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Cómo responder cuando te ponen en marcha en una reunión

Aprovecha la mayor parte de la oportunidad de brillar.
Cómo responder cuando te ponen en marcha en una reunión
Resumen.

Puede que no sea una ocurrencia regular, pero cuando te ponen en el acto en una reunión, puede ser un momento inquietante. En lugar de mantener la vista baja y esperar que no te llamen, prepárate para estas oportunidades y aprovecha al máximo. Revise la agenda con anticipación y para cada tema, haga algunas notas rápidas sobre cualquier pregunta que tenga y cualquier punto que pueda hacer. Confía en ti. No descartes tus ideas como irrelevantes u ordinarias. Sus ideas, preguntas y puntos de vista suelen ser más únicos de lo que cree. Cuando respondas, habla despacio y con confianza y configura tus comentarios con algún contexto para que tu audiencia sepa hacia dónde te diriges. Practica las respuestas configuradas para que no te atrapen completamente desprevenido. Por ejemplo, puede ser útil decir: «No tengo esa información, pero se la daré a conocer antes de las 13:00 p.m. O «Esto es lo que estoy quitando de esta conversación». Y siempre termina preguntando: «¿He respondido a tu pregunta?» para asegurarte de que has cumplido las expectativas del preguntante. Por supuesto, en estos momentos, no hables solo por el bien de responder. Solo haga uso de la palabra si tiene algo de valor que decir en respuesta.


«Katherine, ¿lo has echar un vistazo?»

Me encanta esta escena de la película de 2017, Figuras ocultas. Katherine, interpretada por Taraji P. Henson, es puesta en el acto por su jefe, interpretado por Kevin Costner, en una habitación llena de altos funcionarios de la NASA, todos varones. Se le pide que vaya a la pizarra y exponga las matemáticas para traer la cápsula espacial de John Glenn fuera de órbita y de vuelta a la Tierra.

Este momento tiene todos los elementos de la narración clásica (ocurre algo inesperado, algo disruptivo e incómodo) y, a continuación, un momento memorable se convierte en una lección de vida para todos los que están prestando atención.

Katherine da un paso adelante y muestra no solo su brillantez matemático, sino también su presencia, ambas no habrían sido reveladas al resto del grupo a menos que la pusieran en el acto.

En la mayoría de las organizaciones, ser convocados durante una reunión no es la norma. Se considera potencialmente embarazoso y, como mínimo, incómodo. Pero si te pasa a ti, tampoco tiene por qué serlo. De hecho, ser llamado puede ser una oportunidad para causar una impresión positiva.

Investigación de Google en equipos de alto rendimiento revelaron que en sus reuniones había dos cosas presentes sistemáticamente: amplia participación y seguridad psicológica. Llamar a la gente, aunque tenga ganas de ponerlas en el terreno, es fundamental para obtener una amplia participación. Y mientras el grupo esté involucrado en un tema que importa y la gente esté atenta cuando alguien habla, la seguridad estará ahí.

En lugar de esperar que tu jefe o la persona que lidera la reunión no te pongan en el acto, prepárate para la oportunidad inesperada de brillar. He aquí cómo.

  • Prepárate cuidadosamente para cada reunión. Si el organizador de la reunión tiene envió un orden del día antes de tiempo, revisa de antemano y para cada tema, enumera las preguntas que tengas y los puntos que puedas hacer. Es mejor hacerlo antes de que comience la reunión, pero también puedes anotar notas a medida que la reunión está ocurriendo, siempre y cuando también estés escuchando. Estar atento aclarará tu pensamiento.
  • Confía en ti. No descartes tus ideas como irrelevantes u ordinarias. Sus ideas, preguntas y puntos de vista suelen ser más únicos de lo que cree. Eres la única persona en esta reunión con tu combinación específica de antecedentes, experiencia, compromisos e inquietudes. Hacer un impacto se trata de sinceridad, no necesariamente pulida; si valoras tu propio pensamiento, otros también lo respetarán.
  • Rechazar si no tienes nada que añadir valor. Si te llaman y realmente sientes que no tienes algo útil que contribuir, está bien aprobarlo, siempre y cuando lo digas con sentido. Sáltese el simple «Estoy bien», que fácilmente se puede malinterpretar como falta de interés o preparación. En cambio, da un poco de contexto y di algo como «Gracias por preguntar. Mis pensamientos ya han sido expresados por otros» o «Gracias por consultarme. Mi grupo puede vivir con lo que hemos acordado».
  • Empieza despacio. Si decide responder a la solicitud de contribución, haga una pausa rápida y luego comience por hablar lenta y claramente. A menudo, cuando nos atrapan desprevenido, hablamos demasiado rápido y nos ponemos nerviosos. Está bien respirar hondo antes de empezar.
  • Configura tus comentarios. Hágales saber al grupo lo que viene. Podrías decir: «Tengo un comentario y una pregunta» o «Tengo tres puntos que hacer que son importantes para mi grupo». Esta configuración también te ayudará a organizar tus pensamientos para que tengas menos probabilidades de divagar.
  • Cuando sea apropiado, date permiso para pensar en voz alta. Como te están poniendo en el acto, es comprensible que no tengas una respuesta pulida. Además, pensar en voz alta es un acto creativo que no es preciso. Hazle saber al grupo que vas a divagar. Podrías decir: «Hay algo que tengo que expresar y aún no tengo claridad absoluta al respecto, pero si el grupo me va a soportar, lo haré».
  • Respuestas del conjunto de prácticas. Es útil tener preparados ciertos tipos de respuestas. Las siguientes frases y preguntas pueden ayudarte cuando te pongan al instante:
    • Por favor, diga un poco más sobre lo que está preguntando. Si no estás seguro de qué te han pedido que comentes, pide claridad. Con más contexto, es probable que se te ocurra una respuesta más directa y relevante. Sin embargo, no lo emplees como táctica de retraso. Usa esta frase cuando realmente te gustaría tener más antecedentes antes de responder.
    • No tengo esa información. Te lo traeré antes de la 1:00 p.m. Cuando no sabes algo, no pongas excusas. Sea honesto pero proporcione un momento en el que tendrá la respuesta para indicar un sentido de urgencia por su parte.
    • Esto es lo que estoy quitando de esta conversación. A veces se te preguntará dónde te encuentras en relación con un problema o decisión. En lugar de estar de acuerdo, resume lo que estás ganando de la discusión. Dejar saber a otros el valor que ha recibido de un debate valida la conversación y las contribuciones de otros. También es raro, así que la gente lo aprecia.
    • Creo que tengo claro tu idea y la veo de otra manera. ¿Puedo decírtelo? Cuando no estás de acuerdo, debes decirlo, pero es útil introducir tus comentarios de una manera que ayude a la otra persona a escuchar tu opinión. Esta frase de configuración indica su apoyo, elimina la noción de «bien y mal» de la conversación y reduce la defensividad.
    • Si bien hubiera preferido un enfoque diferente, lo apoyaré totalmente. A veces se le pregunta si apoya una decisión sobre la que se está discutiendo. Es fácil decir que sí si es una dirección con la que estás de acuerdo, pero de vez en cuando necesitas respaldar una decisión que no era tu preferencia.
    • ¿He respondido a tu pregunta? Una vez que hayas respondido, es inteligente comprobar que has cumplido las expectativas del preguntante. Esta es una pregunta sencilla y cortés. Después de todo, es fácil malinterpretar la solicitud de alguien, divagar si estás pensando en voz alta o no dar una respuesta completa en un esfuerzo por ser breve.

Algunos de los mejores momentos de la vida ocurren cuando alguien confía en ti y tú estás a la altura del desafío. Ser convocado en una reunión puede no ser un momento que cambie la vida, pero cuando otros piden sus puntos de vista, ideas y preguntas, siempre es una oportunidad, no solo para añadir valor, sino también para dar a la gente una visión de su brillantez.


Escrito por
Paul Axtell




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