Cómo lograr que la gente alce la voz en las reuniones virtuales

Sea específico sobre lo que está pidiendo, o lo seguirá recibiendo crickets.

Cómo lograr que la gente alce la voz en las reuniones virtuales

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Resumen.

¿Cómo se solicitan ideas o comentarios durante una reunión virtual de manera que devuelvan respuestas valiosas (y no solo de los extrovertidos habituales)? Afortunadamente, las reuniones virtuales le brindan más herramientas para superar ese obstáculo, con funciones como chat, preguntas y respuestas, salas de trabajo, íconos de reacción, pizarras virtuales y una gama de aplicaciones que han hecho que sea más fácil que nunca hacer preguntas y solicitar ideas a los asistentes a la reunión. Este artículo cubre ocho tácticas para obtener respuestas incluso de los miembros de la reunión más felices y silenciosos.


No hay duda de que las reuniones virtuales han facilitado las comunicaciones en el lugar de trabajo. Las reuniones virtuales no solo son más fáciles de organizar y asistir (solo cuente cuántas reuniones de Zoom más tiene ahora en comparación con las reuniones en vivo que tenía entonces), sino que funciones como chat, preguntas y respuestas, salas de grupos de trabajo, íconos de reacción, pizarras virtuales y una variedad de aplicaciones han hecho que sea más fácil que nunca hacer preguntas y solicitudes ideas de los asistentes a la reunión.

Pero proponer una pregunta y recibir respuestas significativas son dos cosas muy diferentes, lo que genera una pregunta antigua con un toque moderno: ¿Cómo se piden ideas o comentarios durante una reunión virtual de manera que devuelvan respuestas valiosas (y no solo de los extrovertidos habituales)?

Basándome en mi experiencia como líder de reuniones, trabajando con líderes de reuniones y explorando formas de mejorar la efectividad de las reuniones virtuales, a continuación se presentan ocho tácticas para obtener respuestas incluso de los miembros de la reunión más silenciosos.

1. Comparta sus preguntas con anticipación

Si le pides información a las personas, es justo darles el mayor tiempo posible para pensar en el problema en cuestión. Una vez que haya establecido quién asistirá a la reunión, envíeles por correo electrónico hasta cinco de las preguntas que hará. Coloque esas preguntas en la agenda de la reunión y en la lista del calendario para que todos sepan lo que se avecina y puedan prepararse.

2. Establecer reglas que fomenten la participación

Es fácil que una sesión de obtención de ideas se desvíe del curso cuando la gente comienza a confundir el desarrollo de ideas con el debate, y muchos se mostrarán reacios a levantar la mano virtual si piensan que su idea puede ser rechazada. Por lo tanto, sea claro sobre el propósito de la sesión con una declaración como: «El propósito de esta reunión es solo recopilar ideas y desarrollarlas si podemos. En la próxima reunión, tendremos la oportunidad de evaluarlos y elegir nuestros favoritos».

Para ayudar a mantener el equilibrio del tiempo de uso de la palabra, comunique parámetros como «Solo tenemos una hora, así que mantenga sus contribuciones breves para que todos tengan tiempo suficiente para hablar». Además, mantenga las cosas en movimiento recomendando que las conversaciones prolongadas «continúen sin conexión».

Por último, pida a las personas que enciendan sus cámaras si se sienten cómodas haciéndolo. El uso de la cámara en una reunión virtual debe ser una opción de exclusión poco frecuente, no una opción de participación, porque ser visto aumenta la probabilidad de participación. (No es mucho pedir porque nadie en una reunión en persona puede sentarse debajo de la mesa).

3. Haga preguntas sencillas en el chat

Con demasiada frecuencia, los participantes de la reunión ven y tratan la ventana de chat de la reunión virtual como un micrófono en vivo en un 4 th-show de talentos: allí para grabar cualquier alegría, pensamiento aleatorio, broma, historia personal o idea que golpee a cualquier persona en cualquier momento. Pero si se usa estratégicamente y con el entendimiento de que muchas personas se sienten más cómodas escribiendo que hablando, el chat puede generar ideas que podrían ser difíciles de extraer de otra manera.

Las tácticas de chat prácticas y sencillas incluyen encuestas sencillas («Escriba 1 para la opción #1 y 2 para la opción #2»), indicaciones sencillas («Charle una palabra que mejor describa el producto») o comentarios simples («Comparta algo que aprendió del evento de la semana pasada»).

La clave aquí es sencillo: pedir una contribución breve y específica, en lugar de una pregunta general como «¿Qué te pareció?» , «¿Qué preguntas tienes?» y «Cuéntanos sobre ti». Una vez más, puede obtener respuestas a preguntas generales de la multitud tradicional de oradores, pero suponiendo que todos en la reunión estén calificados, querrá respuestas de tantas personas diferentes como sea posible.

Una vez que reciba estas breves contribuciones de chat, el siguiente paso es…

4. Haga un seguimiento de esas preguntas

Ya has roto el hielo. Como la solicitud original fue fácil, muchas personas se sienten cómodas aportando ideas y, con su ayuda, ahora pueden desarrollar esas ideas. Por ejemplo:

«Steve, ¿puedes activar el sonido y decirnos por qué elegiste #2?»

«Kelly, describiste el producto como innovador. ¿Puedes activar el sonido y compartir por qué?»

«George, es genial cómo tu equipo se hizo más eficiente. ¿Puedes activar el sonido y compartir algunos ejemplos?»

Incluso para aquellos con menos probabilidades de levantar la mano en una reunión, hacer un seguimiento audible de una contribución que escribieron en el chat es más fácil que responder en voz alta desde el principio.

Una forma eficaz de fomentar el debate sobre un tema existente es pedir un acuerdo, como «Escriba A en el chat si está de acuerdo con Kelly o quiere sugerir otra palabra que describa el producto».

La clave aquí: llame a las personas por su nombre y repita su contribución. Esta práctica demuestra que valoras al equipo y sus ideas, lo que puede aumentar su comodidad al participar.

5. Sea claro acerca de lo que está pidiendo

Cuando quiero motivar las respuestas sin aplicar presión directa, a menudo digo: «Solo busco tres ideas». Eso alivia un poco la ansiedad porque he dejado claro que no necesito que todos hablen, pero también aumenta las apuestas porque no procederemos hasta que tenga mis tres ideas.

Lo que he descubierto es que las personas están más inclinadas a ser voluntarias cuando mis expectativas están claras. Si pido alguna idea, a menudo no la consigo. Si pido tres ideas, normalmente obtendré tres. La última contribución con frecuencia llega más rápido porque se siente como completar una tarea, no simplemente como parte de un ejercicio sin un final claro.

6. No avergüences a los asistentes

Una forma segura de aumento la reticencia de la gente a contribuir es avergonzarlos. Por supuesto, nadie avergüenza a su equipo a propósito, pero algunos líderes de reuniones crean ese impacto involuntariamente cuando se quejan de la falta de respuesta: «¿Nadie tiene preguntas? De verdad, pelagatos? Vamos, es importante. No puedo creer que no haya preguntas».

Como resultado directo, su equipo puede sentirse incómodo y culpable. También es probable que escuches contribuciones relativamente sin sentido de personas que solo quieren poner fin a esa incomodidad.

Otra forma de vergüenza ocurre al final de la reunión cuando el líder de la reunión llama (en realidad, púas on) personas que aún no han contribuido. Recuerde que, durante una reunión, permanecer en silencio es un derecho legítimo y puede reflejar un estilo de comunicación laboral válido o una gran incomodidad. Su objetivo es hacer que la oportunidad sea cómoda, no obligatoria.

7. Cuenta el silencio

Cuando nadie habla para responder a tu pregunta, es hora de hacer la transición a una nueva pregunta o revisar la anterior para facilitar las respuestas, pero ¿cuánto tiempo esperas? J. Elise Keith, fundadora y CEO de Lucid Meetings, recomienda un regla de los cinco segundos: contar cinco segundos en silencio para responder a una pregunta antes de continuar. La idea es que cuatro segundos probablemente interrumpan a alguien, y seis segundos te sumergen en un territorio de silencio insoportable.

Prefiero siete segundos (y también lo hacen otros), pero sazone al gusto. Ya sea científica o mágica, la regla le da al líder de la reunión una herramienta para apoyar la inclusión, evitar situaciones incómodas y, por supuesto, eliminar las conjeturas.

En mi organización, la táctica se ha hecho tan conocida que los líderes a veces dicen con ironía: «Bueno, son siete segundos, así que supongo que es hora de seguir adelante».

8. Es una conversación, no una entrevista

Es posible que tenga una lista de preguntas que hacer, pero contextualice cada una de ellas para evitar parecer que toma el censo. En lugar de decir: «Mi primera pregunta es… mi segunda pregunta es… mi tercera pregunta es…», diga algo como: «La siguiente pregunta se relaciona con lo que Jim dijo antes…» o «La siguiente pregunta es sobre un tema que hemos estado discutiendo desde el ayuntamiento del mes pasado…»

La clave es convertirte en un participante de la conversación, no solo en el que toma notas de la conversación. Si las personas ven que te preocupas lo suficiente como para prestar mucha atención y participar, se sentirán más cómodas compartiendo ideas contigo.

***

Lograr que la mayoría de las personas respondan a las preguntas durante cualquier reunión puede ser un desafío, pero las reuniones virtuales le brindan más herramientas para superar ese obstáculo. Y si todo lo demás falla, estás a solo cinco o siete segundos de la próxima oportunidad.


Escrito por
Joel Schwartzberg