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Cómo evitar frustrantes contratiempos en viajes de negocios

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Estás en el aeropuerto, listo para empezar un viaje de negocios de dos semanas. Pero el quiosco de facturación no encuentra tu boleto. Ve al mostrador. El representante es al principio alegre, luego confundido. Llama a su supervisor. De alguna manera, a pesar de la confirmación impresa en su mano, no hay boleto para usted en la computadora. Protestas, cortésmente, pero el representante es firme: por razones desconocidas, no tienes boleto, y si quieres comprar uno ahora, te costará $4,000.59. De una manera. Además de lo que ya has pagado.

Esto me sucedió justo cuando terminé de escribir el primer borrador de este mismo artículo y lo envié a mi editor. Como los viajeros frecuentes saben, tales los contratiempos pueden afectar a cualquier viajero, no importa cuán cuidadoso o experimentado. Aunque tales experiencias podrían ser una gran historia después del hecho, no son divertidas para vivir, y la mayoría de nosotros las evitaríamos si pudiéramos.

Para ayudar a los viajeros de negocios a evitar este tipo de rasguños, he recurrido a mis propias experiencias, así como al asesoramiento de varios expertos, viajeros frecuentes como consultores, vendedores y diplomáticos. El consejo se divide en tres categorías principales: evitar problemas con los viajes aéreos; reaccionar a los problemas con los viajes aéreos; y evitar problemas una vez que estés en tierra en tu destino.

Evitar problemas con los viajes aéreos

Compruebe siempre su escala. Los sitios web que utilizan algoritmos para encontrar vuelos pueden reservar escalas terriblemente cortas, y a menos que verifique dos veces, es posible que tenga solo 30 minutos para bajar de avión y correr de un extremo a otro de Heathrow. Siempre permito una hora para una escala nacional y dos horas para un vuelo internacional; algunos viajeros que conozco son aún más conservadores.

Dejar tiempo extra. Muchos desastres de viajes provienen de cortarlo demasiado cerca. ¿Tienes una gran reunión en Milán el martes? Planea llegar el lunes, o incluso el domingo. ¿Planeas aparecer a las 5 AM para un vuelo a las 6 AM? Podría aparecer a las 4:30 AM. En pocas palabras, si tiene tiempo suficiente para recuperarse de un retraso o retroceso, será más probable que lo resuelva.

Incluso puede ser capaz de llegar a donde vas un poco antes. En un viaje a Milán hace unos meses, llegué a la estación de tren lo suficientemente temprano como para coger un tren anterior, lo que me llevó al aeropuerto con suficiente antelación para tomar un vuelo más temprano. El vuelo en el que se suponía que iba a estar terminó retrasándose y luego cancelado. Lección: Nunca está de más llegar temprano. Lo peor que le ocurrirá es que le quedará tiempo extra para explorar una ciudad diferente, leer un libro o hacer compras libres de impuestos. Tiempo de inactividad: No es algo malo.

Nunca, nunca verifique una bolsa. El ex consultor de gestión y autor más vendido James Allworth lo dijo mejor: «Hay dos tipos de equipaje en el mundo. Continúen, y pierdan».

Optimice su atuendo para la línea de seguridad. La última vez que viajaba por trabajo, estaba atrapado en la línea de seguridad detrás de un hombre de negocios con zapatos con cordones. Lo vi despedazadamente separar el nudo doble. Poco a poco desata el arco. Por fin deslízalos. Use zapatos slip-on cuando vuele y aumentará su velocidad, y la de todos los demás. Recuerde que la TSA probablemente le hará quitar la mayoría de sus capas, así que vestirse en consecuencia. Este no es un momento para conjuntos complicados.

Usted y su equipo

Primavera para servicios acelerados. Si viaja más de un par de veces al año, probablemente valga la pena pagar por Entrada global. Son $100 por 5 años, lo que es solo $15 más que TSA Precheck y ofrece todos los mismos beneficios, además de un despacho aduanero acelerado.

Conoce tus aeropuertos. Averigüe qué aeropuertos le harán clara seguridad de nuevo a mitad de la escala, que siempre tienen líneas terribles, y que tienen monorraíles intracorrionales increíblemente rápidos. Echa un vistazo a sitios como FlightStats, Habla Flyertalk, y TerminalMaps del aeropuerto para leer sobre los diseños del aeropuerto y los tiempos de demora promedio. (Incluso puede investigar asientos específicos si realmente quieres obtener granular).

Trate de limpiar la aduana en su destino, no en ruta. De esta manera, al menos estás en el país correcto si terminas en una cola más larga que la fila para el baño de damas en una conferencia de SHRM.

Nunca lleves el último avión a casa. Si el vuelo está sobrereservado, y bien podría serlo, porque mucha gente elige intencionalmente el último vuelo posible, y te encuentras atrapado, podrías quedarte varado durante la noche. Reserve el tercer vuelo o el segundo al último vuelo.

Reaccionando a los problemas con los viajes aéreos

Sé rápido. ¿Recuerdas la famosa broma sobre los dos abogados huyendo de un león? Uno dice: «¿Por qué huyes? ¡Nunca vamos a escapar de este león!» El otro dice: «No tengo que ser más rápido que el león, sino más rápido que tú». Cuando un vuelo se cancela o se retrasa seriamente, esto se aplica a usted. Para volver a reservar, tendrá que ser más rápido que los otros pasajeros. Aplicaciones como FlightAware puede ayudarle a ver retrasos en la fabricación, antes de que dicha información sea anunciada al público en general.

No olvide las opciones de transporte terrestre. Si siente que no podrá tomar otro vuelo, haga una línea directa para el mostrador de alquiler de coches. Esto llevó a mi padre a casa el 11 de septiembre, y mi marido a su destino durante la erupción de ese impronunciable volcán islandés. No, no te ayudará a cruzar un océano, pero te puede llevar de Chicago a Boston, o de Londres a Edimburgo, o al menos a un tren que podría estar funcionando incluso si los aviones están en tierra.

Si el problema está en su destino, no en su punto de partida, pregunte si hay alguna forma de llegar a un aeropuerto regional más pequeño, incluso si está en un estado diferente; por ejemplo, si no puede llegar a Logan International en Boston, pregunte por Providence, Rhode Island o Manchester, New Hampshire. A continuación, alquile un coche o tome un tren o autobús una vez que aterrice.

Multitarea. Para aumentar sus probabilidades de obtener ayuda, pruebe varios canales de comunicación al mismo tiempo — seguro, párese en la larga fila de pasajeros descontentos esperando que el agente de la puerta vuelva a reservar, pero también llame al número de ayuda de la aerolínea mientras espera (y, obviamente, use su número de teléfono de ayuda prioritaria si tiene alguna con la compañía aérea). «Es posible que un agente telefónico pueda ayudarle a que se vuelva a reservar más rápidamente, especialmente si hay una larga cola», dice Leigh Rowan, director de COO del sitio de viajes ThePointsguy.com, «Si tiene acceso a la sala VIP, diríjase allí para recibir asistencia inmediata, especialmente durante períodos de mal tiempo.»

Por ejemplo, pude recuperarme del reciente desastre anterior no bifurcando más de 4.000 almejas (¡y cincuenta y nueve centavos!) sino llamando a la línea de atención al cliente de la aerolínea. La mujer en el teléfono fue capaz de arreglar mágicamente toda la situación, y fácilmente hice mi vuelo.

Sepa quién puede ayudarle. Si realmente no pueden volver a reservar, las compañías aéreas a menudo le darán una habitación gratuita o con descuento en un hotel del aeropuerto, o al menos un vale de comida. Su empresa puede tener un programa de asistencia al viajero. La compañía de su tarjeta de crédito también puede ayudar a menudo. A veces, su seguro personal lo cubrirá. (En general, los sitios de reservas de viajes no son de gran ayuda — esta es una de las razones por las que siempre reservo vuelos directamente a través de la aerolínea.)

Sé educado. Probablemente todos hemos estado en un aeropuerto cuando un hombre de negocios furioso gritaba a un agente indefenso de la puerta. Es horrible verlo, mucho menos estar sometido a él. Esto debería quedar claro, pero gritar no te llevará a casa más rápido, y sin duda hará que los trabajadores de servicios mal pagados sean menos propensos a ayudarte. Así que mantén tu temperamento bajo control.

Evitar problemas al llegar

Acompáñese con el papel. Las baterías de la computadora mueren. Los teléfonos celulares caen en canales, piscinas del hotel, baños. Así que no importa cuánto te guste esa increíble aplicación de viajes basada en la nube, nunca está de más tener copias de seguridad. Para cada viaje, imprimo todos los correos electrónicos de confirmación de hoteles, trenes, taxis acuáticos, lo que sea. Esto es especialmente útil en países donde no hablo el idioma. Como dice Greg Satell, colaborador de HBR: «A menos que usted sea competente en el idioma, su pronunciación del hotel y la dirección puede resultar en que un taxista lo lleve al otro lado de la ciudad!»

Trae un mapa de papel — el GPS falla — incluso si es solo una impresión. Como dijo Tim Sullivan, director editorial de HBR Press, «Básicamente, actúo como si Internet y el móvil no existieran. Rara vez tengo que referirme a [el mapa], pero cuando tengo que hacerlo, está ahí».

Puse todos estos documentos en un sobre con un itinerario adjunto a la portada. Para viajes largos o múltiples ciudades, uso varios sobres.

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También es una buena idea imprimir una hoja de trucos de información de emergencia con: información de contacto para la familia, números de póliza de seguro, números de teléfono de pérdida de tarjetas de crédito/fraude, información de seguro médico, una fotocopia de su pasaporte y la información de contacto de la embajada o consulado local del país (por si acaso)!

Guarde el número de conserje de su hotel. A veces, el conserje de su hotel también puede ayudarle si se encuentra en un país en el que no habla el idioma. Programe su número en su teléfono celular. Asesora a Allworth: «Si estás en una situación en la que necesitas que algo suceda y no puedes comunicarlo, llámanos, explícale lo que está pasando, y no solo tienes un traductor improvisado, sino alguien que se esforzará por sacarte lo mejor de cualquier situación en la que estés».

Y, por último, un poco atemporal de sabiduría universal del empresario LuLu Locks: « Traer dinero en efectivo.» Papel moneda: ayudar a la gente a salir de los atascos durante más de mil años.

¿Y si a pesar de todos estos preparativos, el desastre golpea? Prueba un pequeño truco mental y dime a ti mismo, «Bueno, esto es toda una aventura que estoy teniendo». Porque aunque viajas por trabajo, todavía estás viajando. Y a veces el desastre es sólo casualidad en su ropa de calle.


Sarah Green Carmichael
Via HBR.org


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