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Cada nuevo empleado necesita un «compañero» de incorporación

Lecciones de un programa piloto en Microsoft.
Resumen.

Incorporar a un nuevo empleado es un momento emocionante y estresante. Y si bien los gerentes desempeñan un papel fundamental en la configuración de las primeras semanas y meses de los nuevos empleados, un esfuerzo de equipo más amplio puede garantizar que la experiencia sea positiva y productiva. En los últimos años, Microsoft ha estado trabajando para mejorar su proceso de incorporación a través de un programa piloto en el que participan «compañeros de incorporación»: un empleado actual dedicado asignado para ayudar a la transición de un nuevo empleado. La empresa descubrió que estos compañeros ayudan a garantizar una incorporación exitosa de tres maneras clave: proporcionan contexto organizacional, aumentan la productividad y mejoran la satisfacción de los nuevos empleados. Las empresas que quieran iniciar un programa piloto similar deben tener en cuenta lo que necesitan los empleados actuales para ser compañeros exitosos también. Por lo general, esto implica priorizar sus cargas de trabajo, comunicar los tiempos y aclarar las estructuras de informes. En última instancia, una incorporación exitosa no requiere un manual de estrategias demasiado complicado. Solo requiere una gestión planificada y la cantidad adecuada de apoyo.


Incorporar a un nuevo empleado es un momento emocionante y estresante. Y si bien los gerentes desempeñan un papel fundamental en la configuración de las primeras semanas y meses de los nuevos empleados, un esfuerzo de equipo más amplio puede garantizar que la experiencia sea positiva y productiva.

Durante los últimos años, Microsoft ha estado trabajando para mejorar su proceso de incorporación. Al principio, aprendimos que una acción aparentemente sencilla (los gerentes se reunían individualmente con sus nuevos empleados durante su primera semana de trabajo) tiene beneficios desmedidos. A través de nuestra investigación continua, también hemos llegado a otra conclusión: los compañeros de incorporación desempeñan un papel importante para garantizar una experiencia de incorporación exitosa. Si bien esto puede parecer obvio, al igual que nuestros hallazgos individuales, a menudo falta en la introducción de un nuevo empleado a una nueva empresa. Después de ejecutar un programa piloto con 600 empleados de toda la organización, descubrimos que los compañeros de incorporación ayudan a nuestros empleados de tres maneras clave:

Los compañeros de incorporación proporcionan contexto. Para los empleados titulares, el contexto que rodea la mayor parte de su trabajo está tan bien establecido que está en los pliegues de cada correo electrónico escrito, cada reunión a la que asiste y cada PowerPoint presentado. Para los nuevos contratados, el contexto es un bien preciado. Sin ella, un nuevo empleado probablemente tendrá dificultades para comprender plenamente su función o cómo contribuir al éxito de su equipo. Los compañeros de incorporación pueden dar el tipo de contexto que no encontrarás en el manual del empleado. Por ejemplo, los compañeros de incorporación bien informados pueden ayudar a los nuevos empleados a determinar quiénes son las partes interesadas relevantes, cómo navegar por la matriz de diferentes organizaciones y pensar estratégicamente a la hora de resolver problemas. También pueden arrojar luz sobre las normas culturales y cualquier regla tácita que exista, lo que podría conducir a una transición mucho más fluida hacia la organización.

Los compañeros de incorporación aumentan la productividad. La velocidad hacia la productividad suele ser una preocupación tanto para la empresa como para el nuevo empleado. Al ocupar el puesto, la empresa satisfizo la necesidad de un determinado conjunto de habilidades y ahora quiere ver un rápido retorno de su inversión. Mientras tanto, es probable que el nuevo empleado experimente la tensión entre querer aumentar rápidamente pero también tener que tomarse un tiempo para aprender el trabajo. En Microsoft, descubrimos que cuanto más se reunía el compañero de incorporación con el nuevo empleado, mayor es la percepción del nuevo empleado de su propia velocidad hacia la productividad: el 56% de los nuevos empleados que se reunieron con su compañero de incorporación al menos una vez en sus primeros 90 días indicaron que su amigo les ayudó a ser productivos rápidamente en su papel. Ese porcentaje aumentó al 73% para los que se reunieron dos o tres veces con su amigo, al 86% para los que se reunieron de cuatro a ocho veces y al 97% para los que se reunieron más de ocho veces en sus primeros 90 días. Claramente, esa capa adicional de apoyo es fundamental para el éxito de un nuevo empleado.

Los compañeros de incorporación mejoran la satisfacción de los nuevos empleados . Con más de 120.000 empleados, no es difícil imaginar los abrumadores desafíos que uno podría enfrentar al entrar en una organización tan grande y compleja. Con el fin de entender realmente el valor de los compañeros de incorporación, analizamos la diferencia entre los empleados a los que se les asignaron compañeros de incorporación frente a los que no lo estaban. Nuestra investigación descubrió que después de su primera semana de trabajo, los nuevos empleados con amigos estaban un 23% más satisfechos con su experiencia general de incorporación en comparación con los que no tenían amigos. Esta tendencia continuó a los 90 días con un aumento del 36% en la satisfacción. Los que tenían amigos también informaron haber recibido un apoyo más activo tanto de su manager como del equipo en general.

Después de una cuidadosa observación de nuestros datos, decidimos expandir nuestro programa piloto de incorporación mediante la creación de un sitio interno para que los gerentes de contratación emparejaran a los nuevos empleados con un compañero de incorporación, junto con orientación sobre lo que hace que una buena combinación sea adecuada. Por ejemplo, los compañeros deben tener suficiente conocimiento sobre el papel del nuevo empleado o la naturaleza del trabajo, un historial de desempeño laboral sólido y el tiempo para ayudar a un nuevo empleado. Una vez emparejados, se enviaron recordatorios automáticos al nuevo empleado, al gerente y a su amigo para fomentar un compromiso constante, especialmente durante los primeros 90 días de empleo.

Todavía nos queda mucho por aprender a medida que seguimos adaptando y ampliando nuestro programa, pero estos son algunos de nuestros primeros puntos de vista y consejos:

Repriorizar la carga de trabajo. Cuando empareje a un nuevo empleado con un compañero de incorporación, tenga en cuenta la carga de trabajo actual del compañero de incorporación. En algunos casos, es posible que tengas que ayudar a reasignar o despriorizar el trabajo para que el amigo tenga tiempo de satisfacer las necesidades del nuevo empleado.

Comunica el tiempo. Hágales saber tanto al nuevo empleado como al compañero de incorporación que se trata de una asociación con plazos limitados. Es más probable que los amigos ofrezcan sus servicios si la duración del compromiso se establece de antemano.

Las estructuras de informes importan. Nuestra investigación ha demostrado que los compañeros de incorporación que informan al mismo gerente reciben calificaciones más favorables que aquellos que informan a diferentes gerentes. ¿Por qué? Creemos que se debe a que los compañeros que informan al mismo gerente también pueden estar más familiarizados con el rol y las responsabilidades del nuevo empleado. Si el compañero de incorporación no comprende el rol del nuevo empleado, puede crear frustración para ambas partes.

Ser amigo es mutuamente beneficioso. No es solo el nuevo empleado quien puede beneficiarse de esta relación. Servir como compañero de incorporación brinda la oportunidad de demostrar y desarrollar habilidades gerenciales y de liderazgo. Hace unos años, encuestamos a nuestros empleados para comprender los atributos de un gerente exitoso. Dos de los cinco atributos principales, la comunicación y el apoyo, también son componentes para una relación de amigos exitosa. Además, enseñar a otros puede fortalecer la propia base de conocimientos, lo que permite a los compañeros desarrollar un nivel más profundo de experiencia.

En última instancia, hemos descubierto que una incorporación exitosa no requiere un manual de estrategias demasiado complicado. Por supuesto, es importante contar con un plan de incorporación multidimensional, pero recuerda que lo más importante que necesita un nuevo empleado para tener éxito es el apoyo. Todo lo que se necesita es un gerente planificado y un compañero de incorporación dedicado para garantizar que su nuevo empleado tenga unos primeros meses de trabajo positivos y productivos.


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