Christine vs. trabajo: cómo usar realmente una pizarra

PRO SIGO: Limite sus notas adhesivas a un color.
Christine vs. trabajo: cómo usar realmente una pizarra
Christine vs. trabajo: cómo usar realmente una pizarra

La mayoría de nosotros probablemente no pensamos demasiado en las pizarras blancas. Tanto si se trata de la superficie tradicional de borrado en seco como de un espacio de trabajo de colaboración digital, normalmente usamos pizarras blancas en las reuniones para sesiones de lluvia de ideas, para anotar diagramas o para publicar notas adhesivas con preguntas e ideas.

Pero, ¿hay una forma mejor de usar pizarras blancas? ¿Por qué son importantes y existen técnicas para liberar todo su potencial?

Christine Liu, editora de innovación, busca respuestas de Jake Knapp, inventor del Design Sprint y autor de Sprint: Cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días y Haga tiempo: cómo concentrarse en lo que importa todos los días. Knapp, un fanático de la pizarra que se describe a sí mismo, explica el verdadero valor cognitivo de una pizarra blanca y describe consejos profesionales para que cualquiera pueda aprovechar al máximo una sesión de pizarra.

Otros vídeos de esta serie

Cómo hacer que las reuniones virtuales se sientan más reales
¿Sigue siendo importante la presencia virtual en el trabajo?
Cómo responder a la pregunta, «Háblame de ti»
Cómo estar menos solo en el trabajo
Cómo decir no en el trabajo
Cómo hacer un mazo de presentación que no apeste
¿Qué aspecto tiene realmente «Sé tú mismo» en el trabajo?
Necesita comentarios difíciles: aquí le mostramos cómo obtenerlos
Cómo alzar la voz en las reuniones
Qué emociones difíciles intentan decirte
Cómo dar retroalimentación, especialmente cuando te da miedo
Cómo crear y reparar la confianza en el trabajo
¿Cuál es el punto de LinkedIn, de todos modos?
Cómo salir de una rutina creativa
Cómo ser más productivo
Cómo negociar un regreso flexible a la oficina
Cómo estar preparado para un despido, incluso si su trabajo se siente seguro por ahora
Cómo organizar una fiesta de trabajo virtual que no apesta
Cómo dejar tu trabajo sin arrepentimientos
Cómo encontrar un mentor que pueda acelerar tu carrera


Transcripción

CHRISTINE LIU: Vamos a hablar de pizarras blancas. Son como el cliché de la oficina, ¿no? Tienes grapadoras, fotocopiadoras y pizarras blancas. Y es igual que la productividad, la lluvia de ideas y cosas emocionantes. Creo que todos estamos de acuerdo en que las pizarras blancas, ya sean reales o virtuales, son útiles. Puedes anotar notas. Puedes dibujar pequeñas cosas. Puedes poner notas adhesivas.

Pero cuanto más pensaba en ellos, más preguntas tenía, como, oh, tal vez tienen ese poder secreto. Hay una razón por la que están en todas partes. ¿Me estoy perdiendo algo? ¿A todos nos falta algo? Resulta que hay más. Quédate si quieres ver estos consejos en acción. Vamos a aprender a usar realmente una pizarra blanca.

Antes de empezar, unas palabras de nuestro patrocinador. Todos queremos mejores formas de trabajar. Confluence, el software líder en colaboración en equipo, mantiene sincronizada a toda tu empresa. Confluence es un lugar en el que puedes crear, colaborar y compartir trabajo para que puedas dedicar menos tiempo a las reuniones y más tiempo a hacer. Consíguelo gratis hoy mismo en atlassian.com/Meet-less.

JAKE KNAPP: Por fin. Por último, alguien quiere hablar de pizarras blancas. Alrededor de tiempo.

CHRISTINE LIU: Ese es Jake Knapp. Inventó el Design Sprint y ha escrito Sprint y Haz tiempo. Como diseñador, ha pensado mucho en herramientas y procesos, herramientas como pizarras blancas. En tu libro Sprint, escribes que las pizarras te hacen más inteligente. ¿Puedes desempacar eso?

JAKE KNAPP: La pizarra es una memoria extra para nosotros. Y significa que no tenemos que sostener en nuestra cabeza lo que dijo la persona en la última frase o en la segunda frase. Y no tenemos que tratar constantemente de convencer a nuestros colegas o tratar de convencernos unos a otros o intentar construir; no tenemos que estar necesariamente tan sujetos al sesgo de los últimos años y a todas estas cosas. Lo podemos ver. Podemos poner las cosas ahí arriba y ampliar nuestra memoria. Y de esa manera, nos hace absolutamente más inteligentes.

CHRISTINE LIU: Jake es un gran admirador de las pizarras blancas. ¿Qué te vuelve loco de cómo ves que algunas personas usan pizarras blancas?

JAKE KNAPP: Lo principal es cuando la gente no los usa. Ese es el número uno. Y es tan común que la pizarra blanca sea basura, como si fuera pequeña o extraña y aún se puede ver lo que la gente escribió antes porque no se borra correctamente. Es un material extraño. O no hay pizarra en absoluto. Es como decir, bueno, vamos a escribir software y no tenemos ordenadores. Es solo que… es una locura.

CHRISTINE LIU: Hay un lienzo en blanco y puedes hacer lo que quieras. Pero creo que la libertad provoca un poco de ansiedad. ¿Estoy haciendo esto bien? ¿Estoy poniendo cosas en los lugares correctos? Necesito ayuda. Estoy viendo esta pantalla blanca en blanco, y estoy tratando de averiguar cuál es la mejor manera de empezar a rellenarla de forma estructurada.

JAKE KNAPP: Imagínate en IKEA y estás viendo una estantería. Hay todos estos componentes diferentes, y puedes averiguar qué estanterías quieres y cuántas quieres. Bueno, la pizarra blanca es como esa estantería. Y voy a construir las estanterías que necesito, y luego tendré un lugar para poner cosas cuando surgen en la conversación.

Me gusta comenzar una reunión de proyecto más grande averiguando cuál es el objetivo a largo plazo. Así que podría estar escribiendo «Objetivo a largo plazo». Entonces sé que lo que hay en esta área aquí: voy a dibujar este rectángulo aquí y quiero que completemos cuál es el objetivo a largo plazo. De esto se trata todo. Esto es lo que nos fundamento. Del mismo modo, podría copiar esto, moverlo aquí abajo, y podría decir, ¿cómo vamos a medir ese objetivo? Si salimos al futuro y hemos logrado ese objetivo, ¿qué aspecto tendrá? ¿Cuáles son las cosas que podríamos medir de forma tangible? ¿Qué pasa con los riesgos? No quiero hablar solo de las cosas que podrían salir bien. ¿Cuáles son todos los problemas potenciales? Tenemos ahora esta nueva estantería para el pesimismo. Otra cosa que realmente me gusta hacer es hacer un mapa de cómo funciona esto. Podrías pensar en ello como, ¿cómo funciona nuestro sistema?

CHRISTINE LIU: Jake también usa esta técnica que me encanta llamada «Nota y voto». Básicamente, si estás en una reunión y la gente solo está tratando de hablar unos a otros, solo tienes que hacer una pausa. Ponte un temporizador. Todo el mundo escribe sus ideas de forma silenciosa e independiente en notas adhesivas.

JAKE KNAPP: Y luego usas la pizarra para capturar todas esas cosas.

CHRISTINE LIU: En este punto, espero que ya tengas a alguien a quien hayas designado como responsable de la toma de decisiones. Toman en consideración todos estos votos y hacen la última llamada. Listo. Decisión tomada. Muévete.

Puede que te sientas tentado a usar tantas cosas elegantes en tu pizarra blanca. No. Combate el impulso. Quieres que sea súper simple, aburrido. Las ideas no son aburridas. Las ideas son sorprendentes y ricas. Pero todo lo demás debería apoyarlos.

JAKE KNAPP: Otra cosa que me vuelve loco son las notas adhesivas multicolores.

CHRISTINE LIU: ¡Pero son muy divertidos!

JAKE KNAPP: Bueno, parecen divertidos. Tu cerebro empieza a intentar averiguar, ¿por qué es verde y por qué es naranja? Y dejas de mirar tanto la información. Así que añade obstáculos adicionales para saltar.

CHRISTINE LIU: Cíñete a un color de nota adhesiva. A Jake le encanta el amarillo. Y luego, todo lo demás son literalmente palabras, cajas y flechas. Nada más. Mantenlo sencillo. Así que otra pregunta es, ¿realmente importa qué tipo de pizarra blanca uses? Bueno, algo así. Hablemos de pizarras digitales. Lo que buscas es algo que sea robusto, fiable y receptivo, pero quieres que sea lo suficientemente fácil de usar para que cualquiera que se una a la reunión pueda resolver las cosas rápidamente. Y si vas a ir a la pizarra de la vieja escuela, ve a lo grande o vete a casa.

JAKE KNAPP: Por ejemplo, si trabajas con personas en la vida real, realmente quieres tanta superficie como sea posible. Algo así apesta si tiene esta forma, porque solo puedes escribir una lista de textos. Solo puedes hacer una diapositiva de PowerPoint.

CHRISTINE LIU: Sí, Jake tiene opiniones. Hay más.

JAKE KNAPP: Entonces deberían ser un paisaje. Me importan las notas adhesivas amarillas simples. Y en realidad, el adhesivo de las marcas Post-It es demasiado fuerte. Sí, y luego usas marcadores Expo.

CHRISTINE LIU: Aprendimos a usar una pizarra de mejor manera, lo cual es genial. Pero creo que la conclusión más importante aquí es, ¿por qué te importan las pizarras blancas? Y creo que lo tengo. Esto se debe a que las pizarras blancas son la herramienta a utilizar para evitar malas reuniones. Se escuchan las ideas de todos, no solo las personas más ruidosas. Tienes claridad. Todo el mundo está mirando un espacio compartido, por lo que hay menos margen para la falta de comunicación o el error. Y luego, vaya, tienes un plan de acción. Estás tomando decisiones. Se está moviendo. Estás haciendo las cosas, y eso me encanta.

JAKE KNAPP: El propósito principal de hacer un mejor trabajo juntos, en realidad es bastante noble. En cierto modo, estamos bromeando. Estoy bromeando sobre ello. Es geek y nerd, y sé que me gusta demasiado. Pero, ¿qué podría ser más importante? No podemos hacer cosas asombrosas sin la ayuda de otras personas. Y perdemos gran parte de nuestro tiempo haciendo girar las ruedas en reuniones que no tienen sentido, manteniendo conversaciones inútiles. Estas cosas son solucionables y es un excelente y sencillo lugar para empezar.


  • Christine Liu is the innovation editor at Harvard Business Publishing’s product incubator.
  • Related Posts