Priorizar el trabajo puede ser frustrante, especialmente si trabaja para un gerente de manos libres o una empresa que no le da objetivos claros. La mayoría de nosotros enfrentamos esta realidad todos los días. La investigación frecuentemente citada de Robert Kaplan y David Norton muestra que más del 90% de los empleados no entienden completamente la estrategia de su empresa o saben lo que se espera de ellos para ayudar a alcanzar los objetivos de la empresa. Para agravar el problema, investigación reciente muestra que los ejecutivos globales dicen que tienen demasiadas prioridades contradictorias. En un mundo donde las prioridades contradictorias y poco claras son la norma, ¿cómo puede aprender a priorizar su propio trabajo y seguir sintiendo satisfacción por un trabajo bien hecho?
Tomar posesión
Primero, comprueba su mentalidad cuando se trata de establecer prioridades. No asuma que priorizar su carga de trabajo es trabajo de otra persona, y no elija verse a sí mismo únicamente como un «hacedor» o una «abeja obrera». Es fácil atribuir la culpa a nuestros gerentes y organizaciones cuando experimentamos altos niveles de estrés o una cantidad abrumadora de trabajo. Reconocer que el establecimiento consciente de prioridades es un pilar clave del éxito. Puedes empezar por evaluar qué tan bien está manejando el aumento de la carga de trabajo que viene con ser un líder hoy.
Filtrar prioridades
Seleccione un par de áreas en las que establecer prioridades; esto puede ayudar al cerebro a gestionar la sobrecarga de información. Los investigadores han encontrado que es la sobrecarga de opciones lo que nos paraliza o conduce a decisiones que van en contra de nuestros intereses. Dos criterios que utilizo con los clientes para filtrar por prioridades incluyen la contribución y la pasión. Considere su rol hoy mismo y responda a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es mi contribución más alta? Cuando reflexionamos sobre la contribución, consideramos tanto las necesidades de la organización como la forma en que aportamos de manera única fortalezas, experiencia y capacidades. La palabra contribución capta un sentido de propósito, ciudadanía y servicio.
- ¿De qué me apasiona? La motivación y la acción de combustible energético, por lo que al establecer prioridades, obtenga claro lo que le trae inspiración en su trabajo de hoy.
Determinar los próximos pasos con un marco de organización
Podemos unir los dos criterios de contribución y pasión para crear un marco organizativo. El marco puede ayudarle a ordenar prioridades y definir acciones posteriores. Considere este gráfico:
Cuadrante I: Priorizar aquellas áreas de tu trabajo que llegan a esta intersección de punto dulce de traer tu mayor valor añadido y hacer un impacto por el que te sientas emocionado. Mire las respuestas a las dos preguntas anteriores y vea qué proyectos, iniciativas y actividades aparecen en sus listas de alta contribución y pasión.
Cuadrante II: Tolerar aquellas partes del papel que son importantes pero drenan tu energía cuando te estás involucrando en ellas. ¿Cuáles son las posibles molestias y qué se puede hacer al respecto?
- Tolera y acepta que no vas a amar cada parte del trabajo. Por ejemplo, puede estar entusiasmado con tener un papel y un equipo más grandes, pero menos entusiasmado con el aumento de los procesos de gestión y administración que vienen con él.
- Tolera el hecho de que usted puede estar en una curva de aprendizaje. Tal vez una parte clave del trabajo incluya algo que aún no es una fortaleza, como presentarse en las reuniones del ayuntamiento o ser más visible externamente. Mantener una mentalidad de crecimiento y empujarse fuera de la zona de confort.
- Recuerde que hay un punto de inflexión en este cuadrante. Por ejemplo, su contribución más alta en un rol de estrategia puede que nunca le ofrezca la pasión que siente al entrenar a la gente. El cuadrante podría destacar que es hora de un cambio (que era mi situación hace más de 15 años, cuando ninguna cantidad de priorización iba a superar el hecho de que yo estaba en la carrera equivocada).
Cuadrante III: Elevar aquellas tareas que te dan mucha energía pero que otros no ven como el mejor uso de tu tiempo. ¿Dónde están los posibles puntos de elevación?
- Elevar el valor añadido. Tal vez usted ve una nueva área caliente, pero el impacto es menos claro para otros. Comparta lo que está viendo en el horizonte que alimenta su convicción, y explique por qué es bueno no solo para usted sino también para la empresa.
- Elevate a ti mismo. Ten en cuenta las áreas que todavía disfrutas, quizás de un puesto anterior o de cuando la empresa era más pequeña. Tal vez te gusta solucionar problemas y tener un sesgo hacia la acción, lo que te lleva a involucrarte en las cosas que tu equipo debería estar manejando. Presione pausa antes de bucear.
- En última instancia, si la desconexión crece entre lo que le mantiene motivado y lo que su organización valora, puede ser el momento de seguir adelante.
Cuadrante IV: Delegado el batido diario de actividades, correos electrónicos y reuniones de bajo valor y bajo consumo de energía. Si no hay nadie a quien delegar, haga el caso para contratar a alguien. También puede decir que no, o eliminar esas tareas por completo. La ironía es que, a medida que avanzamos en nuestras carreras, cosas que una vez estuvieron en el cuadrante, ahora pertenezco al cuadrante IV. Si la gente sigue viniendo a usted para estas tareas, redireccionarlos amablemente diciendo algo como, «Es genial verte. Sé lo importante que es esto. Le he pedido a Kate en mi equipo que se ocupara de esos problemas, y ella será capaz de conseguirte una respuesta más directa y rápida».
Operacionalizar y marcar prioridades en su calendario
Mire hacia atrás en su calendario durante el último mes para ver cuánto tiempo asignó en los cuatro cuadrantes. Personalmente uso un sistema de codificación de colores en mi calendario para ver cómo estoy haciendo de forma rápida y visual. (QI = amarillo, QII = púrpura, QIII = azul, QIV = sin color). Al comienzo de una semana, marque todas las prioridades de QI y dése un poco de tiempo adicional de preparación en ellas.
No te conformes con el statu quo. Como Greg McKeown, el autor de Esencialismo acciones, si no das prioridad a tu tiempo, otra persona. Y no siempre será teniendo en cuenta tus mejores intereses o el bien mayor. Así que toma posesión y recupera el poder de toma de decisiones sobre dónde puede gastar mejor su tiempo y energía. Al hacerlo, usted se pone en una trayectoria para producir resultados significativos, experimentar más satisfacción en el trabajo y aumentar la energía.
