A menudo puede predecir qué reuniones serán improductivas desde el momento en que reciba la invitación. Está la «actualización del equipo» en la que pasas dos horas escuchando un resumen de cómo todos pasaron su semana, o la «reunión de planificación» en la que sacas los detalles picayune que deberían haber sido manejados en otro lugar, o la «sesión de lluvia de ideas» donde los extrovertidos gritan ideas aleatorias.
Algunas de ellas puedes esquivar, pero otras son mucho más difíciles de escapar, especialmente si la invitación viene de tu jefe, un cliente clave o un colega influyente. Aquí hay cinco maneras de salir de una reunión que usted saber será improductivo, o al menos para limitar el daño colateral a su productividad y programación.
Primero, aclaren qué reuniones son realmente importantes asistir. La lista es corta: Las reuniones más esenciales son aquellas en las que las decisiones se tomarán. Si su equipo está eligiendo lanzar el Proyecto A o el Proyecto B, no puede tomar una decisión de alto riesgo sobre el correo electrónico: necesita que todos compartan su punto de vista, expresen sus preocupaciones y se unan en torno a una solución. Eso se hace mejor en persona, o menos durante una teleconferencia.
Una categoría relacionada a la que vale la pena asistir es cualquier reunión que proporcione una dirección estratégica general para su empresa o equipo. Puede que no incluya decisiones específicas («Vamos a lanzar la nueva línea el 1 de agosto»), pero le permite desarrollar una visión unificada de hacia dónde va. Esto podría incluir una reunión de inicio del proyecto, una sesión de lluvia de ideas (durante la cual se forma una idea aproximada de qué ideas están en el punto y cuáles no), o un check-in relacionado con millas.
Una razón secundaria, pero aceptable, para unirse a una reunión es para crear relaciones. El contenido en sí puede ser aburrido o innecesario, pero si puedes fortalecer una relación con un contacto importante poniendo un poco de tiempo de cara, eso no es un mal resultado. Las reuniones a evitar a toda costa son «actualizaciones», que se pueden manejar en una décima parte del tiempo a través del correo electrónico.
Serie de tu equipo y tú
Reuniones
En segundo lugar, hacer que sea más difícil para los solicitantes de la reunión. Es fácil para alguien invitarte a una reunión, demasiado fácil. Uno de mis clientes de coaching ejecutivo, un CEO de la compañía de medios, estaba constantemente siendo arrastrado a reuniones innecesarias. ¿La razón? Era parte de la cultura de su empresa que todos compartieran sus calendarios públicamente, por lo que la gente sabía cuándo estaba disponible y simplemente le solicitaba directamente a su asistente para que asistiera. Después de que le aconsejé que «anule la publicación» de su calendario, que su asistente aplique un proceso de investigación más riguroso, y que encauce la disponibilidad de su reunión en días concretos, su horario se liberó dramáticamente.
Parte del proceso de investigación es esencialmente hacer que el solicitante de la reunión haga «tarea» para ganar su tiempo y atención. Eso a menudo disuadirá a todos menos a los más comprometidos. Mi cliente de coaching CEO hizo el procedimiento estándar para preguntar (o hacer que su asistente le haga) las siguientes preguntas a cualquier persona que solicite que asista a una reunión:
- ¿Cuál es el tema exacto?
- ¿Cuál es el momento y la ubicación?
- ¿Cuál es la duración?
- ¿Quién más estará presente?
- ¿Qué decisión hay que tomar en la reunión? (Esto le ayuda a determinar fácilmente si la reunión prevista es de alto valor).
- ¿Por qué, específicamente, necesitas que esté allí? (Esto les obliga a articular una razón clara. Si dicen «Para mantenerte actualizado», entonces simplemente puedes decirles que hagan esto post facto compartiendo los minutos contigo.)
En cuarto lugar, si quieres salir de la reunión pero aún sientes que es difícil decir que no, sugiere un compromiso mínimamente invasivo. Una reunión seguramente tomará una hora o más de su tiempo. Vea si el organizador de la reunión estaría dispuesto a actualizarle por correo electrónico, o si una llamada telefónica corta para obtener su información podría ser suficiente. Alternativamente, si el tema no es urgente, puedes intentar esquivar el tiempo: «Estoy viajando mucho por negocios las próximas tres semanas, pero podríamos volver a conectarnos después de eso. Tal vez usted podría enviarme un correo electrónico la semana del 23 para que podamos encontrar una hora?» A menudo, el solicitante se distrae y se olvida, o descubre que todo lo que sentían era tan urgente ha disminuido en importancia. Obtendrás puntos por parecer útil, pero en última instancia no tendrás que asistir a la reunión.
Finalmente, a veces tienes que ceder y asistir, pero al menos puedes hacer que tu jefe o colegas sepan que tu tiempo es un juego de zero sum y que necesitan emitir sus solicitudes cuidadosamente. Por ejemplo, podría decir, «Vi que me invitó a asistir a la reunión sobre el Proyecto A el jueves. Como sabes, ahora mismo estoy con cabeza abajo trabajando en el Proyecto B y estamos en una fecha límite. Tienes un mejor sentido del panorama general aquí, así que quería registrarme. ¿Crees que vale la pena que me tome tiempo lejos del Proyecto B para asistir a esta reunión? Si crees que es importante, por supuesto que estaré allí». A veces, incluso supervisores y colegas bien intencionados olvidan que su tiempo no es infinito, por lo que un recordatorio discreto puede devolverlos a la realidad y ayudarles a entender las consecuencias de sus invitaciones a reuniones sin sentido.
Las reuniones son el flagelo de la vida empresarial moderna, el consumo 62 horas al mes del tiempo de los empleados, en promedio (se estima que se desperdicia la mitad completa). Muchos profesionales intentan hacer frente de una manera pasivo-agresiva, llegando tarde a las reuniones o jugando con sus aparatos en lugar de escuchar. Pero esa puede ser la peor opción de todas, porque perpetúa una cultura de oficina en la que está bien sintonizar a sus colegas y faltarle el respeto al tiempo de los demás.
Las estrategias anteriores proporcionan una mejor manera de retroceder y proteger su tiempo. En lugar de correr de reunión en reunión, estará mejor equipado para realizar el valioso trabajo por el que se le evalúa y se le recompensa.
—
Dorie Clark
Via HBR.org
