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Cómo hacer su lista de tareas pendientes cuando siempre estás en reuniones

Formas creativas de encontrar el tiempo.
Cómo hacer su lista de tareas pendientes cuando siempre estás en reuniones
Resumen.

Sigues esperando el «momento perfecto» para sentarte y noquear tu presentación de trabajo de una sola vez, pero al final del día te das cuenta de que pasaste tu tiempo en reuniones. Puede que nunca obtenga el momento perfecto o el día ideal, así que comience a trabajar dentro de la realidad de que las reuniones ocurren, y que puede hacer cosas importantes entre ellas. Trate de dividir la gran tarea en una pequeña tarea que pueda encajar entre sus reuniones. También puede intentar programar el tiempo de trabajo del proyecto bloqueando un par de horas a la vez y tratando de ajustarse a ese horario. Una vez que tenga ese tiempo, puede priorizar los proyectos en los que desea trabajar y en qué orden. No dejes que las reuniones te eviten llevar a cabo esos proyectos. Hay mucho tiempo, si puedes crear estrategias y prepararte para ello.


Cada mañana, escribes enfáticamente en la parte superior de tu lista de tareas pendientes, «¡Trabaja en la presentación!» Tal vez incluso lo subraya un momento o dos para el énfasis. Pero al final del día, su determinación se ha vuelto consternada: una vez más, pasaron la mayor parte de su tiempo en reuniones. Y cuando tuviste un poco de tiempo entre ellos, no hiciste ningún progreso en tu presentación.

Así que sigues esperando el «momento perfecto» para sentarte y eliminar todo el proyecto de una sola vez. Pero las reuniones siguen interfiriendo y tu presentación languidece en tu lista de tareas pendientes, pesando mucho en tu mente hasta que ya no puedas escapar de ella. En una ráfaga de actividad, trabajas día y noche para conseguirlo. Cumplir con la fecha límite, pero sufre en el proceso y teme la próxima vez que necesite terminar otra gran tarea.

Este ciclo de saber cuál es tu prioridad más importante, pero sentir que las reuniones te impiden hacerlo, puede ser increíblemente frustrante. Pero como entrenador de gestión del tiempo, he visto que incluso si esta forma de trabajar ha sido tu patrón de por vida, puedes desarrollar un enfoque más sostenible y menos estresante para los proyectos. Estos son algunos consejos sobre cómo realizar el trabajo del proyecto incluso cuando necesita comenzar y parar para reuniones.

En primer lugar, quiero desafiar la idea de que hay un momento «perfecto» para avanzar en los proyectos. Un día libre de reuniones o incluso medio día puede ser su ideal, pero es posible que nunca tenga este tipo de tiempo. Esperar una porción del proyecto nirvana te impide empezar cuando puedas. Un mejor enfoque es aceptar y trabajar dentro de la realidad de que las reuniones ocurren.

A continuación, para entender cómo trabajar en proyectos grandes en los espacios más pequeños entre la reunión, divida el elemento más grande en partes más pequeñas. Puede utilizar su lista de comprobación como guía para hacer progresos incrementales cuando tenga un descanso de 30 minutos entre reuniones. Por ejemplo, para prepararse para una presentación, puede escribir:

  • Busque el correo electrónico del jefe sobre los puntos clave que quiere que cubran
  • Mira las notas de la última reunión
  • Hable con el director del proyecto de construcción
  • Piense a través de la estructura de la presentación
  • Escribe el mazo
  • Insertar gráficos
  • Verifique dos veces las citas
  • Editar para errores tipográficos y flujo
  • Enviar al jefe para su aprobación
  • Programe una reunión para revisar la cubierta internamente antes de la reunión de la junta directiva
  • Realizar ediciones
  • Escribir agenda de la reunión
  • Distribuir agenda de cubierta y reunión antes del día

Incluso si puede marcar uno o dos de estos elementos a la vez, todavía está progresando. Y cuando vuelvas a trabajar en la presentación después de algún tiempo fuera, sabrás lo que has logrado y lo que sigue.

Otra estrategia es proteger algunos períodos de tiempo ininterrumpidos en su programación poniendo el tiempo del proyecto como un evento recurrente. Por ejemplo, algunos de mis clientes de coaching bloquear una o dos horas cada mañana para un trabajo centrado. Algunos otros tienen dos bloques de tiempo de dos horas por las tardes cada semana marcados como «ocupados». Insertar en el tiempo del proyecto para darle al menos una hora para hacer las cosas cada día, preferiblemente más, le permite construir algo de impulso día a día y semana a semana. Es probable que la gente intente programar reuniones durante esos momentos, pero cuando puedas, mantente firme a esos límites.

Proteger el tiempo de los proyectos como un evento recurrente comienza a abrir algún espacio entre reuniones. Pero para hacer realmente el trabajo del proyecto, debe haber decidido previamente lo que va a hacer durante esos horarios abiertos. Si no lo hace, el camino de menor resistencia llevará a hacer lo primero que viene a la mente, como responder al correo electrónico.

Puede abordar la toma de decisiones sobre cómo llenar el tiempo del proyecto de varias maneras diferentes. Una estrategia es programar los proyectos a medida que los recibas. Por ejemplo, cuando una reunión está programada para presentar los datos más recientes del nuevo proyecto de construcción al tablero, puede editar inmediatamente algunos de los bloques de tiempo del proyecto en el calendario para designar la preparación que tendrá que hacer. Puede tener dos o tres bloques de trabajo de proyecto marcados para trabajar en la presentación de PowerPoint y, a continuación, otro bloque de trabajo del proyecto designado para practicar delante de sus colegas antes de la reunión. Utilizo esta estrategia de programación a menudo, poniendo tiempo para escribir artículos, crear horarios para clientes, etc., en mi calendario tan pronto como sepa el proyecto y la fecha límite.

Otra forma de abordar los bloques del calendario del proyecto es evaluar sus prioridades semanalmente. Puede hacer esto por su cuenta, aunque en algunos entornos de trabajo tiene más sentido hacer esta planificación como un equipo. Una vez que se hayan decidido sus prioridades, póngalas en los bloques de tiempo abiertos en su horario. Esto le dará una imagen realista sobre lo que realmente encajará, y le dará claridad avanzada sobre lo que necesita lograr para evitar una semana más de poco o ningún progreso. A continuación, cuando se siente para hacer el trabajo de proyecto, consulte su lista de verificación de tareas más pequeñas. Cumplirlos primero y, a continuación, utilice los últimos cinco o 10 minutos antes de la próxima reunión para consultar el correo electrónico.

Además, asegúrese de guardar lo que ha completado y deje una nota de exactamente dónde se detuvo y lo que sigue. Puede escribir cualquier actualización en su lista de tareas, como «correo de voz izquierdo para el jefe de proyecto de construcción, hacer un seguimiento si no ha recibido información antes del viernes». Y, por supuesto, marque o elimine elementos cuando los complete correctamente.

Aunque puede anhelar la perfección de un día libre de reuniones, todavía puede realizar el trabajo del proyecto cuando se vea interrumpido por las reuniones. Utilice estas estrategias para comenzar a progresar en sus proyectos ahora.


Escrito por
Elizabeth Grace Saunders




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