tiempo a diferentes puntos de la agenda, pero también pueden aumentar el umbral para hablar e impedir que las personas compartan ideas incompletas o borradores aproximados de su pensamiento.

Cambia tu mentalidad: Reconoce que tu idea a medias podría ser el primer paso en un avance en el equipo. Considéralo como una sugerencia sobre la que el resto del equipo puede basarse. Por ejemplo, si propones recopilar más comentarios de los usuarios sobre un prototipo, podría dar lugar a un pivote en cuanto al aspecto del producto final.

A veces, tomar un camino desconocido en una caminata conduce a un panorama fascinante que podría haberse perdido fácilmente. Recuérdate que las grandes ideas se generan de la misma manera. Las ideas incompletas relacionadas con el propósito de la reunión no son una pérdida de tiempo. De hecho, pueden terminar ayudando a tu equipo a pasar de la idea a la ejecución.

Turno 2: De «Probablemente no me corresponde hablar» a «El silencio no es lo mejor para el equipo». 

Los jóvenes suelen ser reacios a compartir ideas porque sienten que no están en condiciones de hacerlo. Podrías pensar: «No tengo suficiente experiencia para hacer este punto», o «Soy tan nuevo en esto», pero nunca debes subestimar el valor que tu perspectiva aporta a la mesa.

Considere este ejemplo de uno de nuestros clientes, Lilli. Durante una sesión de lluvia de ideas sobre cómo mejorar la calidad de las reuniones, todos tuvieron la oportunidad de compartir sus ideas. Lilli, una colega junior de la organización, inicialmente dudó porque no estaba segura de si podía influir en la decisión. Pero pensando en cómo su idea podría impactar a todos los miembros del equipo, decidió alzar la voz. Compartió que recientemente leyó un artículo acerca de cómo Amazon inicia las reuniones ejecutivas leyendo un memorándum de seis páginas en silencio durante 30 minutos para que todos los participantes de la reunión estén en la misma página.

Este estilo de reunión era completamente nuevo para los miembros de su equipo y respondieron con asombro, vacilación y preocupaciones. El «estilo de reunión de memo» se convirtió en un punto central de la lluvia de ideas. Al final, el grupo decidió que este nuevo método no funcionaría para todas las reuniones, pero seguramente podría ser un enfoque prometedor para algunos. Ahora, las «reuniones basadas en memo» son una práctica común en la firma de Lilli y se han evaluado como altamente eficaces.

La brújula de decisión de Lilli fue muy directa: Tal vez todos en la sala sabían del estilo de reunión que estaba presentando. Quizá no. Y si esto último fuera cierto, entonces al menos ella estaba proporcionando un enfoque alternativo que enriquecía la toma de decisiones del grupo, porque la gente estaría mejor informada. Si Lilli permaneciera en silencio, sus compañeros de equipo se habrían perdido una pieza vital de información que en última instancia fortaleció su elección. 

Cambia tu mentalidad: Reed Hastings, cofundador y CEO de Netflix lo pone así: Ahora decimos que es desleal a Netflix cuando no estás de acuerdo con una idea y no expresas desacuerdo. Al retener su opinión, está eligiendo implícitamente no ayudar a la empresa».

Para tu próxima reunión, sigue esta mentalidad. Si crees que puedes tener una opinión o información que podría ser importante para el éxito del proyecto o de la organización, dilo. Si eres alguien inferior en la jerarquía, sigue estas tres reglas generales:

  1. Asegúrate de que tu idea sea relevante para el grupo, no solo para un individuo. En el caso de este último, reserve uno a uno con esa persona y hable de su idea entonces.
  2. Si planea estar en desacuerdo, ofrezca una solución alternativa o una crítica constructiva. No esté en desacuerdo con la intención de insultar, sino con la intención de apoyar.
  3. Intente fortalecer el debate. Lo que dice debería ser relevante para el objetivo de la reunión en un sentido amplio. Serpentear sobre la última interrupción en Silicon Valley podría ser un tema interesante, pero probablemente no esté en el tema durante un diálogo profundo sobre cómo mejorar el departamento de logística de un minorista para el que trabaja.

Cambio 3: De «Quiero sonar inteligente» a «Se trata realmente de la inteligencia colectiva de mi equipo para que todos podamos triunfar».

«Los equipos con 60% estrellas superan a los que tienen un 80% o más estrellas. Esa es la evidencia de los analistas de Wall Street, los partidos de clasificación de fútbol de la Copa del Mundo y el baloncesto de la NBA», dice el profesor de Wharton Adam Grant. Contrariamente a la creencia popular, la mayoría de los ganadores del premio Nobel solitarios no aislados a quienes se les ocurrieron ideas brillantes por sí solos.

Investigación sobre inteligencia colectiva demuestra que la calidad de las decisiones está impulsada por la inteligencia conjunta del grupo, no por el miembro del grupo más inteligente. Cuando hablas, ya sea que se basa en la experiencia o la experiencia o simplemente en una idea salvaje, tu participación aumenta la inteligencia colectiva y, por lo tanto, la calidad de toma de decisiones de tu equipo.

Cambia tu mentalidad: Piensa en tu próxima reunión virtual como un rompecabezas que todos están ahí para resolver. Cada miembro del equipo tiene piezas únicas para ese rompecabezas, basadas en sus diferentes conocimientos y experiencias. Con este encuadre en mente, ¿seguirás reteniendo tus ideas? Cuando hablas en una reunión, no estás tratando de destacar, sino compartir y ayudar a procesar tanta información sobre el tema como puedas. Es posible que tu pieza del rompecabezas sea muy pequeña, pero podría ayudar a completar el rompecabezas del equipo.

Ahora, he aquí cómo hablar de verdad.

Un cambio de mentalidad es solo una parte del problema. Debe ir seguido de hablar y ser escuchado. Quizá quieras hablar más alto pero, de momento, olvidas lo que quieres decir. O eres un introvertido que prefiere escribir un correo electrónico con tus ideas. O tal vez haya demasiados ancianos en la reunión, y no sabes cuándo es apropiado entrar.

Echemos un vistazo a algunas formas en que puedes hacerte oír.

Prepara tu empujón: Piensa en una pregunta sobre el tema que quieres que se responda durante la reunión y escríbala en un post it. Luego, pégalo en la pantalla de tu ordenador. El post-it es un buen empujón, invitándote a alzar la voz. Además, en caso de que te llamen en frío, tienes al menos una pregunta reflexiva para avanzar en la discusión.

Ensaye su introducción: La forma en que te presentas al principio de una reunión permite a la gente saber cómo puedes contribuir y qué tan involucrado te gustaría estar.

No digas: «Hola, soy Haruto, y estoy feliz de estar aquí».

Di: «Hola, soy Haruto. Gracias por invitarme a esta reunión. Espero compartir mis ideas e ideas iniciales para este proyecto basándome en un curso de pensamiento de diseño que hice recientemente».

Usa las funciones de chat: Si no te sientes cómodo hablando, usa la ventana de chat para tu beneficio. Mucha gente usa la función de chat en WebEx o Zoom para que primero se «vean» y luego «se escuchen». Cuando alguien se dé cuenta de tu pregunta útil, te pedirá que elabores y aproveches tu idea.

Encuentra tu ventana: No dudes en reaccionar rápido cuando alguien hace una pausa deliberadamente. Investigación en el comportamiento de giro muestra que la persona que está hablando actualmente puede reanudar la palabra después de una pausa de 0,5 segundos porque el orador siente que otros han tenido tiempo de sobra para responder. Cuando veas esa ventana, desmuévete y comparte tu idea. Podrías decir: «Voy a entrar rápidamente para hablar de…»

Levanta la mano: Si no encuentras una ventana para dejar tu punto de vista, prueba a usar emojis (aplaude o elogios) junto con el emoji de la mano levantada para llamar la atención. Eso le mostrará al orador que está comprometido, lo escuchó y le gustaría contribuir.

Demuestra que estás comprometido: Esto es más fácil en reuniones virtuales con menos personas, cuando no necesitas desplazarte para ver a todos los participantes. Evita convertirte en estatua durante la llamada. Utilice la comunicación no verbal para responder a lo que dice la gente y indique que está presente. Dale un pulgar hacia arriba cuando alguien comparte un pensamiento interesante o usa tu expresión facial para demostrar sorpresa cuando alguien dice algo que te hace sentir curiosidad. Los comportamientos no verbales hacen que hablar sea más natural.

Demuestra aprecio cuando alguien te invita a contribuir. La apreciación crea relaciones más sólidas. Di: «Gracias Julia por invitarme a compartir mis dos centavos. Creo que podemos avanzar en este desafío si todos aportan aportaciones basadas en nuestra propia experiencia y experiencia». En este caso, Julia recibe elogios por invitar a otros a alzar la voz, y usted ayuda a establecer una norma en la que compartir ideas y perspectivas sea bienvenido y esperado.

En pocas palabras, hablar es bueno para ti y para tu equipo. Así que en tu próxima reunión, usa estos consejos y dale una oportunidad. Quién sabe, tus dos centavos podrían cambiar el aspecto de un nuevo producto.


  • Tijs Besieux , PhD, es el fundador de Liderazgo Huella. Él es un experto de alto nivel en el cambio de comportamiento de AT & amp; Samhoud. Tijs es profesor visitante de la dirección de la Escuela de Administración y IESEG un investigador en la Universidad de Lovaina.


  • FV
    Femke de Vries es profesor por la cita especial en la supervisión de la Universidad de Groningen y socio de AT & amp; samhoud . Después de la crisis financiera que fue uno de los arquitectos de la supervisión de nuevo desarrollo en el comportamiento organizacional y la eficacia del Directorio en la industria financiera. Ella aconseja a las organizaciones a nivel mundial en la gestión de riesgos y el comportamiento y la cultura.

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