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Cómo gestionar las solicitudes de vacaciones de tu equipo

Sé justo y no te asustes.
Cómo gestionar las solicitudes de vacaciones de tu equipo

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Hay palabras que ningún gerente quiere escuchar de sus empleados más valorados: ”No cumplió el plazo, ”’Estoy siendo cortejado por nuestro principal competidor,” o… ‘Estoy planeando mis vacaciones».

Pocos directivos pueden admitir que esa última declaración puede causar el mismo pánico temporal que las dos primeras, pero con demasiada frecuencia es verdad. Confesaré que como nuevo gerente, hace años, mi corazón siempre se hundió un poco cuando alguien de mi equipo me dijo que esperaba planear unas largas vacaciones. La fea realidad de ser uno o — jadeo! — dos, jugadores clave en cualquier momento crucial fue difícil para todos. Hoy en día, pocas empresas tienen exceso de personal o tienen dinero del presupuesto asignado para empleados temporales para que las vacaciones no afecten al equipo. El trabajo aún tiene que hacerse y eso a menudo involucra a todos, incluido el empleado de vacaciones, a quienes se les puede pedir que «se registren» o que trabajen más duro antes de despegar para asegurarse de que todo su trabajo esté cubierto. El manual del empleado puede alentar las vacaciones, pero los gerentes envían todo tipo de señales sutiles a nuestros equipos de que sería más fácil si no lo hicieran una prioridad. ¿Cuántas personas conoces que tienen un saldo «arrastrado» de vacaciones continuas porque nunca consiguen tomar lo que tienen derecho? Una encuesta de Glassdoor descubrió que solo el 26% de los estadounidenses se toman todo su tiempo de vacaciones.

Pero con el tiempo y la experiencia, me di cuenta de que convertirme en un mejor administrador de vacaciones era mucho más importante que los desafíos de superar una brecha temporal en la dotación de personal. Los empleados no solo tienen derecho al tiempo libre, sino que investigación demuestra que tomarlo es fundamental tanto para su compromiso como para evitar el agotamiento a largo plazo. ”Realmente genera resiliencia», observa Monique Valcour, profesora de administración de EDHEC Business School en Francia, cuya investigación, enseñanza y consultoría se centran en ayudar a empresas y particulares a crear rendimiento, trabajos significativos, carreras, lugares de trabajo y vidas.

Mi propio sentido es que las generaciones mayores son mucho más reacias a tomarse todos los días de vacaciones que les corresponden que los Millennials, que parecen reconocer que las vacaciones son una parte fundamental de su deseada conciliación entre el trabajo y la vida personal. Pero incluso las personas altamente motivadas y con un alto potencial se benefician del tiempo fuera de la oficina, incluso si no siempre se dan cuenta de que lo hacen. ”Necesitamos restaurar y rejuvenecer», dice Friedman estofado, profesor de administración en Wharton Business School y ex director del Centro de Desarrollo de Liderazgo de Ford Motor. «Es importante».

Como gerente, también me di cuenta de que descubrir cómo lidiar con el flujo y reflujo de las vacaciones me obligó a asegurarme de que mi equipo colaborara y entrenara de forma cruzada. A largo plazo, éramos mucho más fuertes como grupo si ninguna persona era tan crítica para la misión que no podíamos permitirnos perderla, ya sea temporalmente por vacaciones o permanentemente en otro trabajo. Como dice Valcour: «No querrás tener a nadie con la ilusión de que es la única persona que es insustituible o que es incapaz de delegar». Si construimos superposición y respaldo, estábamos mucho mejor posicionados para futuras bolas curvas, aprendí. Y resulta que, a veces, dar a un empleado un conjunto de tareas ligeramente diferente proporciona un cambio de ritmo bienvenido o el sabor de las áreas que le gustaría crecer.

Pero incluso si quieres ser un gestor profesional de vacaciones, sigue siendo difícil saber cómo hacerlo de manera justa para todo tu equipo. ¿Qué pasa si un empleado quiere unas vacaciones en Asia al mismo tiempo que otro está planeando una boda de ensueño? Los empleados con niños en edad escolar comienzan con límites que pueden hacer que quienes tienen más flexibilidad en la vida sientan que siempre reciben el vaso más corto. ¿Cómo puedes conseguir el equilibrio correcto y ser justo con todos? Friedman y Valcour aconsejan:

  • Planifica tus vacaciones colectivamente . «No tiene sentido que una persona, un supervisor, apruebe o desapruebe sola en su oficina», observa Valcour. En su lugar, involucre a todo su equipo para que resuelva el problema juntos. ”Es más desordenado, pero hace que el proceso salga a la luz del día. Tienes que asegurarte de que el mensaje es que valoras las vacaciones y quieres que todos las disfruten, [p. ej.] «Averigüemos cómo podemos apoyar las necesidades de renovación y bienestar de los demás y evitar que nadie se sienta resentido». Si todos sienten que están resolviendo los problemas de forma conjunta como equipo, y que el equipo también les ayudará a asegurarse de que tengan tiempo libre, normalmente encontrarás gente dispuesta a dar un paso adelante para que las cosas funcionen.
  • No juzgues cómo la gente pasa su tiempo libre. El empleado que está profundamente involucrado en exposiciones caninas competitivas estará igual de recargado por pasar una semana haciendo eso que el empleado que no quiere nada más que sentarse junto a una piscina en un complejo caro. Como gerente, no es tu trabajo juzgar o priorizar cómo las personas eligen pasar su tiempo libre.
  • Considera un sistema de rota. Usa una lista para determinar quién elige primero sus días libres. El año que viene, las dos primeras personas van al final de la lista, y así sucesivamente, para que todo el mundo encabeza la lista con el tiempo.
  • Considere la posibilidad de un cierre a gran escala. No hay que elegir «favoritos» si todo el mundo tiene que tomarse dos semanas de descanso a finales de julio porque la empresa cierra, una táctica empleada históricamente por las plantas de fabricación y las empresas europeas, pero cada vez más empresas estadounidenses también están experimentando con la técnica.
  • Considere otras formas de reposo y restauración. Como gerente, es posible que puedas ofrecer muchos de los mismos beneficios a lo largo del año si buscas otras formas de recargar energías para tus empleados. «La clave es reconocer que una talla, como siempre, no sirve para todos. Y puede cambiar a lo largo de tu vida», dice Friedman. «Lo importante es tener conversaciones sobre qué beneficiaría más a las personas y qué tan bien encaja con los intereses colectivos de tu equipo». Cuando Friedman era director del centro de desarrollo de liderazgo de Ford, negoció que podía pasar un día al mes fuera de la oficina haciendo algo que no fuera su trabajo diario. ”Voy a ser de más valor para ti y para este negocio si estoy en el mundo, expuesto a nuevas ideas, gente nueva y sigo creciendo. Tendré una perspectiva más rica y enriqueceré mi sentido de confianza y compromiso con mi jefe». Intentó, a su vez, asegurarse de que los empleados que le informaban tuvieran la oportunidad de hacer lo mismo. Para algunos empleados, podría ser igualmente poderoso asegurarse de que tengan el tiempo flexible para entrenar para un maratón o aparecer en una obra de teatro comunitaria. La clave es descubrir qué es lo que les importa y apoyarlo, como equipo.
  • Tómate las vacaciones tú mismo Recuerda, como gerente, no hay gestos pequeños. Gerentes que piensan que transmiten la idea de que las vacaciones son importantes para personal, al mismo tiempo que descuidan los suyos, tienen el efecto contrario. ”Es muy importante que los directivos establezcan el estándar», dice Valcour. ‘He escuchado a muchos gerentes decir: ‘Apoyo un estilo de vida saludable para mi personal, es solo que yo, personalmente, soy adicto al trabajo’. Pero hacer eso aumenta ansiedad en tu personal. Sugiere que las personas que dedican más horas están más comprometidas que las que no lo hacen, es tan insidioso». Todos, incluyéndote a ti, estarán mejor si tus empleados saben que te preocupas por su bienestar a largo plazo.


Escrito por
Karen Dillon




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