En una cultura de trabajo con demasiadas reuniones, a menudo buscamos tácticas para conseguir fuera de las reuniones. Pero a veces necesitas obtener en una reunión, tal vez porque las decisiones que se tomen allí tendrán implicaciones para usted o su equipo, o tal vez porque siente que ha sido dejado fuera de discusiones importantes. Ya sea que no haya sido invitado debido a un descuido o a una decisión intencional del organizador de la reunión, puede tomar medidas para asegurar su asiento en la mesa.
Pero primero, Pausa
A menudo hablamos de la necesidad reducir el número de reuniones a las que asistimos y sobre el importancia de tener sólo las personas clave en la sala, pero seamos sinceros, hay momentos en que quedarse fuera de la lista de invitaciones puede picar. Intelectualmente, usted puede entender la lógica, pero eso es poco consuelo cuando usted quiere ser incluido. Puede doler aún más cuando te das cuenta de que un desajuste de invitación envía señales a tu equipo y colegas, quienes pueden preguntarse, «¿Por qué no está nuestro jefe en esa reunión? ¿Hay un cambio de poder en la organización?» Antes de hacer cualquier movimiento, piense objetivamente si De verdad necesita estar en esa reunión. Pregúntate a ti mismo:
- ¿Eres un tomador de decisiones sobre el tema?
- ¿Usted o su equipo se verán afectados significativamente por el resultado?
- ¿Traes conocimiento o información que otros no tienen?
- ¿Trajiste una perspectiva única que no esté ya representada?
Si respondes sí a cualquiera de estas preguntas, entonces comienza el proceso de entender por qué no tienes una invitación.
Evalúe su valor
La moneda real de un asiento consistente en la mesa es el valor. Si el organizador de la reunión lo ha dejado fuera, es posible que no entienda el valor que aporta a la reunión. Pregúntese qué contribución única puede hacer a la discusión. ¿Cómo avanzará el objetivo de la reunión?
Tome uno de mis clientes, a quien llamaré Mark, como ejemplo. Es el subdirector de una organización de investigación por contrato. El jefe de Mark estaba dirigiendo reuniones para discutir la reestructuración del negocio de la investigación, y no había estado incluyendo a Mark en las invitaciones. Mark consideró que no sólo debía ser invitado, sino que debía dirigir las reuniones. Se pregunta si su voz es apreciada. Cuando Mark finalmente reunió el valor para preguntar sobre la situación, se enteró de que su jefe se sentía frustrado de tener que dirigir las reuniones, lo que estaba haciendo sólo porque sentía que Mark no estaba intensificando con ideas y un proceso para hacer avanzar la reestructuración.
Mark se sorprendió. Se veía a sí mismo como un tomador de decisiones clave, pero no había estado actuando como tal. En un esfuerzo por no pisar los pies, había estado aplazando a su jefe la reestructuración, pero su actitud pasiva lo estaba socavando. Si quería recuperar la confianza de su jefe, tendría que probar su valor. Sólo entonces sería capaz de conseguir un asiento en la mesa, e incluso asumir el liderazgo de las reuniones.
Evalúe su estilo
Es posible que te hayan dejado fuera de una reunión debido a la forma en que otros perciben tu comportamiento.
Serie de tu equipo y tú
Reuniones
Tome otro cliente mío, a quien llamaré Karen. Estaba en el equipo de cumplimiento legal de una compañía de biotecnología de rápido crecimiento. Su función era trabajar con el marketing para asegurar que las campañas y los materiales promocionales estuvieran en consonancia con las directrices gubernamentales. Karen siempre había sido invitada a reuniones clave de marketing, pero se dio cuenta de que cada vez más reuniones estaban sucediendo sin ella. De hecho, ella no fue llevada a la discusión hasta que las campañas estaban muy lejos en su desarrollo y era demasiado tarde para ella para influir en las decisiones del equipo de marketing. El patrón estaba empezando a crear grandes golpes entre el equipo de cumplimiento legal y el equipo de marketing desde que Karen se vio obligada a desentrañar importantes campañas de marketing al final del juego.
Cuando hablé con los colegas de marketing de Karen, me dijeron que encontraron su presencia en las reuniones frustrante. Respetaban que su papel era ayudar a gestionar el riesgo legal de la empresa, pero ella tenía una tendencia a derribar ideas y adoptar una postura conservadora en las zonas grises, dejando al grupo de marketing sentirse desmoralizado. El equipo quería que Karen escuchara abiertamente, intercambiar ideas junto con ellos, y centrarse en soluciones en lugar de problemas. Cuando Karen escuchó estos comentarios, se dio cuenta de que, aunque aportaba conocimientos e información únicos a las reuniones, su estilo impedía que otros vieran ese valor.
Si te han dejado fuera de una reunión, considera pedir a tus compañeros comentarios sobre tu estilo y hacer los cambios necesarios para que otros puedan apreciar lo que traes. Karen trabajó en escuchar activamente e hizo un punto de proponer una solución —no sólo nombrar el problema— cada vez que identificaba un problema de cumplimiento. Estos cambios la convirtieron en una mejor compañera de negocios para sus compañeros de marketing y la ayudaron a volver a la lista de invitaciones para esas reuniones.
Utilizar la estrategia adecuada para la situación
Conseguir una invitación a una reunión importante probablemente requerirá diferentes tácticas dependiendo de la situación. Aquí hay consejos para algunas de las situaciones comunes que he visto enfrentar a mis clientes de coaching.
Tu jefe va a todas las reuniones y te deja fuera.
- Reserve tiempo para hablar con su jefe sobre sus metas e intereses.
- Indique directamente su interés en asistir a reuniones específicas, y pregunte qué puede hacer para demostrar su valor.
- Pregúntele a su jefe si hay proyectos en los que pueda trabajar que le ayuden a ser incluidos en esas reuniones.
- Si su jefe está de acuerdo en que usted debe ser incluido en futuras reuniones, no sea tímido acerca de recordarles acerca de ese compromiso. Por ejemplo, podría preguntar: «¿Sería la próxima reunión de estrategia un momento apropiado para compartir la nueva investigación de análisis competitivo en la que he estado trabajando?»
Tienes un compañero que te está excluyendo intencionalmente.
- Configura un tiempo para tener una conversación con tu compañero sobre el patrón que estás observando.
- Cuando explique por qué debe estar en esas reuniones, concéntrese en las razones de negocios, no en sus intereses o sentimientos personales.
- Si sigues quedándote fuera, pídele a alguien que esté invitado (y en quien confías) que envíe un correo electrónico al organizador, lo ideal es que los demás participantes animen tu asistencia. Su colega podría decir algo como, «Juan, creo que la perspectiva de Katie en esta reunión será útil para el grupo. Deberíamos considerar añadirla a la reunión». De esa manera la decisión no se deja en manos del compañero que te ha estado dejando fuera.
No estás en la pantalla del radar del organizador.
- Comience preguntándose si está gastando suficiente tiempo desarrollando relaciones fuertes con sus compañeros de trabajo. Conocer a sus colegas aumenta las posibilidades de que sean más conscientes de su trabajo y del valor que podría aportar a sus reuniones.
- Si hay una reunión específica a la que estás segmentando, deja claro a tu manager que estás interesado en unirte y pide asesoramiento sobre lo que puedes hacer para incluirlos.
- Comparta de forma proactiva con el organizador cómo su trabajo se alinea con el objetivo de la reunión.
- Hazte útil. Comparta información relevante con el organizador de la reunión y ofrezca su ayuda. Por ejemplo, puedes decir: «Céline, sé que tienes una próxima reunión para discutir la estrategia de la nueva cuenta. Pensé que encontraría esta información útil. Si fuera de ayuda, estaría encantado de venir a la reunión para discutir las implicaciones con el grupo».
En cualquiera de estas situaciones, puede ser que no te hayan dejado fuera de la reunión intencionalmente. Aclarar que usted está interesado en asistir y explicar qué valor puede aportar a menudo puede remediar un descuido.
Cuando no estás invitado a una reunión, es fácil señalar con el dedo y culpar a otros por dejarte fuera, pero eso normalmente no te dará la invitación. En última instancia, la responsabilidad es tuya de demostrar por qué deberías estar en la sala.
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Nina A. Bowman
Via HBR.org
