Christine vs. Work: Cómo hacer bien las reuniones híbridas

Los lugares de trabajo híbridos, con algunos empleados en la oficina y otros remotos, están ganando fuerza a medida que salimos de la pandemia. (Índice de tendencias laborales de Microsoft en 2021, un estudio de más de 30 000 personas en 31 países, encontró que el 73% de los encuestados deseaban opciones de trabajo a distancia.)

Cuando la mayor parte del mundo trabajaba de forma remota, era más fácil para los empleados permanecer en pie de igualdad, al menos desde el punto de vista de la visibilidad y la comunicación. Sin embargo, las oficinas híbridas presentan nuevos desafíos. ¿Cómo mantenemos un equilibrio entre las personas que vienen a la oficina y las que se mantienen alejadas? ¿Cómo cambiamos la forma en que nos conocemos o socializamos? Básicamente, ¿cómo nos aseguramos de que todos se sientan incluidos?

La editora de innovación Christine Liu habla con Juraj Holub, vicepresidente de marca y comunicación y diseñador jefe de reuniones en Slido, una plataforma de preguntas y respuestas y encuestas en vivo. Holub enfatiza la importancia de que los líderes adopten una mentalidad de prioridad remota y ofrece cinco tácticas sobre cómo celebrar reuniones híbridas mejores y más inclusivas.

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Transcripción

CHRISTINE LIU: Trabajo híbrido. Es una combinación de trabajo remoto y presencial. Es una realidad para mucha gente en este momento y en el futuro previsible. En realidad, aquí en HBR, acabamos de empezar…

Sí, el híbrido está sucediendo, y no estoy preparado para nada.

Mira, el año pasado, cuando todos trabajábamos de forma remota y en videollamadas y demás, nos hicieron iguales en el buen sentido en términos de visibilidad. Pero me preocupa el híbrido, no va a seguir siendo así.

Así que tengo muchas preguntas, pero esencialmente, si tienes una reunión y tienes gente en la sala, y tienes gente llamando, ¿cómo te aseguras de que todos se sientan escuchados, todos se sientan incluidos y que nadie sienta que una segunda clase está en este mundo híbrido?

Si el híbrido te está sucediendo, ahora es el momento crucial para empezar a construir esos buenos hábitos antes de que los viejos comiencen a entrar de nuevo. Hagamos híbridos bien.

Antes de empezar, unas breves palabras de nuestro patrocinador. Todos queremos mejores formas de trabajar. Confluence, el software de colaboración líder en equipo, mantiene a toda la empresa sincronizada. Confluence es un lugar donde puedes crear, colaborar y compartir trabajo, para que puedas dedicar menos tiempo a reuniones y más tiempo a hacer. Consíguelo gratis hoy en atlassian.com/meet-less.

JURAJ HOLUB: Creo que hay un consenso general de que el futuro del trabajo será híbrido. Pero lo curioso es que nadie sabe exactamente cómo se verá.

CHRISTINE LIU: Eso es Juraj Holub. Es vicepresidente de marca y comunicaciones en Slido y también ostenta el título de Diseñador Jefe de Reuniones. Ha pensado mucho en el diseño de reuniones, los eventos virtuales y la cultura del trabajo remoto.

JURAJ HOLUB: Me gusta usar esta frase de que habrá «cincuenta tonos de híbridos». Lo que significa que habrá todo tipo de escenarios, como traer a la gente de vuelta durante dos días, o simplemente volver a la oficina de manera completamente opcional y usar el espacio como área de colaboración. Sin embargo, como con cualquier otra configuración de trabajo, las reuniones desempeñarán un papel importante.

CHRISTINE LIU: Todo el mundo está muy ansioso por las reuniones híbridas, porque lo último que quieren hacer es excluir accidentalmente a las personas que vienen de forma remota porque no están físicamente allí. Pero, lamentablemente, es muy fácil de hacer. Así que además del problema humano, también están las cosas técnicas.

JURAJ HOLUB: Tú, como anfitrión de una reunión, eres tres en uno. Eres creador de contenido, facilitador y, al mismo tiempo, eres técnico AV. Y sin tener la configuración técnica correcta, el resto no importa realmente.

CHRISTINE LIU: Dirigir una reunión híbrida me resulta abrumador, y solo quiero una breve lista de cosas reales que puedo hacer y que tengan un impacto positivo. Pero por favor, dime cuál es el mayor rendimiento de mi inversión para el híbrido. Juraj, necesito tu ayuda.

JURAJ HOLUB: Creo que todo comienza con una mentalidad de prioridad remota. Y permítanme darles cinco consejos sobre cómo lograr esto.

CHRISTINE LIU: Muy bien. Poner una mentalidad de prioridad remota, vamos.

Consejo 1: todos se registran virtualmente

Así que este consejo es un poco incómodo en persona, pero básicamente las personas que están en la oficina inician sesión con su propio portátil en la sala de reuniones y luego tienen la reunión. Pero es con esa mentalidad de prioridad remota, pensando realmente en las personas que inician sesión de forma remota, porque pueden ver la cara de todos con claridad, pueden obtener señales visuales.

JURAJ HOLUB: Lo que crea es este tipo de experiencia igual para todos.

CHRISTINE LIU: Una vez que sabes qué hacer, no está tan mal. Es, de nuevo, ¿por qué vuelvo a mirar mi pantalla? Podría estar mirando a todos a la cara. Pero honestamente, solo pruébalo y pregúntale a tus empleados remotos qué piensan. Quiero decir, sus comentarios son lo que necesitas.

Consejo 2: di «hola» a todos

Muy bien, me encanta este consejo. Es súper fácil, es bastante divertido y, sinceramente, es lo que hemos estado haciendo cuando estábamos encerrados de todos modos. Básicamente, saluda primero a las personas remotas y di: «Hola, bienvenidos a la fiesta».

JURAJ HOLUB: Reconozca que hay personas que asisten a esta reunión fuera de los pocos que están sentados en la sala.

Consejo 3: monitoriza los iconos de silencio

CHRISTINE LIU: Este es genial, porque es táctico y súper específico. Básicamente, cuando celebre la reunión, mire la lista de participantes y esté atento a cualquiera que se quede en silencio. Alguien que elige apagar el silencio es un buen indicador de que puede tener algo que decir. Así que si lo ves, simplemente diga: «Oye, te invito a compartir».

Te perderás algunas cosas si lideras la reunión, así que pide a otras personas que te cuiden. Y de esa manera, ojalá, si alguien se queda mudo, alguien esté ahí para verlo.

Consejo 4: solicita cámaras con cuidado

Este es un poco delicado en el tema de las cámaras, pero básicamente solo quieres invitar a todos a encender sus cámaras, aunque sea brevemente, al comienzo de la reunión. Quiero decir, es genial verlos a todos, y le pones cara a un nombre. Y simplemente humaniza toda la experiencia. Si la gente se siente incómoda, está bien, no lo presiones. Es solo esta invitación.

JURAJ HOLUB: Haría que esto fuera opcional. Como dije, no presiones demasiado a la gente. Definitivamente hay razones por las que la persona no encendió la cámara. Así puedes decir algo así. «Muy bien, amigos, gracias a todos por unirse. Si es posible, vamos a encender la cámara por un momento al principio para vernos, saludarnos y luego apagarlos. Sería un bonito gesto ver a todos».

CHRISTINE LIU: Esto realmente ayuda a humanizar la experiencia y pone una cara al nombre, y todos pueden saludarse. Después de eso, lo que haces es asunto tuyo.

Consejo 5: la participación es crucial

Se trata de recopilar comentarios en tiempo real. Así que sea cual sea la plataforma que utilices, definitivamente hay una función de sondeo, un chat, emojis o lo que sea. La conclusión es que tienes que usarlos e integrarlos en tu reunión. Y luego, una vez que obtienes los resultados, ayuda a impulsar la discusión. Actúa en base a esos comentarios.

JURAJ HOLUB: ¿Podemos seguir adelante? Como, dame un pulgar hacia arriba virtual. Y si ves todos esos pulgares hacia arriba volando desde cualquier dirección, puedes ver que, de acuerdo, todo claro, recibí tus comentarios. Podemos seguir adelante. Pero entonces puede haber una situación más elaborada donde necesites una retroalimentación más profunda. Y yo diría que vayan con las encuestas en vivo. Son realmente una forma increíble de igualar la experiencia para todos.

CHRISTINE LIU: He aquí un mensaje de nuestro patrocinador, Confluence.

JASON PHAN: Hola, soy fan de Jason de Confluence con cinco consejos para que tus reuniones híbridas sean más efectivas. Primero, pregúntate, ¿realmente necesitamos vernos? La fatiga de las reuniones es real, pero la herramienta de colaboración en equipo adecuada, como Open Workspace de Confluence, hace que la información sea transparente y esté disponible para todos los miembros del equipo. Puedes mantener a tus equipos sincronizados y reducir las reuniones.

En segundo lugar, utilice una herramienta de reunión híbrida para brindar a todos un acceso igualitario sin ningún obstáculo de permiso y para fomentar una mayor participación del equipo, más intercambio de conocimientos y una colaboración más significativa.

A continuación, establece una agenda con las contribuciones del equipo. Las mejores reuniones híbridas son colaborativas. Usa actualizaciones de estado, listas de tareas pendientes, marcos de toma de decisiones y otras plantillas para que todos puedan opinar. Se sorprenderá de cuánto más breves serán las reuniones cuando las incidencias se envíen con antelación.

Cuarto, invita solo a personas clave. Invitar a demasiadas personas puede dificultar la toma de decisiones y puede suprimir la participación. Para tener una conversación productiva, trate de mantener las reuniones de su equipo para 10 partes interesadas esenciales o menos.

Por último, después de la reunión, comparte tus notas. Las reuniones híbridas permanecen útiles cuando publica notas de la reunión, especialmente decisiones y elementos de acción, y las pone a disposición de los miembros del equipo. Organízalos con etiquetas o en carpetas y espacios compartidos para que tu equipo pueda profundizar fácilmente en la información que necesita. Usamos Open Workspace de Confluence para mantener organizadas las reuniones de nuestro equipo.

Dedique menos tiempo a reunirse y más tiempo a hacer. Consigue Confluence gratis hoy en atlassian.com/meet-less.

CHRISTINE LIU: Casi me siento como la típica reunión de oficina, podríamos salirnos con la suya siendo perezosos y malos en las reuniones porque al menos estábamos entretenidos mirándonos o algo así. Esto parece que todos necesitamos intensificar nuestro juego para hacer algo en lo que deberíamos haber sido buenos en primer lugar.

JURAJ HOLUB: No nos enseñan cómo dirigir una conversación, cómo facilitarla. Se nos enseña cómo presentar la información de manera clara. Pero es una habilidad completamente diferente. Facilitar, dirigir la conversación, significa que piensas consciente y estratégicamente en atraer a las personas, dar voz a los miembros silenciosos y hacer avanzar la conversación.

CHRISTINE LIU: Me encantan estos consejos, porque cinco es un número muy manejable. Pero creo que lo más importante es mantener esa mentalidad de primero a distancia. Ese es realmente el principio rector. Así que, básicamente, ponte en la piel de alguien que inicia sesión en esa reunión. Todos sabemos lo que se siente, porque todos hemos estado ahí. E incluso pensar en eso y considerando que es más de la mitad de la batalla.

JURAJ HOLUB: Me gusta inclinarme hacia un lado más positivo de las cosas, que vamos a crear realmente en un entorno donde las personas puedan prosperar sin importar de dónde se unan, y vamos a combinar lo mejor de ambos mundos.