Al configurar una reunión, las personas a las que invitas son tan importantes como lo que necesitas para hacer. Incluir demasiadas personas, o muy pocas, puede ser una pérdida de tiempo para todos los involucrados. El siguiente extracto del libro Reuniones de le ayudará a decidir quién debe estar en la sala para que su reunión sea más efectiva.
Puede ser fácil invitar por defecto a una multitud de personas a una reunión; de esa manera, realmente no tiene que identificar a los participantes más críticos, evitará las plumas voladas, tendrá a todos los involucrados a mano para tomar una decisión y no tendrá que repetir sus comunicaciones por separado después. O tal vez su tendencia es querer mantener las cosas pequeñas: Usted puede estar tentado a invitar sólo a un pequeño grupo de personas cuyas opiniones más valoras.
Pero para que una reunión sea útil, hay que tener a las personas adecuadas, y sólo a las personas adecuadas, en la sala. Con demasiados asistentes, es posible que tenga problemas para enfocar el tiempo y la atención de todos y lograr cualquier cosa; con muy pocos, es posible que no tenga a los encargados de tomar decisiones o proveedores de información adecuados en la sala.
A medida que planifique su lista de asistentes, considere quién le ayudará a alcanzar el objetivo de su reunión y los que se verán más afectados por su resultado. Lo más probable es que se trate de una combinación de personas que ofrecerán una variedad de perspectivas. Tómese el tiempo para enumerar metódicamente a las personas en cada una de estas categorías para asegurarse de incluir a las personas adecuadas:
- Los principales responsables de la toma de decisiones para las cuestiones involucradas
- Los que tienen información y conocimiento sobre los temas en discusión
- Las personas que tienen un compromiso o un interés en los temas
- Aquellos que necesitan saber acerca de la información que tiene que reportar para poder hacer su trabajo
- Cualquier persona a la que se le exija implementar cualquier decisión tomada
Siéntase libre de consultar con otras partes interesadas para asegurarse de que ha hecho la lista correcta. A menudo, otro stakeholder clave puede recordarle una perspectiva que olvidó traer a la sala.
El hecho de que el nombre de alguien esté en tu lista, sin embargo, no significa que él o ella deban estar en la reunión. ¿A cuántas personas deberías invitar? No hay reglas duras y rápidas, pero en principio, una reunión pequeña es mejor para decidir o lograr algo; una reunión de tamaño mediano es ideal para lluvia de ideas; y para comunicarse y reunir, se puede ir a lo grande. Algunas personas usan lo que se conoce como la regla 8-18-1800 como una guía aproximada:
- Si tiene que resolver un problema o tomar una decisión, invite a no más de 8 personas. Si tiene más participantes, puede recibir tanta información confusa que es difícil lidiar con el problema o tomar la decisión en cuestión.
- Si quieres una lluvia de ideas, entonces puedes llegar hasta 18 personas.
- Si el propósito de la reunión es que proporcione actualizaciones, invite a muchas personas que necesiten recibir las actualizaciones. Sin embargo, si todos los asistentes a la reunión van a proporcionar actualizaciones, limite el número de participantes a no más de 18.
- Si el propósito de la reunión es reunir a las tropas, ¡vaya por 1.800 — o más!
Si decide no invitar a las personas que en la lista podrían verse afectadas por el resultado de la reunión, tenga un plan para comunicarles el contenido de la reunión después.
