Cómo interrumpir el día de trabajo de alguien sin molestarlo

Seis estrategias respaldadas por la investigación.
Cómo interrumpir el día de trabajo de alguien sin molestarlo
Cómo interrumpir el día de trabajo de alguien sin molestarlo
Resumen.   

Las interrupciones son una realidad, pero ¿tienen que ser desagradables? Un estudio reciente encontró que el 31% de las interrupciones en el lugar de trabajo se experimentan realmente de manera positiva y ofrece seis estrategias para ayudar a cualquier persona a convertirse en un mejor interruptor (es decir, menos molesto): Evalúe qué tan crítica es la tarea, no se acumule, identifique a la mejor persona para interrumpir, preste atención a las señales de ocupado, reducir la carga de tiempo de la persona y, si es posible, avisar con antelación. Especialmente a medida que muchas organizaciones cambian a modelos híbridos a largo plazo, es más importante que nunca pensar de manera proactiva en cómo nos comunicamos entre nosotros en el trabajo. En este nuevo y complejo panorama, depende de todos nosotros prestar mucha atención a las normas en evolución sobre lo que significa ser un «buen» interruptor.


Que te interrumpan en el trabajo puede ser increíblemente frustrante, molesto y estresante, pero ¿tiene que serlo? Las interrupciones en el trabajo son a menudo es necesario, que nos proporciona la información y la colaboración en tiempo real que necesitamos para hacer nuestro trabajo. Y como Slack, Zoom e innumerables herramientas de comunicación hacen que sea más fácil ponerse en contacto, estas interrupciones solo se están convirtiendo en más frecuentes (e inevitable).

La buena noticia es que, investigaciones recientes sugiere que las interrupciones no tienen que ser desagradables. Realicé un estudio con el investigador de gestión David Greenway en el que pedimos a 35 trabajadores del conocimiento a tiempo completo y en persona que realizaran un seguimiento de cada vez que se les interrumpiera durante su jornada laboral (todos los datos se recopilaron antes de la pandemia). A través de un análisis de sus registros y una serie de entrevistas en profundidad, descubrimos que las interrupciones percibidas positivamente eran de hecho casi tan comunes como las negativas: de las 251 interrupciones informadas por nuestros participantes, el 31% se experimentaron de manera positiva, mientras que el 34% fueron negativas y el 35% fueron neutrales. También descubrimos que el 80% de nuestros participantes informaron al menos una interrupción positiva en el transcurso de su jornada laboral, mientras que el 86% registró al menos una interrupción negativa.

¿Por qué alguien se sentiría bien por ser interrumpido? En nuestro estudio, los participantes que informaron interrupciones positivas describieron cómo estas experiencias provocaron emociones como felicidad, emoción o satisfacción. Por ejemplo, una especialista en recursos humanos explicó que, aunque estaba trabajando en un plan de proyecto, se alegró cuando un colega la interrumpió para pedirle que revisara algunos materiales de marketing: 

«Fue una interrupción bienvenida porque se relacionaba con otro proyecto que [esperaba] terminar pronto… A pesar de que interrumpió mi trabajo en el plan del proyecto… lo consideré positivo. Me alegró que [el proyecto de marketing] avanzara… Era más importante hacerlo en ese momento que terminar el plan del proyecto, lo cual no era [tan] urgente».

Del mismo modo, una comerciante de bolsa describió estar complacida cuando su nueva contratación pasó por su escritorio antes de que el mercado abriera por el día, a pesar de que había estado en medio de revisar las noticias:

«No nos gustan las interrupciones durante el horario de negociación, [pero] antes de que abra el mercado es un buen momento para [hacer el check-in]… Me dijo lo que había hecho el día anterior, lo que había pasado, y preguntó: ‘¿En qué debemos trabajar hoy?’ … Estaba muy emocionado… No tengo muchas oportunidades de contratar a alguien por debajo de mí [y] esta es la primera persona por la que fui a batear y dije que deberíamos contratar. Así que me hizo sentir bien que lo está haciendo tan bien… Ponerlo al día ayudará a largo plazo… [Eso] lo convirtió en una experiencia positiva».

Claramente, la forma en que experimentamos una interrupción puede variar sustancialmente según cómo afecte a nuestro trabajo. Si bien cambiar de marcha y barajar nuestros horarios para acomodarnos a una tarea inesperada puede resultar frustrante, las interrupciones pueden resultar positivas si parecen un buen uso de nuestro tiempo. ¿Esta interrupción me ayuda a progresar en algo que vale la pena? ¿Es esta nueva tarea más importante que lo que estaba haciendo antes? También es más probable que experimentemos interrupciones de manera positiva si encajan más fácilmente en nuestro día a día. ¿Es este un momento conveniente para hacer frente a esta interrupción? ¿Tengo suficiente tiempo libre para añadirlo a mi carga de trabajo? ¿Ya planeaba mentalmente dedicar tiempo a esta tarea?

Tener en cuenta estos factores puede ayudarlo a optimizar cómo, cuándo y a quién interrumpe. Hemos identificado varias estrategias específicas que pueden ayudarlo a aumentar las probabilidades de que su interrupción se reciba de manera positiva: 

1. Evalúe qué tan crítica es la tarea.

Es más probable que las personas consideren que una interrupción vale la pena si la tarea que se les pide que hagan parece importante, especialmente si parece más más importante que en lo que estaban trabajando anteriormente. Por lo tanto, antes de interrumpir a alguien, considera si lo que quieres que haga probablemente sea una prioridad para él.

2. No te amontones.

Del mismo modo, descubrimos que las personas tienden a reaccionar negativamente a una interrupción si aparece en un momento en que ya se sienten sobrecargados. Para evitar acumulaciones, pregúntate qué sabes sobre la carga de trabajo actual de la persona. Si sabes que están en un portazo, considera interrumpir a otra persona (si la tarea es urgente) o esperar hasta que la persona tenga menos en su plato (si la tarea puede esperar).

3. Identifica a la persona adecuada para interrumpir.

Siempre es molesto cuando alguien te interrumpe, solo para descubrir que ni siquiera eres la persona adecuada para el trabajo. Por ejemplo, una asistente de oficina en nuestro estudio reaccionó negativamente cuando alguien le pidió que buscara suministros para empacar, ya que esa era una tarea que ella creía que el propio interruptor podría haber hecho fácilmente. Así que antes de llamar a la puerta de alguien, pregúntese: ¿Es esta la persona adecuada para asumir esta nueva tarea? ¿Cuál es la función que los hace más adecuados para la tarea en la que necesitas ayuda? ¿Cuáles son las responsabilidades que suelen incluir tareas similares? Es mucho más probable que su interrupción sea bien recibida si se esfuerza por adelantado para determinar a la persona más adecuada para preguntarle.

4. Presta atención a las señales de ajetreo.

Basándose en anteriores laboratorio experimentos, nuestro estudio encontró que las interrupciones se experimentan de manera más positiva si ocurren en lo que parece ser el momento «correcto». Por lo general, eso significa esperar un momento en que la persona a la que quieres interrumpir no esté profundamente absorta en otra tarea, o cuando necesite un descanso de su trabajo habitual de todos modos. Para determinar si es un buen momento para interrumpir, preste atención a las señales que envía la persona: ¿Está trabajando con la puerta cerrada o abierta? ¿Están listados como «ausentes» o «disponibles» en línea? ¿Tienen esta hora bloqueada en su calendario? Estas señales pueden indicarle cómo es probable que se experimente una interrupción.

5. Disminuya la carga de tiempo.

En nuestro estudio, descubrimos que las percepciones de las personas sobre cuánto tiempo parecía durar una interrupción influyeron en cómo se sentían al respecto. Cuando las interrupciones parecían prolongarse o tardar más de lo que «deberían», era más probable que causaran sentimientos negativos. Para abordar esto, piense de manera creativa en cómo puede aligerar la carga y usar el tiempo de la persona de manera más eficiente. ¿Puede presentar el contexto de la interrupción de manera más sucinta? ¿Hay pasos que podría completar usted mismo antes de entregarle la tarea a otra persona? Es importante destacar que se trata de cómo te perciben, incluso si estos detalles no te parecen un gran problema, presentar la interrupción de una manera que resalte tu respeto por el tiempo de la otra persona puede tener un gran impacto en la forma en que reaccionan.

6. Dé una advertencia anticipada.

Las interrupciones, por definición, siempre serán algo inesperadas. Pero no tienen que surgir del todo de la nada; en algunos casos, puedes hacerle saber a alguien que esperas tener que interrumpirlos en un futuro próximo. Por ejemplo, si planeas pedirle a un compañero de trabajo su opinión sobre el diseño de un sitio web una vez que lo termines, puedes hacerle saber que te pondrás en contacto durante la próxima semana. Esto ayuda a su colega a planificar mentalmente la interrupción y a hacer tiempo para la tarea, incluso si aún se desconoce el momento exacto.

Especialmente a medida que muchas organizaciones cambian a modelos híbridos a largo plazo, es más importante que nunca pensar de manera proactiva en cómo nos comunicamos entre nosotros en el trabajo. El regreso a la oficina, ya sea a tiempo parcial o completo, traerá de vuelta oportunidades para interrupciones en persona que eran imposibles cuando todas las comunicaciones se realizaban en línea. Al mismo tiempo, una mayor dependencia de la mensajería instantánea, las videollamadas y otras herramientas digitales crea sus propios desafíos, ya que muchas barreras a las interrupciones (así como las señales visibles que ayudan a determinar si una interrupción es apropiada) se reducen sustancialmente. Por supuesto, siempre ha habido mejores y peores formas de interrumpir a alguien, pero en este nuevo y complejo panorama, depende de todos nosotros prestar mucha atención a las normas en evolución sobre lo que significa ser un «buen» interruptor.


Por Elana Feldman
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