Resumen
Las demandas como la conectividad constante y el mantenimiento de una ventaja competitiva siguen prevaleciendo en la mayoría de las culturas de la oficina. Pocas organizaciones valoran o priorizan la atención humana impecable. Pero hay estrategias sencillas que podemos emplear para encontrar nuestros propios santuarios personales y cambiar culturas más amplias. Al recuperar el silencio en el lugar de trabajo, podemos crear las condiciones para reducir el agotamiento y mejorar la resolución creativa de problemas.
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Si pudiera viajar en el tiempo a Filadelfia en el verano de 1787 para visitar la legendaria sala de reuniones donde los delegados de la Convención Constitucional hacían su trabajo, encontraría algo bastante extraño.
La calle frente al Independence Hall estaba cubierta con un montículo gigante de tierra.
Los redactores de la Constitución de los Estados Unidos habían ordenado la construcción de esta barrera acústica de tierra porque les preocupaba que los ruidos de los carruajes tirados por caballos, los vendedores ambulantes y las conversaciones al aire libre perturbaran la intensa concentración que sería necesaria para completar su tarea. Los delegados no buscaban el silencio monástico total. Los registros históricos muestran que hubo un montón de debate y desacuerdos vocales. Pero había un reconocimiento subyacente de que el grupo necesitaba un contenedor silencioso para hacer su trabajo extremadamente desafiante. Ese era el objetivo del gran montículo de tierra.
Avancemos unos 240 años y descubrirá que los legisladores de los Estados Unidos tienen una actitud bastante diferente hacia el ruido. Uno de nosotros, Justin, trabajó durante varios años como director legislativo en la Cámara de Representantes de los Estados Unidos, y siempre encontraba que era demasiado ruidoso para pensar. Con las noticias por cable a toda velocidad, las notificaciones de Twitter sonando, las alarmas de altos decibelios que indican los votos, por no hablar del ruido informativo que impregna el Capitolio: un sinfín de correos electrónicos urgentes y las constantes presiones de las redes, la política y la gestión de medios.
El ejemplo de este cambio radical a lo largo de 240 años ilustra un hecho simple: una cultura organizacional puede ser ruidosa o puede ser tranquila.
Un mundo de ruido
Hay evidencia empírica de que la vida es más ruidosa que nunca, hay televisores, altavoces y notificaciones de dispositivos electrónicos más ruidosos y ubicuos en los espacios públicos y oficinas de planta abierta. En toda Europa, se estima que 450 millones de personas, aproximadamente el 65% de la población, viven con niveles de ruido que la Organización Mundial de la Salud considera peligroso para la salud. Todo esto tiene serias implicaciones para nuestra mental salud, nuestro físico salud y nuestra capacidad para generar trabajo creativo.
El significado de ruido a veces puede ser subjetivo. La sinfonía de una persona es la molestia de otra persona. Definimos «ruido» como todos los sonidos y estímulos mentales no deseados que interfieren con nuestra capacidad de dar sentido al mundo y nuestra capacidad de actuar según nuestras intenciones. En este sentido, el ruido es más que una molestia. Es un obstáculo principal para poder identificar e implementar soluciones a los desafíos que enfrentamos como individuos, organizaciones e incluso sociedades enteras.
Entonces, ¿cómo transformamos las normas de ruido? En nuestros equipos y en nuestras organizaciones en general, ¿cómo podemos construir culturas que honren la importancia del silencio?
Si queremos culturas organizacionales que honren la tranquilidad, hay algunos principios generales que debemos aplicar para hacer la transformación. La primera es que tenemos que hablar de ello deliberadamente; necesitamos mantener conversaciones claras sobre nuestras expectativas en torno a la conectividad constante, cuándo está permitido estar sin conexión y cuándo es aceptable reservar espacios de atención ininterrumpida. Estas conversaciones pueden entrar en cuestiones culturales más profundas, como si es posible estar cómodos en silencio juntos en lugar de tratar siempre de llenar el espacio, o si está bien hacer múltiples tareas cuando otra persona comparte algo con usted.
Hemos descubierto que, en diferentes escenarios y situaciones, responder a las tres preguntas siguientes puede ayudar a los equipos a empezar a respetar el tiempo a solas.
¿De qué maneras creo ruido que afecta negativamente a los demás?
Iniciar una conversación sobre la tranquilidad compartida no solo significa aprovechar la oportunidad para señalar con el dedo los hábitos ruidosos de otras personas. El mejor punto de partida para una conversación sobre las normas de grupo es hablar con usted mismo. ¿Cómo contribuye al ruido auditivo e informativo al que se enfrenta el gran colectivo?
Tal vez, sin darse cuenta, deja timbres y notificaciones a todo volumen. Tal vez «piense en voz alta» o interrumpa habitualmente a los demás. Tal vez publique impulsivamente en las redes sociales o envíe demasiados mensajes de texto o correos electrónicos que requieran respuestas. Tal vez ponga música o podcasts en espacios comunes sin ponerse en contacto con otros o sin atender llamadas importantes del trabajo mientras su hija está sentada a su lado haciendo los deberes.
Tómese un tiempo para preguntarse si es necesario algún hábito que genere ruido o si realmente se trata de un impulso no examinado, un defecto que debe restablecerse. Si su autoobservación no produce ideas claras, pregunte a un narrador de la verdad en su vida que haga observaciones sobre cómo podría hacerlo mejor.
¿Qué hábitos ruidosos me molestan más?
Susan Griffin-Black, codirectora ejecutiva de EO Products, una empresa de productos de cuidado personal natural, nos dice que hizo una promesa hace años de: «nunca estar en mi teléfono o ordenador cuando alguien me habla, no hacer múltiples tareas cuando estoy con otra persona». Mantiene su regla de oro, a pesar de tener cientos de empleados, una familia y muchos compromisos sociales.
Como el compromiso de Susan Griffin-Black de no realizar múltiples tareas en presencia de otros, puede establecer una regla de oro para mitigar el ruido o lograr un silencio más deliberado. Modele lo que quiere ver más en el mundo. Deténgase a considerar lo que más valora cuando se trata de mitigar el ruido y encontrar tranquilidad. ¿Qué regla de oro personal refleja eso? O, alternativamente, piense en qué hábitos ruidosos le molestan más. ¿Qué regla de oro abordaría esos problemas?
¿Cómo puedo ayudar a otros a encontrar el momento de tranquilidad que necesitan?
En la década de 1990, como ejecutivo de Citysearch (ahora división de Ticketmaster), Michael Barton notó un problema. Los trabajadores, en particular los programadores y desarrolladores, tenían problemas con el ruido y las frecuentes interrupciones en la oficina de planta abierta. Un joven analista de la empresa le ofreció una idea: Dele a cada miembro del equipo una «faja roja», una tira de tela roja brillante de tres pies de largo/tres pulgadas de ancho, para usarla como letrero de «no molestar». No habría ningún estigma involucrado en llevarlo si todos supieran que pueden simplemente abrir el cajón, sacar su faja roja, ponerla sobre el cuello y ser considerados «fuera de la oficina». Barton llevó la idea a la cadena y la empresa decidió probarla.
La banda roja no era una panacea. No eliminó muchos de los problemas de ruido e interrupciones. Pero fue un comienzo. Dio lugar a varios otros experimentos, incluyendo miniestaciones de trabajo silenciosas del tamaño de una cabina telefónica y una «cueva tecnológica» hermética para trabajos de codificación. Sin embargo, lo que es más importante, la intervención de la banda roja planteó el problema del ruido y la distracción y abrió un diálogo importante.
Cuando sea apropiado y cuando esté bajo su influencia, piense en cómo puede ser un defensor del silencio, no solo en toda la organización, sino específicamente para las personas que carecen del poder o la autonomía para estructurar sus propias circunstancias. Tal vez esté en una posición en su empresa en la que pueda denunciar la difícil situación de un ingeniero o redactor publicitario que obviamente necesita un refugio del ruido del lugar de trabajo. En el ámbito personal, tal vez sospeche que a su sobrino introvertido le vendría bien un descanso ocasional de los bulliciosos acontecimientos familiares, y pueda plantear la cuestión con delicadeza a su hermano.
Si bien no puede establecer las normas y la cultura generales del grupo unilateralmente sobre la base de lo que crea que es correcto, puede estar atento a nuevas ideas que proponer o nuevas posibilidades de gestionar el paisaje sonoro o mejorar el ambiente, especialmente aquellas que sirvan a los intereses de los que carecen de influencia.
Transformando las normas del ruido
Los participantes en la Convención Constitucional de 1787 tenían normas que respetaban una deliberación tranquila. Facilitar una atención impecable era un objetivo compartido. Ese gran montículo de tierra les recordó, y al público, que el objetivo de su reunión era ir más allá de la distracción para hacer un trabajo importante. Si bien un montículo de tierra no resolvería los problemas actuales (el ruido es tan a menudo dentro nuestras oficinas y hogares), hay formas, como hemos visto anteriormente, de cambiar las culturas organizacionales con respecto al ruido y la tranquilidad.
En Citysearch, era la faja roja. Para Susan Griffin-Black, se sigue una regla de oro. Pero hay muchas más formas de ayudar a crear culturas de tranquilidad. En algunas organizaciones, es «sin correo electrónico los viernes» o «no hay reuniones los miércoles». En otros, elimina la expectativa de estar disponible y en dispositivos electrónicos los fines de semana o después de las 17:00. Para algunos lugares de trabajo, un rediseño de la planta podría ayudar a tipos específicos de trabajadores a conseguir la atención que necesitan. Una solución podría ser autorizar bloques de tiempo ininterrumpidos durante la jornada laboral. Otra podría ser renunciar al plano de planta abierto y trasladar toda la oficina a un edificio nuevo. Aún para otros, es eliminar el correo electrónico como principal medio de comunicación y, en cambio, recurrir a reuniones de actualización del equipo dos veces al día o a un sistema electrónico que preserve un espacio mental silencioso.
En nuestra sociedad actual, las normas de ruido son profundas. Las demandas como la conectividad constante y el mantenimiento de una ventaja competitiva siguen prevaleciendo en la mayoría de las culturas de la oficina. Pocas organizaciones valoran o priorizan la atención humana impecable. Pero hay estrategias sencillas que podemos emplear para encontrar nuestros propios santuarios personales y cambiar culturas más amplias. Al recuperar el silencio en el lugar de trabajo, podemos crear las condiciones para reducir el agotamiento y mejorar la resolución creativa de problemas.
Incluso en un mundo cada vez más ruidoso, podemos estar tranquilos juntos.
por Justin Zorn y Leigh Marz
