La revisión anual del desempeño puede ser estresante. Pero mientras muchos gerentes centran su atención en lo que dirán en la conversación cara a cara, olvidan la importancia de documentar sus impresiones de la manera correcta. La siguiente pieza, adaptada del libro Revisiones de rendimiento, le ayudará a escribir sus comentarios de manera que satisfaga los requisitos de su organización y prepare el camino para una discusión efectiva.
Una vez que haya analizado el rendimiento de su empleado, registre sus comentarios de manera que puedan compartirse y guardarse. Cuando prepare una evaluación formal por escrito, consulte las directrices de su empresa para seguir el formato adecuado. Si su empresa no tiene un formulario estándar, cree uno.
Su organización puede requerir que proporcione una calificación general del desempeño del empleado, calificaciones individuales de aspectos específicos de su desempeño, o una combinación de calificaciones e información cualitativa. Siga las instrucciones que se le han dado, pero no se vea limitado por el formato del formulario. En su lugar, adaptarlo o modificarlo para que pueda contar toda la historia. Su empleado encontrará sus observaciones, comentarios y ejemplos más útiles que una calificación numérica sola. Incluya adjuntos (comentarios demasiado largos para incluirlos en el formulario o en el plan de desarrollo del empleado del año anterior) si enriquecen su evaluación.
Registre sus observaciones sobre el desempeño laboral de su empleado de la manera más objetiva posible, y vincule sus conclusiones a datos sólidos. Proporcionar evidencia de progreso (o falta de él) conectando los logros con los objetivos establecidos: «Derek aumentó las ventas en un 7%, lo que superó su objetivo de 5%». «Laura redujo su tasa de error en un 20%; su objetivo era un 30%». Entonces su empleado puede comprender fácilmente los criterios de evaluación y reconocer la evaluación como justa.
Incluya también ejemplos específicos. Cuanta más información pueda proporcionar, más probabilidades tendrá el empleado de repetir e incluso mejorar los comportamientos positivos, o corregir los menos positivos. Utilice los ejemplos más reveladores para hacer su comentario en su evaluación escrita, y guarde el resto para su sesión de revisión en caso de que necesite apoyar su juicio durante la conversación. Estos ejemplos deberían incluir:
- Detalles sobre lo que observaste. Veamos Theo, un representante de servicio al cliente. Theo ha duplicado con creces los pedidos que ha realizado durante el último año, ahora que ha aprendido a usar la nueva base de datos de clientes. Pero no se limiten a decir eso; respalden con detalle. Por ejemplo, escribe: «El año pasado Theo llenó 15 pedidos por día. Este año su promedio fue de más de 30 por día. También hace menos preguntas ahora que está utilizando efectivamente la base de datos de clientes».
- Datos de apoyo, como informes o comentarios de 360 grados: «Siobhan ayudó a Theo a aprender a usar la nueva base de datos de clientes, y ella informa de que la está usando regularmente».
- El impacto en su equipo y organización: «Después de que Theo aprendió a usar la nueva base de datos, ya no tuvo que depender de colegas para encontrar información pertinente. Todo el equipo comenzó a cumplir los pedidos más rápidamente porque respondían menos preguntas de él, lo que mejoró el flujo de efectivo para la organización».
Expresar sus observaciones como hechos neutrales en lugar de juicios es particularmente importante cuando se da retroalimentación negativa. Por ejemplo, «Theo no parece preocuparse por los clientes» caracteriza negativamente a Theo en lugar de describir su comportamiento. «Theo no sabe cómo hablar con clientes difíciles» tampoco es útil, porque infiere una falta de conocimiento en lugar de identificar una habilidad que Theo puede mejorar. Por otro lado, «Theo recibió cinco quejas de clientes extremadamente insatisfechos», es más objetiva y específica para un requisito de trabajo particular.
Al dar comentarios positivos, por otro lado, combine logros específicos con elogios basados en personajes. Por ejemplo: «Con las nuevas cuentas que generó, que entregaron $1,25 millones en negocios, Juliana superó en 27% el objetivo que le fijamos el pasado mes de julio. Su creatividad y perseverancia la llevaron a mirar más allá de la base de clientes tradicional; investigó nuevas industrias y se interconectó en conferencias para encontrar nuevos clientes». Reconocer los rasgos y comportamientos que hicieron posibles esos resultados mostrará tu informe directo de que la ves como un individuo, lo que puede generar orgullo y aumentar la motivación.
Extraído de
Apoyar su evaluación con ejemplos y detalles específicos no solo hace más probable que el empleado pueda escuchar y aprender de sus comentarios, sino que también mitiga cualquier posible ramificación legal en situaciones particularmente atroces. Si el trabajo de un empleado está empezando a sufrir, o si sospecha que podría necesitar despedir a alguien debido a un desempeño deficiente, es vital que documente el comportamiento de la persona y los pasos que ha tomado para intentar corregirlo. Como regla general, incluya en su evaluación solo declaraciones que se sentiría cómodo testificando en la corte. Si tiene alguna pregunta sobre ramificaciones legales, consulte con su gerente de recursos humanos o equipo jurídico interno.
Por último, anote las tres cosas que el empleado ha hecho mejor a lo largo del año y las dos áreas que más necesitan mejoras. Pregúntese: «¿Cuál es la comida para llevar más importante que quiero que el empleado recuerde?» Destila tu mensaje en una sola idea clave: tu impresión general de su actuación. Estos pocos puntos determinarán el mensaje general que desea transmitir en la discusión de revisión, y tener ellos documentados evitará que olvide cualquier punto importante cuando esté en el momento.
—
Harvard Business Review Staff
Via HBR.org
