Todos estamos de acuerdo en que tenemos demasiadas reuniones. Desde el evento único hasta el check-in semanal con un empleado, las reuniones están tomando una cantidad cada vez mayor de tiempo en nuestro trabajo diario. Sin embargo, eliminar reuniones de tu calendario no siempre es la mejor manera de retomar tu tiempo.
Cuando se enfrentan a un ataque de reuniones regulares, muchos gerentes caen en la trampa de creer que están demasiado ocupados para mantener sus reuniones individuales con sus informes directos, pensando que estas sentadas no son tan importantes como todos los demás temas que tienen en su agenda. Suponen que estas reuniones pueden ser sustituidas por un intercambio de correo electrónico o una política de puertas abiertas, por la que la gente puede pasar por aquí con una pregunta rápida, en lugar de exigir un trozo de 30 minutos de un día. Pero esta estrategia es altamente ineficiente. Es cierto que la cancelación de reuniones individuales puede parecer abrir más espacio en el calendario, pero en mi experiencia como entrenador del tiempo, veo una y otra vez que no tomarse el tiempo en el front-end para administrar eficazmente sus informes directos conduce a una gran cantidad de tiempo perdido en el back-end.
Hay algunos problemas obvios que se derivan de la cancelación de estas reuniones con respecto al trabajo de sus informes directos. No tener un tiempo programado predecible con usted puede llevar a los empleados a trabajar en algo incorrectamente, lo que puede causar emergencias innecesarias y perder tiempo corrigiendo errores. O puede conducir a una disminución de la productividad porque los empleados están confundidos y no están claros acerca de sus prioridades y, por lo tanto, no logran mucho.
Pero los costos de no mantener reuniones individuales —y no llevarlas a cabo de manera efectiva— son, de hecho, mucho más altos en términos de gestión del tiempo y productividad. Cuando usted no se compromete a un tiempo específico con límites cuando dedicará su atención a sus informes directos, necesitan encontrar otras formas mucho menos efectivas de conectarse con usted. Pueden empezar a enviarte muchos correos electrónicos porque, a medida que surgen preguntas, no están seguros de cuándo se reunirán contigo a continuación. Pueden pasar el puntero fuera de su oficina tratando de atraparlo entre reuniones. Esto no es sólo una pérdida de tiempo, esperar una respuesta o pasar el rato como grupos de presión con la esperanza de atrapar unos minutos distraídos con usted, sino que también le lleva a no sentir ningún sentido de control sobre su horario. Estás constantemente distraído. Nunca se sabe cuándo alguien estará en su puerta, por lo que no siente que puede planear hacer su trabajo importante (o incluso responder correos electrónicos) en las brechas entre reuniones. Si supieran que podrían contar con su tiempo individual con usted, podrían salvar esas preguntas e ir a través de ellas con ustedes a la vez.
Cuando cancela uno contra uno y compensa con una política de puertas abiertas, su inversión de tiempo imita la de un empleado del centro de llamadas que recibe las solicitudes en el orden en que se reciben, en lugar de un gerente y ejecutivo efectivo que alinea su inversión en tiempo con sus prioridades. Sí, dar retroalimentación y apoyo es parte de su papel, pero no es absolutamente todo lo que se necesita para operar de manera efectiva en su posición.
Para ayudar a restablecer una sensación de previsibilidad con sus informes directos, consiga reuniones periódicas semanales o quincenales. Compromete hacer todo lo posible para mantenerlos, incluso si significa que te conectas por teléfono en lugar de en persona o por un período más corto de tiempo.
Luego, a medida que aumente su nivel de compromiso con sus empleados, exija el mismo nivel de compromiso de ellos haciéndolos responsables de la efectividad de sus interacciones con usted. Solicite que los documentos de seguimiento se actualicen antes de las reuniones y que los informes sobre los elementos de acción se envíen con antelación para que los revisen rápidamente. Esto enseña a su personal a pensar en las actividades, anticipar problemas, resolver problemas por su cuenta y aprovechar eficazmente su tiempo en lugar de pasar por allí cada vez que surjan preguntas. Su tiempo individual se puede dedicar a responder preguntas, resolver problemas y pensar estratégicamente en lugar de actualizaciones de estado. Esta es también una oportunidad para que usted ofrezca orientación sobre prioridades y estrategia, ya que con su tiempo abierto ininterrumpido, puede pensar estratégicamente sobre lo que está sucediendo y comunicarlo a sus informes directos.
Esto también significa que desea crear la expectativa de que todos los artículos no urgentes se cubran en sus reuniones programadas y que no es aceptable pasar por aquí con frecuencia con preguntas que podrían cubrirse fácilmente en uno a uno. También puede guardar sus correos electrónicos no urgentes y responderlos verbalmente cuando se encuentre.
Para maximizar la eficacia de esta estrategia, especialmente cuando está recibiendo capacitación a su personal, es posible que necesite cerrar la puerta durante una parte del día para que pueda centrarse en las actividades que necesita realizar, ya sea trabajo de estrategia, prepararse para una presentación o simplemente golpear algún correo electrónico. Cerrar la puerta no es decir que no te importa la gente o sus problemas de trabajo, sino que es decir que respetas tus compromisos con ti mismo y otro trabajo importante. Sus informes directos son menos propensos a violar este tiempo de trabajo ininterrumpido, ya que les ha mostrado el respeto de hacer y mantener sus reuniones individuales con ellos. Deben tener lo que necesitan para avanzar con sus propios proyectos, para que pueda centrarse en el suyo sin preocuparse de que usted es el cuello de botella.
Por supuesto, no estoy sugiriendo que mantenga su puerta cerrada todo el tiempo o que nunca acepte preguntas entre uno contra uno. Pero al crear una cultura donde estas reuniones regulares sean respetadas y abandonadas es la excepción, no la norma, se crea una cultura mucho más respetuosa, eficiente y efectiva en la que todos tienen una mejor capacidad de alinear su inversión de tiempo con sus prioridades.
