Cómo configurar un empleado remoto para el éxito en el primer día

Incorporar a un empleado remoto es más difícil que hacerlo en persona. Sin embargo, los objetivos siguen siendo los mismos: Ayudar al empleado a empezar rápidamente, construir relaciones, comprender la cultura y reconocer las expectativas.

La mayoría de administradores  saber que la incorporación de nuevos empleados prácticamente es simplemente difícil, y muchos reconocen  el impacto a largo plazo que una mala experiencia de incorporación podría tener en sus empleados. La incorporación es más que logística, como asegurarse de que su nuevo empleado tenga un ordenador. Las partes más críticas de creación o ruptura de la incorporación incluyen:

  • Empezar rápidamente para darle comodidad y confianza a su nuevo colega, haciéndolo sentir bienvenido.
  • Establecer una base para relaciones sólidas en toda la organización.
  • Construir una comprensión de la cultura y cómo se hace el trabajo.
  • Establecer expectativas claras y conectar el trabajo de la persona con la misión, visión y objetivos organizacionales más amplios.

Resulta que la mayor barrera para crear una experiencia de incorporación intencional y diferenciada es a menudo la mentalidad. Del mismo modo, tomó tiempo televisivo encontrar las mejores maneras de explotar el nuevo medio (y crecer más allá de los primeros programas de televisión, que en realidad eran sólo programas de radio filmados con cámaras), por lo que también las empresas necesitarán desarrollar programas de incorporación adaptados a los tiempos y a la tecnología.

Ya sea que una empresa sea pequeña y incorpore nuevos empleados de uno a la vez, o si es una empresa más grande que trae cohortes más grandes de nuevos empleados que pasan por la incorporación juntos, las siguientes cuatro recomendaciones pueden ayudar a los programas de incorporación a tener éxito:

1. Empieza rápido.

Piensa en tu primer día en tu trabajo actual. Probablemente no dormiste bien la noche anterior. Tu mente giraba con anticipación, duda e incertidumbre. Esto puede ser especialmente cierto si estaba comenzando un nuevo trabajo en la ambigüedad de un entorno virtual. Los pocos momentos de comodidad que normalmente se presentarían al principio, la conexión rápida con un colega en el pasillo, o con tu nuevo jefe o compañeros de equipo que te llevaran a almorzar, no están disponibles en un contexto remoto.

También es poco probable que un nuevo empleado que se une a su organización hoy haya experimentado un proceso de incorporación completamente virtual, ya que incluso las empresas con personal remoto optaron frecuentemente por realizar su incorporación en persona antes de la pandemia. Con esta sensibilidad en mente, cree un plan para aprovechar una variedad de estrategias que puedan mitigar los nervios del primer día y permitir que sus empleados se sientan bienvenidos y ganen confianza desde el principio.

Identificar, designar y comunicar un enlace dedicado a la incorporación. Incluso en la oficina, es una buena idea que alguien ocupe el papel de mentor informal para apoyar una nueva contratación, pero es aún más crítico remotamente porque el nuevo líder no tendrá colegas alrededor para hacer preguntas espontáneamente a medida que surgen. Es importante que este mentor informal sea una persona diferente del gerente de la persona, para que el nuevo empleado se sienta cómodo haciendo cualquier pregunta, grande o pequeña. Cualquier nuevo empleado tendrá y debe tener un sinfín de preguntas, y lo último que desea es que se sientan inseguros acerca de quién preguntar. Idealmente, el enlace de incorporación se pondrá en contacto proactivamente con el nuevo empleado antes del primer día y se establecerá como la persona de destino del nuevo individuo.

Cree una conexión con la empresa antes del primer día. Tan pronto como un candidato acepte la oferta de trabajo, encuentre la oportunidad de hacerlos sentir parte de la familia. Reckitt, la compañía global de productos de consumo, envía un paquete de atención a los hogares de los nuevos empleados antes de su fecha de inicio. Está lleno de productos de la compañía, y una nota cálida que vincula los productos con la misión de la empresa.

Configure la tecnología antes de la fecha de inicio. Ofrecer a cada nuevo empleado una sesión con IT para mostrarle cómo funcionan la plataforma de videoconferencia, los canales de comunicación y otros sistemas de la empresa pueden aliviar la ansiedad del primer día. Hacer esto antes de la fecha de inicio minimiza los problemas técnicos y permite que los nuevos empleados estén plenamente presentes y estén más cómodos el primer día. Algunas organizaciones envían a los nuevos empleados un nuevo portátil o un teléfono antes de la fecha de inicio, completamente configurados con las configuraciones y protocolos de seguridad adecuados de la empresa. Esto crea una conexión con la organización y reduce la ansiedad de los nuevos empleados.

2. Establecer relaciones sólidas en toda la organización.

En un entorno virtual, no puede confiar tanto en la construcción de relaciones orgánicas y espontáneas que se producen en los pasillos, en los almuerzos y en los eventos de oficina. Es por eso que es mejor ser proactivo e intencional acerca de establecer una mezcla de interacciones individuales formales e informales entre el nuevo contratante y otras personas. Además, es importante organizar una mezcla de diferentes discusiones grupales para que el nuevo contratante pueda desarrollar una comprensión contextual de la dinámica del equipo. Por último, un riesgo del trabajo virtual es que puede facilitar a un individuo o líder operar en silos o con la misma red de personas de forma regular. La creación de una red básica sólida y una red más amplia en toda la organización permitirá al ejecutivo tener más éxito a largo plazo. Para ello, cree una serie combinada de experiencias informales y formales que tengan como objetivo crear comunidad y construir puntos de contacto.

Construir relaciones 1:1 fuertes. Para combatir la falta de oportunidades espontáneas de charlas pequeñas y otras relaciones que normalmente ocurrirían en una oficina, aliente a su nuevo contratante y a sus compañeros de equipo a establecer una mezcla de conversaciones formales, para cubrir reglas, responsabilidades y objetivos empresariales, y más cortos e informales interacciones sobre café, almuerzo o reunión de información sobre una reunión reciente. Al igual que en las entrevistas virtuales, una ventaja de la incorporación virtual es la disponibilidad general de los colegas a través de vídeo, por lo que estas reuniones deberían ser fáciles de programar.

Reconocer la dinámica del equipo y construir una red más amplia. Las investigaciones muestran que es más poderoso tener una red amplia que una red profunda, especialmente a medida que uno se vuelve cada vez más alto en una organización. Particularmente cuando un nuevo líder se incorpore, la organización debe ayudarlo a construir intencionalmente una amplia red, comenzando internamente. Mientras que las reuniones individuales son poderosas para establecer relaciones fundacionales, confianza y relación, hacer que su nuevo empleado comience a participar en las discusiones grupales desde el primer día puede ayudar a esta persona a poner a las personas en el contexto de cómo se realiza el trabajo. Algunas empresas establecieron una «semana sombra» en la que el nuevo contratante asiste a una amplia variedad de reuniones de grupos de equipos y stakeholder, incluso aquellas que pueden sentirse menos directamente relevantes para las responsabilidades centrales de ese nuevo contratante.

3. Explicar la cultura de la empresa y cómo se realiza el trabajo.

Los nuevos empleados deben aprender sobre la cultura de la empresa desde el principio. Pase más tiempo del que normalmente lo haría en un ambiente cara a cara hablando de lo que es típico y atípico en diversas dimensiones culturales. Cree el espacio para que sus nuevos colegas pregunten sobre cómo se hacen las cosas también.

Haga explícitas suposiciones tácitas. Muchas organizaciones confían en formas orgánicas de comunicar la historia y las normas compartidas. Ya sea virtualmente o no, memorizar la historia de una empresa en vídeos, en la sección «Acerca de nosotros» de su sitio web y en documentos puede ayudar a acelerar un proceso que, de otro modo, podría tardar más tiempo en capturar una serie de muchas interacciones con miembros de larga data de la organización. Incluso si se siente incómodo, la orientación explícita en torno a normas que a menudo se dan por sentadas —el tono y el nivel de formalidad de la empresa, el código de vestimenta, la etiqueta virtual en videoconferencias, las normas de mensajería y el horario de trabajo— puede ser útil. No deje a los nuevos empleados para adivinar estos problemas; hacerlo puede crear ambigüedad y estrés.

Designa un amigo de cultura. Asignar a una persona a la que el nuevo empleado pueda acudir con preguntas sobre la cultura puede ser especialmente efectivo. El amigo podría interrogar después de una importante discusión grupal, llamando al nuevo empleado sobre acciones que no están en línea con la cultura o cómo su estilo puede ser percibido por otros.

4. Establezca expectativas claras y conecte el trabajo del individuo con la misión, visión y objetivos organizacionales más amplios.

Una nueva contratación debe tener una idea clara de cómo se ve el éxito durante los primeros 100 días y más allá. Los nuevos empleados deben reconocer cómo sus responsabilidades encajan en el éxito general de la empresa. Cuando un individuo se une al equipo, el gerente de contratación debe compartir las comunicaciones y presentaciones clave que haya realizado el liderazgo de la organización sobre la dirección y los objetivos de la empresa para que el nuevo contratante pueda poner su trabajo en el contexto del conjunto.

Tener un conjunto claro de responsabilidades y resultados puede ser fundamental para ayudar a un nuevo empleado a priorizar y secuenciar el trabajo y lograr algunas ganancias rápidas que crean una base sólida y un impulso para el éxito futuro de la persona. A largo plazo, si bien un papel puede evolucionar, adaptarse y volverse más complejo y ambiguo, tener claridad desde el principio creará una base a partir de la cual el individuo puede adaptarse más fácilmente.

La incorporación es uno de los impulsores más importantes del éxito de los empleados. Empezar con fuerza crea impulso. Empezar con un mal comienzo rompe la confianza de un nuevo empleado y lleva a la organización a cuestionar la sabiduría del empleado. Lo que separa a las empresas que mejor hacen la incorporación, ya sea presencial o virtual, es que el trabajo es intencional y no termina después de la primera semana, los primeros 30 días o incluso los primeros 100 días. Su programa de incorporación debe ser solo el comienzo de una base de desarrollo permanente que siga fortaleciendo la alineación cultural de sus empleados, las relaciones en toda la organización y el desempeño en su función.

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