Las conferencias son una abrumadora oleada de presentaciones, conversaciones y reuniones potenciales, y puede ser difícil saber dónde concentrar su tiempo. ¿Cómo averiguas a qué sesiones asistir? ¿Debería omitir la nota principal para conocer a un contacto importante? ¿Cuántas citas de café son demasiadas? ¿Y qué deberías hacer si eres un introvertido que odia la pequeña charla?
Lo que dicen los expertos
Las conferencias profesionales son un hecho inevitable de la vida laboral. E incluso si eres un introvertido que teme la extravagancia de varios días de charlas y sesiones de networking infusionadas en cócteles, debes resistir tu impulso de quedarte en casa, dice Francesca Gino, profesora de la Harvard Business School. «Saltar conferencias es problemático porque te estás perdiendo los beneficios de la creación de redes», dice. «Hoy, probablemente incluso más que nunca, las redes son una forma clave de capital social para alcanzar metas tanto en su vida profesional como personal». Y conocer a personas en conferencias «que probablemente tengan los mismos intereses que usted y sean altamente relevantes para su trabajo» es una buena manera de nutrir y ampliar su red, dice Dorie Clark, autora de Destacar las redes. «El hecho de que la tecnología haya facilitado la interacción con las personas a través de grandes distancias y zonas horarias hace que la interacción cara a cara sea aún más valiosa». A continuación te explicamos cómo sacar el máximo provecho de las conferencias a las que asistes.
Cambia tu mentalidad
A pesar de la conocida beneficios de tener una red extensa y diversa, muchas personas «se alejan de la oportunidad de crear nuevas conexiones porque las redes las hacen sentir inauténticas y físicamente sucio», dice Gino. Para reducir estos sentimientos, ella sugiere cambiar tu mentalidad y motivos. No solo estás en red porque debería; lo estás haciendo porque es bueno para tu carrera. Ella dice que las personas que se centran en sus aspiraciones profesionales «se conectan con más frecuencia y experimentan una disminución de los sentimientos de suciedad» en comparación con aquellos que se centran en el mero cumplimiento de deberes y responsabilidades profesionales. A medida que se está preparando para una conferencia, «trate de mantenerse motivado para conectarse profesionalmente para el crecimiento, el avance y el logro» que traerá.
Pre-preséntate
Semanas antes de que comience la conferencia, «piense en las personas a las que realmente le gustaría conocer y luego obtener tiempo para lograr ese objetivo», dice Gino. Clark recomienda crear una «lista de deseos prioritarios» de personas que te gustaría conocer. Envíe a esas personas un correo electrónico presentándote a ti mismo; si es posible, obtén una introducción de un amigo o colega en común. Si la persona está presentando, dile que «vas a hacer que sea un punto para venir a su sesión», dice Clark. «Hay mucho miedo al presentar que nadie va a venir a su sesión, así que el hecho de que usted está haciendo el esfuerzo será apreciado». Si la persona no está presentando, invítalo a tomar un café. O preguntar «si hay alguna sesión a la que le entusiasma ir, entonces pregunte: ¿Podemos sentarnos juntos?»
Sea estratégico con su tiempo
Considere dos cosas a la hora de elegir a qué sesiones asistir. «Una sesión debe cumplir con un objetivo de contenido, lo que significa que la charla será educativa, o debe cumplir un objetivo interpersonal, lo que significa que quieres conocer o apoyar a la persona que está presentando», dice Clark. El discurso principal suele ser saltable, pero debido a que alguien famoso a menudo lo entrega, «es divertido ir», agrega. «Es probable que sea entretenido y te dará derechos de presumir como en: ‘Hey, oí hablar a Elon Musk. ‘» Dicho esto, «La nota principal no tiene mucho valor de red más allá de ser un iniciador de conversación».
Red según sus términos
Si sumergirte en una multitud te incomoda, tienes que «tomar la iniciativa para crear una situación en la que te sientas cómodo», dice Clark. Tal vez las reuniones individuales sean mejores para usted o para grupos pequeños. Si es así, Clark sugiere hacer una reserva en un restaurante local para unas ocho personas antes de la conferencia. Luego invite a personas de su lista de deseos. «Quieres que sea una mezcla de gente que conoces y personas que te gustaría conocer mejor», dice Clark. «Diles que estás reuniendo a un grupo de personas interesantes y que te gustaría que se unieran». Y asegúrese de decirles por qué la cena es de interés. «Si ella es una empresaria tecnológica, dile que también está invitando a capitalistas de riesgo», por ejemplo.
Escucha más; habla menos
Cuando asistes a una situación semiprofesional de redes semisociales, como una cena de grupo o una recepción de cócteles para conferencias, tu objetivo es «permitir suficiente espacio para que otros brillen», dice Clark. Arnés potencia silenciosa haciendo preguntas reflexivas y escuchar con atención a cómo responden los demás. Tener los iniciadores de la conversación listos puede hacer que las pequeñas charlas sean más apetecibles. Por ejemplo, podría preguntarse: «¿Qué proyecto de trabajo está más emocionado en este momento?» o «¿A qué sesión estás más emocionado de asistir?» Si has invitado a la gente a reunirse, también es importante que «ejerza suficiente control» de la situación. «Asegúrese de que la gente esté interactuando y conociéndose entre sí», dice. Pídele a la gente que se presente. Piense en los aspectos comunes entre los miembros del grupo y resalte aquellos cuando esté haciendo presentaciones. «Trate de reforzar la cohesión del grupo en lugar de dejar que sea una experiencia fragmentada», dice Clark.
Administrar las conexiones existentes
Las conferencias pueden ser lugares útiles para consolidar sus relaciones profesionales actuales. Después de todo, dice Gino, «una buena red no solo significa crear nuevas conexiones. También significa mantener y fortalecer los existentes». Pero no pases todo tu tiempo con gente que ya conoces. Eso derrota el propósito de ir a la conferencia en primer lugar. «Si sabes de antemano que es probable que ciertos colegas se aflojen a ti, trazar límites claros, por el bien de ambos», dice Clark. Tener planes de cena o almuerzo existentes puede ser útil. «Dígale a su colega: ‘Necesito conocer gente nueva esta noche, pero mañana voy a ir a una sesión que creo que ambos encontraremos interesante. ¿Te gustaría ir juntos?»
Haz tiempo para ti mismo
Las conferencias son agotadoras, y pueden serlo especialmente si no eres un extrovertido. «La verdad fundamental sobre ser un introvertido es que necesitas administrar tu energía de manera diferente a la de otras personas», dice Clark. «Necesitas saber cuándo estás al borde.» Y así, si pasas cinco días presionándote a ti mismo para asistir a cada almuerzo, fiesta de cóctel y recepción de redes, «vas a estar desgastado y deshilachado, y no estarás en tu mejor momento». En pocas palabras: Saltar la hora feliz. En su lugar, haga algo reparador o reparador. Este es un consejo sólido tanto para introvertidos como para extrovertidos. «Es fácil para cualquier profesional perder de vista el cuidado personal» porque él o ella está ocupado, añade Clark. Comer bien, ejercicio, y dormir lo suficiente son importantes para nuestra salud. No descuides tu propio bienestar. Una de las formas más importantes de hacerlo, dice Gino, es tratar de no ser otra persona cuando estás en situaciones sociales. «Concéntrate en ser tú mismo», dice ella. «Esto te ayudará a asegurar que no te estreses demasiado o te canses demasiado».
Principios para recordar
Hacer:
- Cambia tu mentalidad centrándose en cómo las redes son buenas para tu carrera profesional
- Al elegir a qué sesiones asistir, considere si aprenderá algo o conocerá a alguien nuevo
- Tome la iniciativa de crear situaciones de red en las que se sienta cómodo
No:
- Pase todo su tiempo con compañeros de trabajo que ve todos los días — trazar límites claros
- Quemarse — dese tiempo para descansar y rejuvenecer durante la conferencia
- Intenta ser alguien que no eres — ponerte una falsa persona es estresante y agotador
Caso práctico #1: Organice reuniones de grupos pequeños y tómese tiempo para recargar
Parisa Parsa, Directora Ejecutiva del Proyecto de Conversaciones Públicas —un grupo con sede en Boston que ayuda a trabajadores y organizaciones a crear un diálogo constructivo en su vida profesional, cívica y personal — asiste a varias conferencias al año. «No sé si alguna vez voy a averiguar cómo hacer conferencias no agotadoras», dice Parisa, una introvertida natural, «pero sé lo que tengo que hacer para hacerlas productivas».
A principios de este año, Parisa, que también es ministra, asistió a la conferencia anual de la Asociación Unitaria Universalista en Portland, Oregón. Antes de llegar, Parisa se puso en contacto con varias personas con las que quería conectarse en la conferencia y las invitó a tomar un café o una comida. «Lo hago terriblemente cuando se trata de charlar con gente en el lugar, así que traté de organizar reuniones individuales para poder centrar mi atención y no tener que luchar por el tiempo de emisión», dice. «Llegar a la gente de antemano se aseguró de que yo estuviera en su radar. Sabían que eran una prioridad para mí».
En el pasado, también ha organizado cenas para grupos pequeños en torno a temas específicos. Dado que la mayoría de la gente la conoce pero no necesariamente se conocen, Parisa consigue que la conversación fluya pidiendo a todos que se presenten y que proporcionen una primera toma del tema en cuestión. «Me gusta reunir a la gente para una reunión más pequeña y estructurada. Los grupos grandes pueden ser abrumadores».
Parisa también se asegura de no desgastarse dándose tiempo para descansar y recargar la carga. «Solía sentir que tenía que estar en todas y cada una de las sesiones, pero ahora soy más estratégico para elegir sesiones basadas en el contenido».
Durante su conferencia más reciente, se fue a dar frecuentes paseos por Portland y se metió en cafeterías para reflexionar y escribir sobre las presentaciones que había visto. «Traté de ver un poco de la ciudad», dice Parisa. «Es realmente triste cuando la única parte de la ciudad que recuerdas es el interior de los centros de convenciones».
Caso práctico #2: Ofrezca su ayuda para ser visto como un recurso potencial
Ron D’Vari, CEO de la firma asesora con sede en Nueva York Newoak Capital, es un «adicto a la conferencia» autodescrito que asiste a decenas de conferencias cada año. Las conferencias, dice, «me exponen a nuevas ideas y perspectivas y me dan una idea del mercado y hacia dónde van las cosas».
A principios de este año, después de enterarse de la próxima conferencia de la Asociación Internacional de Gestión de Riesgos Profesionales (PRMIA) en Nueva York, lo primero que hizo, y lo que siempre hace, fue llamar al organizador de la conferencia. «Pregunté si podía ayudar con el contenido; me ofrecí voluntariamente para hablar o moderar un panel, y les hice saber que podría ayudar a presentarlos a otros oradores», dice Ron. «Ofrecer ser parte de la conferencia ofrece muchas más oportunidades de networking que simplemente asistir a la conferencia».
Ron ganó un lugar en un panel. Antes de que comenzara la conferencia, examinó la agenda y examinó la lista de oradores y ponentes. Cada vez que se encontró con una persona a la que quería conocer, le envió un correo electrónico introductorio y una solicitud para conectarse en LinkedIn. «De esa manera, ellos saben quién eres», dice.
Ron asistió a la conferencia con varios colegas, pero se aseguró de ir a diferentes sesiones y eventos de networking. «No puedes quedarte en una camarilla con colegas», dice. «Es hora de conocer a otras personas». Después de todo, «las conferencias son caras. Tienes que ser capaz de obtener el valor de tus dos grandes de conectividad».
Al trabajar en red, Ron también se esfuerza por escuchar más que hablar. «Mi objetivo es ser visto como un recurso para las personas. Quiero involucrarlos de una manera para que cuando tengan una pregunta técnica en el camino, piensen en coger el teléfono y llamarme».
En la conferencia PRMIA Ron hizo muchas conexiones, incluyendo un funcionario de la Fed con quien actualmente está escribiendo un artículo.
