Cómo asignar su tiempo y su esfuerzo

Apuntar a la perfección universal es una excelente manera de ser mediocre en todo.

¿Cómo encuentra tiempo para reunirse con 10 clientes a la semana y hacer su cuota anual en el primer trimestre?, un vendedor se pregunta acerca de su compañero de trabajo más productor. Apenas puedo encontrar tiempo para tener cinco citas a la semana y hacer todo mi papeleo correctamente y entregado a tiempo.

¿Cómo logra defender iniciativas estratégicas, establecer redes con ejecutivos y trabajar solo 40 horas a la semana?, un gerente reflexiona sobre su colega en la vía rápida corporativa. Después de un día lleno de reuniones de proyectos, lo mejor que puedo hacer es responder reactivamente al correo electrónico por la noche en lugar de desarrollar proactivamente mi departamento.

Aquí está el secreto: Sus colegas que se acercaron a usted con aparentemente menos esfuerzo han aprendido a reconocer y sobresalir en lo que realmente cuenta, y a aspirar a menos que perfecto en todo lo demás.

Lo más probable es que el vendedor más productivo de su equipo pase menos de la mitad de la cantidad de tiempo que usted hace en llenar el papeleo. Sí, puede ser descuidado, pero a nadie realmente le importa porque está disparando los números de ingresos. El gerente que ha llamado la atención de la alta dirección puede enviar correos electrónicos con estructura gramatical imperfecta y decadencia invita a reuniones tácticas. Pero cuando un proyecto o una reunión realmente importa, ella brilla a todos.

Si usted está sorprendido y siente que esto parece completamente injusto, supongo que probablemente se desempeñó muy bien en la escuela donde se fomenta el perfeccionismo.

Lo sé. Yo era un estudiante directo desde sexto grado hasta la graduación universitaria que hizo lo que fuera necesario para producir trabajo a un nivel que complacería a mis profesores. Es cierto que esta estrategia dio sus frutos como estudiante. Mi GPA perfecto significó un nivel excepcional de logro, y tuve la suerte de que en mi caso, fue recompensado con becas y ofertas de trabajo.

Las reglas cambiaron cuando empecé mi propio negocio hace más de siete años. Me di cuenta de que hacer un trabajo en todo limitaba mi éxito. En ese momento me di cuenta de que necesitaba concentrarme más en mis fortalezas. Como Tom Rath sabiamente explica en su StrengsFinder, usted puede lograr más éxito aprovechando plenamente sus fortalezas en lugar de tratar constantemente de apuntalar sus debilidades. Darme cuenta de la importancia de decidir deliberadamente dónde invertiré más tiempo y energía para producir un trabajo de calidad estelar y donde la ejecución menos que perfecta tiene una payoff mayor ha tenido un profundo impacto en mi propio enfoque hacia el éxito y mi capacidad para empoderar a los clientes que se sienten abrumados.

Mientras hablo con clientes de entrenamiento de tiempo que luchan con abrumar, ya sean profesores, ejecutivos o abogados, surge un tema común: no pueden encontrar tiempo para hacer todo. Y, tienen razón: Nadie tiene tiempo para todo. Dado el ritmo de trabajo y el nivel de aportación en la sociedad moderna, la gestión del tiempo ha muerto. Ya no puedes encajar todo, no importa cuán eficiente sea que sea. (Este enigma es lo que me inspiró a escribir un libro sobre la inversión a tiempo).

En mi filosofía de inversión en el tiempo, aliento a los individuos a ver el tiempo como el recurso limitado que es y a asignarlo de acuerdo con su definición personal de éxito. Esto lleva a una serie de ramificaciones prácticas:

  • Decida dónde lo hará no pasar tiempo: Dado que tiene un presupuesto de tiempo limitado, no tendrá la capacidad de hacer todo lo que le gustaría hacer independientemente de su eficiencia. En el momento en que aceptas esa verdad, al instante reduces tu estrés y sentimientos de inadecuación. Por ejemplo, profesionalmente esto podría parecer como reducir su participación en comités, y personalmente esto podría parecer como contratar a otra persona para hacer mantenimiento del césped o terminar un proyecto de casa.
  • Asigne estratégicamente su tiempo: Los límites sobre cómo y cuándo invierte tiempo en el trabajo y en su vida personal ayudan a asegurar que usted tiene la inversión adecuada en cada categoría. Como entrenador del tiempo, veo una de las razones más convincentes para no trabajar horas extremadamente largas es que esta inversión de recursos de tiempo te deja con fondos insuficientes para actividades como ejercicio, sueño y relaciones.
  • Configurar la inversión automática de tiempo: Al igual que usted configura la inversión financiera automática en fondos mutuos en su cuenta de jubilación, sus rutinas diarias y semanales deberían hacer que su inversión de tiempo se aproxime a la automática. Por ejemplo, en el trabajo usted podría tener una cita recurrente consigo mismo dos tardes a la semana para avanzar en proyectos clave, y fuera del trabajo podría inscribirse en un campamento de entrenamiento físico donde se sentiría mal si no aparecía y sudar tres veces a la semana.
  • Aspirar a un presupuesto de tiempo equilibrado: Dados los reflujos y flujos de la vida, no se puede esperar que tenga un presupuesto de tiempo constantemente equilibrado, pero puede aspirar a tener uno equilibrado constantemente. En el transcurso de un período de una a dos semanas, su inversión en tiempo debe reflejar sus prioridades.

Una vez que haya asignado su tiempo correctamente, también debe abordar el trabajo dentro de cada categoría de manera diferente. Como expliqué anteriormente, tratar de «conseguir como en todo» le impide invertir la cantidad máxima de tiempo en lo que traerá el mayor retorno de su inversión. Es por eso que desarrollé la Técnica INO para ayudar a superar el perfeccionismo y la mala asignación de su 24/7. Así es como funciona:

Cuando se aproxima a un elemento pendiente, desea considerar si se trata de una actividad de inversión, neutral u optimización. Las actividades de inversión son áreas en las que una mayor cantidad de tiempo y una mayor calidad del trabajo pueden conducir a un payoff exponencial. Por ejemplo, la planificación estratégica es una actividad de inversión; también lo es pasar tiempo, sin dispositivos, con las personas que amas. Apuntar a un trabajo de nivel A en estas áreas. Las actividades neutrales solo necesitan hacerse adecuadamente; más tiempo no significa necesariamente una payoff significativamente mayor. Un ejemplo podría ser asistir a reuniones del proyecto o ir al gimnasio. Estas cosas deben hacerse, pero puedes apuntar a un trabajo de nivel B. Las actividades Optimize son aquellas en las que el tiempo adicional dedicado no genera ningún valor añadido y le impide realizar otras actividades más valiosas. Apunte a trabajar a nivel C en estos: cuanto más rápido los haga, mejor. La mayoría de los trámites administrativos básicos y los mandados encajan en esta categoría.

El objetivo general es minimizar el tiempo dedicado a optimizar las actividades para que pueda maximizar su tiempo dedicado a actividades de inversión. He descubierto que esta técnica te permite superar tendencias perfeccionistas e invertir en más de lo que realmente importa para que puedas aumentar tu efectividad personal y profesionalmente.

A nivel táctico, aquí hay algunos consejos sobre cómo poner la técnica INO en acción:

  • Al comienzo de cada semana, defina claramente las actividades de inversión más importantes y bloquee el tiempo en su calendario para completarlas a principios de la semana y temprano en sus días. Esto naturalmente te obligará a hacer todo lo demás en el tiempo que queda.
  • Cuando busque su lista de tareas diarias, ponga una «I», «N» u «O» junto a cada artículo y luego asigne su presupuesto de tiempo en consecuencia, como cuatro horas para la actividad «I», tres horas para las actividades «N» y una hora para las actividades «O».
  • Si comienza a trabajar en algo y se da cuenta de que está tomando más tiempo de lo esperado, pregúntese: «¿Cuál es el valor y/o el costo de oportunidad de dedicar más tiempo a esta tarea?» Si se trata de una actividad I y el valor es alto, manténgalo y tome tiempo lejos de sus actividades N y O. Si cae en la categoría N y hay poco valor añadido o la categoría O y pasar más tiempo le impide hacer elementos más importantes, ya sea hacerlo al nivel mínimo, delegarlo o detenerlo y terminarlo más tarde cuando tenga más tiempo libre.
  • Si lleva un diario de tiempo o marca el tiempo que pasó en su calendario, también puede mirar hacia atrás cada semana y determinar si asignó su tiempo correctamente para maximizar payoff de su inversión en tiempo.


Escrito por
Elizabeth Grace Saunders



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