Cómo ayudar a un empleado que tiene problemas con la gestión del tiempo

Si tiene un informe directo que tiene problemas con la gestión del tiempo, puede resultar difícil saber cómo abordar el problema.

Cómo ayudar a un empleado que tiene problemas con la gestión del tiempo

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Resumen

Afortunadamente, hay maneras en que usted, como su gerente, puede ayudar. Antes de que se frustre o envíe un comentario duro de una manera improductiva, primero considérese. Identifique las emociones que siente y por qué, y evalúe en qué ocasiones puede haber contribuido al problema. A continuación, identifique el estrés y comunique sus necesidades a su informe directo con calma. Ayúdelo a priorizar el trabajo, establecer hitos, solicitar actualizaciones diarias,. Asegúrese de celebrar el progreso, especialmente al principio. Por último, si parece que lo necesitan, considere la posibilidad de conseguir el apoyo externo de un entrenador.

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Los signos reveladores están ahí: tareas realizadas a último minuto, completadas tarde o incluso olvidadas. Llegar tarde a las reuniones. No hay respuesta a correos electrónicos o respuestas en momentos extraños, como las 2 de la madrugada. Y más explicación de por qué los artículos no están hechos que acción para finalizarlos.

Tiene un informe directo que tiene problemas con la gestión del tiempo. Como gerente, puede resultar difícil saber cómo abordar el problema. Por un lado, los necesita para hacer las cosas y su tendencia natural puede ser responder con obvia molestia por la falta de seguimiento o incluso considerar la posibilidad de escribirlas. Por otro lado, quiere desarrollar a los miembros de su equipo. Puede que tenga personas realmente brillantes que, como sabe, tienen el potencial de ser contribuyentes excepcionales si solo pudieran descubrir cómo utilizar su tiempo de forma eficaz.

Como entrenador de gestión del tiempo, hablo con personas que tienen dificultades en esta zona todos los días. Sé cómo funciona su cerebro y los ayudo a mudarse a un lugar de mayores niveles de productividad.

Si es un gerente que no está seguro de cómo ayudar, aquí hay algunas medidas prácticas que puede tomar para mejorar la situación, a partir de hoy.

Reconozca sus propias emociones.

Si lleva mucho tiempo dirigiendo a esta persona, es probable que haya experimentado una amplia gama de emociones que van desde una leve irritación hasta una indignación total. Sus sentimientos variarán según la gravedad de los problemas, lo que esté en juego, su personalidad, sus expectativas y sus niveles de estrés.

Antes de dar su opinión a su empleado, reconozca sus propias emociones. Escriba cualquier cosa que pueda estar pensando o sintiendo de manera fluida. Hacer no comparta sus pensamientos crudos (por correo electrónico o de otro modo) con su colega. Este ejercicio es para que pueda conocer su propio estado interno.

Procese lo que siente por su cuenta o con una persona de confianza y evalúe honestamente por qué está tan molesto. ¿Es una falta de control? ¿Miedo? ¿Vergonzoso? ¿Estrés?

Este proceso le ayuda a liberar las emociones negativas acumuladas antes de que dé su opinión, para que no sea demasiado duro con su informe directo y haga más daño que bien.

Evalúe su parte.

Es muy posible que su informe directo gestione mal el tiempo. Pero querrá considerar si también tiene malas habilidades de gestión del tiempo y de qué maneras, si las hay, está contribuyendo al problema.

Si envía tareas de último momento, no da instrucciones claras, se niega a establecer prioridades, no tiene un sistema de seguimiento u olvida dar comentarios, sus acciones podrían estar influyendo en la situación. Si también espera que sus empleados estén disponibles constantemente a través del correo electrónico, el chat u otros canales, de modo que no puedan establecer límites para completar un trabajo centrado, también tiene parte de la culpa de los problemas a los que se enfrentan.

Al identificar estos problemas antes de la conversación de comentarios, puede ir reconociendo dónde también podría haberlo hecho mejor.

Identifique el estrés.

A principios de este año, tuve una situación que me pareció muy estresante con un contratista externo. Había un gran proyecto que necesitaba que completaran y se retrasaron mucho. Un día, mientras lo pensaba, me di cuenta de que dentro del proyecto más grande, había un par de elementos distintos que más importaban. Una vez hechas, mi estrés disminuiría drásticamente y las otras partes podrían llevar más tiempo.

Al aclarar mis necesidades más importantes, me sentía mucho menos estresado y podía comunicar lo que necesitaba para volver con más urgencia, aunque no hubiera terminado todo el proyecto.

Tómese el tiempo para pensar exactamente qué le está causando problemas con la falta de gestión del tiempo de su informe directo: ¿No tiene lo que necesita para importantes reuniones de actualización o presentaciones? ¿Está estresado por que le pidan que revise las cosas a último momento? ¿Sus acciones le cuestan tiempo o dinero? ¿Se siente ansioso cuando no hay una buena comunicación sobre el estado? Una vez que sepa esto, le ayudará a centrar sus discusiones sobre comentarios.

Comunique lo que necesite.

Cuando sepa exactamente lo que le preocupa, comunique con calma exactamente lo que necesita, cuando lo necesita y por qué lo necesita. También puede preguntarles qué necesitan de usted para ayudarlos a tener éxito.

Aunque puede que se sienta tentado a descargar toda su frustración en su informe directo sobre el estrés que le han causado y los problemas que han tenido, un enfoque duro normalmente será contraproducente. Se sentirán abrumados por su ira y se cerrarán o se pondrán a la defensiva y bloquearán. Respire hondo y trate de recordar que probablemente tengan buenas intenciones, pero simplemente luchan en esta área.

Ayuda al principio.

En algunas situaciones, el simple hecho de dar su opinión sobre lo que necesita o quiere puede mejorar la situación. Pero en otros, tendrá que hacer más para ayudar a que las cosas avancen.

Para que empiece su informe directo, considere la posibilidad de tomar las siguientes medidas con ellos:

  • Trabaje con ellos para dar prioridad al trabajo
  • Haga una lluvia de ideas sobre la dirección a seguir
  • Hable con las partes más pequeñas
  • Configurar hitos intermedios
  • Haga parte del trabajo con ellos en una reunión
  • Forme un equipo con sus colegas
  • Solicitar actualizaciones diarias sobre lo que tenían previsto hacer y lo que han conseguido

Estructurar la situación para que puedan obtener y mantener el impulso puede marcar una gran diferencia.

Agradezco el progreso.

Cuando empiece a notar movimiento en la dirección correcta, demuestre aprecio por cada paso adelante. Puede que le preocupe que dar comentarios positivos demasiado rápido cuando aún no lo han hecho todo haga que se relajen. Pero suele ser cierto lo contrario. Los comentarios positivos ayudan a fomentar su confianza, positividad y motivación y pueden impulsarlos hacia mejores y mejores resultados.

Su informe directo probablemente sepa que tienen una muy mala gestión del tiempo y puede que se sienta peor al respecto que usted. Apostarlos es contraproducente; el aumento de las emociones negativas sobre su trabajo suele provocar más retrasos, no menos. Recuerde que está en el mismo equipo. En lugar de derribarlos, hágalos crecer en cada paso del camino.

Obtenga apoyo externo.

A veces está demasiado cerca de una situación. No importa cuánto se esfuerce, no puede dar una valoración objetiva y tranquila. O es posible que su informe directo no pueda ser honesto con usted sobre lo que realmente está sucediendo, como perder horas cada día desplazándose por el teléfono o una situación en casa que pueda estar distrayéndolos.

En estas situaciones, puede resultar útil poner en contacto a su empleado con recursos externos, como formación de gestión del tiempo, un entrenador interno o un entrenador externo que pueda ayudarlo a desarrollar estas habilidades. Alguien con experiencia en ayudar a las personas a superar estos desafíos y que esté más distante emocionalmente de la situación a menudo puede ser más eficaz que alguien con un historial de frustración.

Como gerente, no puede obligar a nadie a mejorar su gestión del tiempo. Pero su comunicación y sus acciones pueden marcar una gran diferencia en la capacidad de su informe directo para superar sus problemas y aumentar su productividad.


por Elizabeth Grace Saunders