Antes de firmar el contrato de arrendamiento…

El alquiler de espacios de oficina suele ser un gran gasto para una pequeña empresa. Pero puede ser innecesariamente costoso si no comprende los costos ocultos y las restricciones que se esconden en muchos arrendamientos.

Lo primero que hay que entender es que cuando negocias un contrato de arrendamiento de oficina, tu arrendador probablemente tenga la ventaja. Si eres como la mayoría de los inquilinos, negocias un contrato de arrendamiento una vez cada cinco o diez años y pones el alquiler en la misma categoría que otros gastos comerciales corrientes de rutina, sopesando el pago mensual frente a tu flujo de caja.

El propietario se encuentra en una posición diferente. Su negocio es arrendar espacio y los edificios son su principal activo. El propietario está muy motivado para planificar a largo plazo y escribir arrendamientos conservadores que maximicen la rentabilidad de sus activos. Un buen abogado de bienes raíces puede ayudarle a proteger sus intereses, pero a menudo no está preparado para asesorarle sobre puntos de negocios. Los arreglos legalmente aceptables pueden ser malos tratos comerciales.

Afortunadamente, si eres inteligente y te reservas ciertos derechos, puedes convertir un arrendamiento de oficina en un activo tremendo. Estas son algunas de las disposiciones de arrendamiento más oscuras que protegen a los propietarios a expensas de sus inquilinos.

El espacio

El precio del espacio de oficina por pie cuadrado «alquilable» suele ser mucho más caro de lo que los inquilinos esperan porque los propietarios pueden incluir espacio que los inquilinos consideran inutilizables. Normalmente, solo podrás usar 75% hasta 90% de lo que pagas. Esta diferencia, el factor de pérdida, depende de tres cosas: la configuración física de sus oficinas, el método del propietario para medir el área alquilable y, cada vez más, el capricho del propietario.

El área alquilable seguramente incluirá una parte de ascensores, armarios de conserjeros, vestíbulos, escaleras y más. Bastante justo. Sin embargo, ten en cuenta que algunos edificios tienen un factor de pérdida más alto que otros. Las curvas elegantes o los ángulos agudos, los elevadores situados en el centro del edificio en lugar de en el lateral y la abundancia de columnas en su espacio contribuyen a un mayor factor de pérdida.

Además, los propietarios suelen desarrollar sus propios métodos para medir el área alquilable. Un propietario puede medir desde el exterior de una pared exterior a otra, por ejemplo, e incluir áreas cuestionablemente «públicas» como pozos de aire. Algunos edificios parecen medirse de gárgola a gárgola, adornos de fachada que no tienen relación con el espacio utilizable del inquilino.

Más allá de esto, muchos propietarios crean un factor de pérdida arbitrario. Una vez que han determinado qué tan grande es un espacio, simplemente inflan el número en, digamos, 25% y luego llámalo el área alquilable.

Para protegerte, puedes contratar a un arquitecto para que mida el espacio que planeas alquilar y te diga si el área utilizable satisfará las necesidades de tu negocio. El arquitecto debe utilizar un estándar generalmente aceptado, como el adoptado por la Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios, para que puedas comparar con precisión un espacio con otro. Luego, independientemente del número que use el propietario, sabrá cuánto pagará por pie cuadrado utilizable y tendrá una base más informada para negociar.

Al renovar el contrato de arrendamiento, el inquilino también puede descubrir que el propietario ha «remedido» el espacio y ahora afirma que es mucho más grande. Un conocido propietario de Manhattan le dijo a un inquilino que sé que el espacio del inquilino había crecido un 20%%. También exigía un alquiler más alto por pie cuadrado, un doble golpe.

Gastos operativos: la cláusula más complicada

Una cláusula de gastos operativos le permite al propietario recuperar los gastos de bolsillo normales de la administración de un edificio. Eso debería ser todo lo que hace. Los gastos operativos que figuran en su factura deben corresponder directamente a los beneficios que obtiene en virtud del contrato de arrendamiento, y deben cumplir con un estándar objetivo como los US GAAP (principios contables generalmente aceptados), no con convenciones propias de su arrendador.

Insista en una definición precisa y limitada de los elementos a incluir. Los propietarios a veces utilizan la cláusula de gastos operativos como centro de beneficios. Si aprueba una cláusula catchall, que muchos propietarios argumentan que es necesaria, puede convertirse en un cheque en blanco. Es posible que se le facture por cargos que tienen poco que ver con la administración de un edificio. La ambigüedad también aumenta el riesgo de litigios.

Exclusiones. Deben excluirse específicamente ciertos elementos de los gastos operativos: electricidad que sirve a los espacios de los inquilinos (el propietario lo recupera de cada inquilino individualmente); salarios ejecutivos; honorarios de consultoría; honorarios de estudios de mercado; comisiones y costos de publicidad; costos iniciales de paisajismo; reparaciones estructurales o reemplazos; multas incurridas porque el arrendador no paga los impuestos a tiempo; honorarios e intereses más altos causados por la refinanciación de la propiedad por parte del propietario; dinero que el arrendador debe pagar si incumple en virtud de un contrato de arrendamiento u otro acuerdo; cualquier honorario legal para resolver disputas que involucren al arrendador; cualquier cantidad excesiva que el propietario paga a un contratista o vendedor debido a una relación especial.

Mejoras de capital. Los gastos de capital requieren una atención especial cuando se negocia un contrato de arrendamiento. La cláusula de gastos operativos debería excluirlos generalmente de los gastos operativos por los que se le facturan.

Barclays Bank de Nueva York recibió una factura de reparación después de que su propietario, Panel Realty Company, instalara un nuevo sistema de aire acondicionado. Barclays se negó a pagar y el caso terminó en los tribunales. El contrato de arrendamiento de Barclays requería que el propietario realizara todas las reparaciones estructurales. El banco era responsable de su parte del resto del mantenimiento y las reparaciones del edificio, incluidas las reparaciones del sistema de aire acondicionado. El tribunal argumentó que la sustitución del sistema va más allá de las nociones tradicionales de reparación. Se trataba de un gasto de capital que Panel Realty no podía traspasar a Barclays. Si bien el banco ganó, había asumido riesgos innecesarios porque su arrendamiento no hacía responsable al propietario de los gastos de capital.¹

Incluso con una exclusión, los gastos de capital sustanciales, reasignados ingeniosamente, pueden llegar a su factura de gastos operativos si no tiene cuidado. Por ejemplo, un contrato de arrendamiento puede requerir que pagues el alquiler del equipo. Esta es una técnica común para convertir los gastos de capital en gastos que se transfieren al arrendatario. Deberías aceptar pagar el alquiler de equipos solo si no sustituyen al equipo de capital que el arrendador tendría que comprar de otro modo. Los inquilinos deberían estar atentos a cargos como este porque la Ley de Reforma Tributaria de 1986 cambió las disposiciones sobre depreciación de la ley tributaria y hizo que el arrendamiento de equipos fuera más atractivo para los propietarios que la compra.

Se supone que ciertas mejoras de capital, como ascensores nuevos y más eficientes o un nuevo sistema HVAC, reducen el costo de funcionamiento del edificio y, por lo tanto, su parte de los gastos operativos. Estos gastos de capital normalmente no se incluyen en los gastos de explotación. Sin embargo, los propietarios suelen insistir en que usted absorba una parte del costo. Pida alguna demostración de que, de hecho, estos gastos de capital reducirán los gastos operativos. Luego, si acepta un contrato de arrendamiento que le permita a su arrendador facturarle la amortización anual de estos artículos, asegúrese de que su parte se limite a los ahorros que obtenga en un año en particular. En otras palabras, sus gastos operativos netos no deben ser superiores a los anteriores a la instalación que ahorra costos.

Doble inmersión. Los costos del propietario de operar partes separadas del edificio que generan ingresos deben incorporarse a los gastos operativos solo después de que los ingresos se deduzcan de sus gastos operativos. Esto se aplica a tiendas diversas, cafeterías, plataformas de observación,. Si el edificio tiene un garaje, es probable que el propietario cobre a los inquilinos y al público por las plazas de estacionamiento, pero el costo de operar el garaje también puede estar incluido entre sus gastos operativos. Si su contrato de arrendamiento no excluye específicamente este costo, el arrendador tiene un buen argumento para facturarle.

Electricidad. Para muchos inquilinos, la electricidad es uno de los mayores gastos operativos. Los propietarios que desean aumentar sus ingresos sin cotizar un alquiler más alto suelen utilizar la cláusula de electricidad como centro de beneficios, lo que aumenta el costo ya sustancial de este servicio esencial. No permita que las ganancias de su arrendador aumenten innecesariamente sus facturas de servicios públicos. Por lo general, los arrendamientos establecen que la electricidad se pagará de tres maneras: medición directa, submedición o inclusión del alquiler.

La medición directa es sencilla y puede ser la más barata para usted. Cuando la empresa de servicios públicos mide directamente su electricidad, usted paga el cargo real por lo que usa. No se trata de obtener beneficios intermedios para el propietario.

Cuando solo un medidor del edificio se conecta al servicio público, usted o el propietario pueden instalar un medidor separado para medir la electricidad que usa. Su arrendador paga los servicios públicos y usted paga al propietario. Este método, llamado submedición, puede proporcionarle electricidad más barata, siempre que sepa qué pedir. Si su arrendador puede comprar electricidad a precios bajos por volumen, usted debe negociar por el beneficio de esa tarifa más baja. Los arrendamientos suelen indicar que se facturará al inquilino «de acuerdo con» el cronograma de tarifas publicado por una empresa de servicios públicos. Esto puede significar que el propietario le cobrará la tarifa más alta que se aplicaría a su propio consumo y se embolsará la diferencia.

Si un edificio solo tiene un medidor, es posible que los cargos de electricidad se acumulen con el alquiler. Este método es el más arriesgado para los inquilinos. Por lo general, el propietario calcula su consumo de electricidad mirando el equipo de su oficina y preguntando cuántas horas usa cada pieza en un día o una semana típicos. Estas estimaciones son intrínsecamente menos seguras que medir la cantidad de electricidad que usas; en un bloque de Manhattan, la tarifa básica que cobran los propietarios por electricidad varía más del 30%.%.

Desconfíe de tales estimaciones por otra razón. Pueden incluir un «factor de seguridad» sustancial que incrementa innecesariamente sus costos. Por ejemplo, supongamos que el propietario paga$ 2,25 por pie cuadrado para electricidad pero añade$ 2,75 pies cuadrados a tu alquiler básico. UN 10% el aumento de la tarifa elevaría sus cargos a$ 3,02, y las ganancias de su arrendador aumentarían de 50 centavos a 55 centavos por pie cuadrado. Si tu oficina tuviera 10,000 pies cuadrados, solo esos 5 centavos adicionales te costarían$ 5.000 a lo largo de un plazo de arrendamiento de diez años. Las ganancias de su arrendador en su factura de electricidad:$ 55.000. Y eso es suponiendo que no haya más aumentos.

¿Puede el propietario cortarle la electricidad? Los arrendamientos que se usan en todo el país a menudo permiten que el propietario lo haga con poca preaviso, lo que permite que el inquilino se ocupe directamente de un servicio público. Hacer sus propios arreglos para la electricidad puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Puede requerir mucho trabajo interior, como contrahuellas, conductos y cableado nuevos, que, por cierto, su contrato de arrendamiento puede no darle derecho a instalar. Los propietarios han utilizado tales cláusulas para ganar ventaja cuando se ocupan de asuntos no relacionados.

Aumentos de

Año base. Por lo general, los inquilinos de oficinas son responsables del aumento de los gastos de construcción e impuestos sobre bienes raíces en algún punto base, ya sea un año base o una parada de gastos. Estas escaladas pueden superar fácilmente el alquiler base y, por lo general, los tribunales harán cumplir las disposiciones de un contrato de arrendamiento que usted firme, independientemente de cuánto aumente su alquiler. Por lo tanto, es importante comprender la mecánica de las fórmulas de escalación.

El año base suele ser los primeros 12 meses que ocupas tu espacio. El «stop» de gastos es un número que representa los gastos operativos medios razonables por pie cuadrado durante esos primeros 12 meses. Debido a que es el punto de referencia del arrendamiento, si acepta un año base anticipado o una interrupción de gastos demasiado baja, su arrendador obtendrá mayores ganancias cada año de su contrato de arrendamiento. Los propietarios a veces argumentan que el año base debería ser los 12 meses anteriores a la ocupación, pero eso significaría que se enfrentaría a un aumento de alquiler el día que se mude.

Si su edificio ha estado funcionando durante un tiempo, los gastos operativos de los 12 meses anteriores son una buena base para estimar la parada de gastos. Consulte la estimación con las compañías de gestión que manejan edificios similares para ver si su parada se encuentra dentro del rango normal. La experiencia de edificios comparables también es una buena fuente si tu edificio es nuevo o si por alguna razón no tienes acceso a su historial de gastos.

Cuota justa. Las fórmulas de aumento del alquiler, ya sean vinculadas a los gastos operativos directos o a los índices (véase la sección siguiente), deberían limitar la obligación del inquilino de pagar una parte justa de los costos totales de un edificio. Por lo general, esto significa que serás responsable de los gastos en proporción a la cantidad del edificio que alquiles.

Cuidado. Algunos arrendamientos hacen que el área «alquilada» del edificio en lugar del área «alquilable» sea el denominador de la fracción. Esto significa que usted, no el propietario, pagaría los gastos operativos de las áreas vacías del edificio. Si el propietario agrega pisos o convierte el espacio de almacenamiento o del sótano en espacio de oficina (lo que aumenta el área alquilable), la fracción utilizada para determinar su parte de los gastos del edificio debería reflejarlo.

Y esté atento a las cláusulas que no detallan claramente cómo el propietario calculará su parte del área del edificio. En un caso relacionado con un inquilino de planta baja cuyo contrato de arrendamiento no contenía una fórmula, un tribunal de Pensilvania decidió que el arrendatario debía pagar las escaladas en la misma proporción que su alquiler con respecto al total de la lista de alquileres.² Un mal negocio para el inquilino. El espacio en la planta baja suele ser más del doble del costo por pie cuadrado de espacio de oficina en los pisos superiores.

Indexación del alquiler. Como alternativa a una cláusula de gastos operativos compleja, algunos propietarios indexan sus alquileres. Esto permite a los propietarios mantener sus libros en privado. También evita a los inquilinos una revisión costosa y lenta de los gastos que pueden producir un desacuerdo legítimo.

Pero sé cauteloso. Hay una variedad de índices, con muchas variaciones sutiles en el uso común, y su comportamiento puede variar sustancialmente. Es sorprendentemente común que incluso las empresas grandes y sofisticadas se vean afectadas por aumentos de alquiler más altos de lo que esperaban. En 1969, por ejemplo, Avon Products firmó un contrato de arrendamiento por 27 años para casi la mitad de una torre de 50 pisos en Manhattan. Los aumentos de alquiler de Avon estaban vinculados al «salario del portero»: aumentos salariales por hora y beneficios marginales que algunos empleados reciben en virtud de un contrato sindical. Debido a que el contrato calculaba los beneficios complementarios semanal o anualmente, el propietario de Avon, Sheldon Solow, tuvo que traducir estos beneficios marginales en una tarifa por hora.

Durante diez años, Solow asumió para el propósito de sus cálculos que los empleados del sindicato trabajaban una semana de 40 horas. Pero en 1980, Solow notificó a Avon que estaba revisando sus cálculos para basarlos en las horas reales que trabajaban los empleados: 31 horas a la semana. El efecto en Avon fue dramático: su alquiler aumentaría$ 780.000 al año, más de$ 13,5 millones durante la vida restante del contrato de arrendamiento. En 1981, Avon demandó a Solow por el aumento, pero el caso fue desechado. El juez dictaminó que el contrato de arrendamiento requería que las partes se resolvieran mediante arbitraje. Desde entonces, han estado luchando contra escaramuzas procesales. Siete años después de que comenzara el litigio, Avon ha pagado honorarios legales sustanciales pero aún no conoce el alquiler real.³

Para evitar este problema, incluya siempre un cálculo de muestra en su contrato de arrendamiento y asegúrese de comprender las implicaciones de cualquier índice propuesto como base para calcular las escaladas.

Las fórmulas de escalamiento más comunes vinculan los aumentos de alquiler con el Índice de Precios al Consumidor. El IPC mide el costo de los alimentos, la ropa, la recreación, los alquileres residenciales y otros bienes y servicios, pero no tiene ningún componente relacionado con los alquileres comerciales. Los componentes de un índice como este pueden aumentar mucho más que la tasa de inflación general o el costo de administrar un edificio.

El CPI-W, un índice nacional, cubre solo a los asalariados urbanos y a los trabajadores administrativos. El CPI-U cubre a todos los consumidores urbanos. El CPI-U es generalmente favorecido como índice para la escalada de alquileres porque cubre aproximadamente el doble de personas y es menos volátil.

Si su ciudad es una de las 28 cubiertas por un IPC metropolitano, su arrendador puede proponer vincular su alquiler a ese lugar en lugar de al CPI-U más general. Pero los IPC metropolitanos son mucho más volátiles y, dependiendo de la economía local, pueden fluctuar de formas que no guardan relación alguna con el costo de administrar un edificio.

Otro indicador común, el índice de precios al productor, también es muy volátil. Mide los cambios en grandes cantidades de determinados productos básicos a nivel mayorista. Durante la década de 1970, cuando los metales y los productos derivados del petróleo hicieron que el índice aumentara drásticamente, los propietarios se beneficiaron del índice. Un grupo de inquilinos de la Florida demandó a su arrendador, alegando que el uso de este índice era desmesurado. El tribunal los rechazó.⁴

Fórmulas de escalación superpuestas. Si su arrendador indexa el alquiler base además de pasar por ciertos gastos operativos como combustible, electricidad e impuestos sobre bienes raíces, debe negociar un IPC parcial o una fórmula salarial del portero. De lo contrario, pagarás el doble por esos aumentos.

Impuestos inmobiliarios

En general, los impuestos inmobiliarios son responsabilidad legal del arrendador; usted es responsable únicamente de los impuestos que acepta pagar específicamente. Sin embargo, al igual que la cláusula de gastos de explotación, una cláusula del impuesto sobre bienes raíces se puede utilizar como catchall para cubrir cargos adicionales.

Limite su obligación a impuestos inmobiliarios o impuestos que una comunidad pueda imponer en lugar de impuestos inmobiliarios. Su arrendamiento debe protegerlo de pagar los impuestos sobre la renta del arrendador, impuestos corporativos, impuestos sobre alquileres y ingresos brutos, impuestos sobre sucesiones, impuestos sobre ganancias de capital e impuestos sobre la nómina. Ten cuidado con el lenguaje que intenta hacerte responsable de impuestos indefinidos que una autoridad gubernamental podría imponer en algún momento. Un inquilino que no lo hizo hace muchos años terminó pagando los impuestos sobre la renta de su arrendador después de que la Decimosexta Enmienda los iniciara.⁵

Consulte las evaluaciones especiales para ver si están incluidas en sus impuestos sobre bienes raíces: cargos por aceras nuevas, líneas de alcantarillado nuevas,. Los tribunales han dicho repetidamente a los propietarios que las tasaciones especiales no son impuestos inmobiliarios. Si está pagando cuotas como parte de su factura tributaria, le está dando a su arrendador más de lo que esperaba.

En algunas situaciones, el propietario impugnará impuestos elevados para aumentar el valor de la propiedad. Asegúrese de que su arrendamiento le da derecho al beneficio de cualquier reducción de impuestos que su arrendador u otros inquilinos puedan obtener después de haber recuperado sus gastos.

Modificaciones, mantenimiento y reparación

Alteraciones. La cláusula de alteraciones y mejoras puede darte una falsa sensación de seguridad. Puede decir que puedes hacer los cambios no estructurales que desees siempre que obtengas el permiso del arrendador, y que tu arrendador será «razonable». Pero los tribunales han dictaminado que cosas tan triviales como los accesorios de iluminación son componentes «estructurales» de un edificio. Así que una cláusula aparentemente liberal como esta podría hacer imposible mover ni una sola partición.

Si tú y tu arrendador no están de acuerdo sobre lo que es estructural, puede declararte en incumplimiento aunque consideres que los cambios que has hecho son razonables. En consecuencia, se le puede presentar la desagradable opción de pagar una factura grande al final del plazo de su arrendamiento o restaurar los llamados cambios estructurales.

Por lo tanto, defina en el contrato de arrendamiento qué quiere decir con elementos estructurales. Limite las definiciones a componentes como muros de apoyo, pilares, cubiertas y fachadas. Y negocia por el derecho de hacer modificaciones y mejoras dentro de tu espacio, sin el permiso del propietario, siempre y cuando tus cambios no afecten a estos pocos elementos estructurales o a los sistemas que suministran electricidad y servicios públicos a otros inquilinos del edificio.

Mantenimiento. En un edificio de oficinas típico de varios inquilinos, el propietario será responsable de reparar ciertos elementos de la lista, generalmente los elementos estructurales, el exterior y partes de las áreas comunes del edificio. Eres responsable de mantener y reparar todo lo que hay en tu espacio.

¿Qué sucede cuando hay que reparar algo fuera de tu espacio y no se encuentra entre los artículos que tu arrendador prometió cuidar? Es posible que tenga que pagar las reparaciones usted mismo. De cualquier manera, es posible que no tenga que recurrir al propietario, incluso si el problema hace que su espacio sea inutilizable.

Asegúrese de que sus responsabilidades estén especificadas y limitadas. Tu arrendador debe estar obligado a encargarse de todo lo que no eres.

Víctimas. Muchos arrendamientos tienen cláusulas que permiten al propietario rescindir el contrato de arrendamiento después de un siniestro menor que afecte al edificio, a pesar de que el espacio de su oficina sigue siendo bastante utilizable. Esta cláusula le da al arrendador la oportunidad de obligarlo a salir de un mercado en alza o obligarlo a renegociar partes no relacionadas de su contrato de arrendamiento antes de que acepte restaurar el daño.

Asegúrese de que su arrendador está obligado a restaurar el edificio y su espacio después de un accidente si el trabajo puede realizarse en un tiempo razonable. Deberías poder caminar si el daño es tan grave que tu espacio no se puede restaurar en absoluto o dentro de un tiempo razonable, dadas las necesidades de tu negocio. Sin este derecho, podría verse obligado a pagar el alquiler aunque no tenga más espacio de oficina.

Un médico del condado de Suffolk, Nueva York, firmó un contrato de arrendamiento por ocho años para oficinas. Menos de un año después, el edificio se incendió. El propietario demandó seguir cobrando el alquiler y ganó, a pesar de que no tenía obligación de reparar el edificio. La ley de Nueva York habría protegido al médico contra este tipo de cosas, pero el contrato de arrendamiento contenía una cláusula que estipulaba que el alquiler no cesaría y que su responsabilidad en virtud del contrato continuaría incluso si una víctima destruía el edificio. En efecto, el médico renunció a sus derechos legales.⁶

Desgaste y desgaste. Su contrato de arrendamiento debe estipular al menos que usted no es responsable de reparar el desgaste normal. Algunos propietarios exigen a los inquilinos que «restauren» el espacio alquilado cuando se van. No deberías estar de acuerdo con tal arreglo. Dado que casi todos los inquilinos tienen necesidades que requieren una modificación del espacio, restaurar el espacio le costaría mucho sin un beneficio sustancial para el propietario. Es muy probable que gran parte de las alfombras restauradas, las particiones, etc. se arranquen para modificar el espacio para el próximo inquilino que venga.

Escapes y extensiones

Una cesión es la transferencia a un tercero de todos los derechos e intereses que el arrendatario posee en virtud de un contrato de arrendamiento. En un subarrendamiento, la transferencia suele cubrir una parte del espacio arrendado o toda la propiedad por un período inferior al del arrendamiento. Si su contrato de arrendamiento no dice nada sobre el subarrendamiento o las asignaciones, puede hacer cualquiera de las dos cosas. Sin embargo, la mayoría de los propietarios son muy conscientes del potencial de beneficio que esto le daría. Por lo general, también les preocupa controlar el carácter y la calidad de los inquilinos de sus edificios. A menudo, el arrendamiento del arrendador prohíbe rotundamente al inquilino asignar o subarrendar su espacio. En una variación que es un poco mejor, el arrendador permitirá el subarrendamiento solo con su consentimiento y aceptará ser «razonable».

Subarrendamiento. La flexibilidad podría ser crucial para su empresa en un entorno empresarial cambiante y competitivo. A menos que tengas un espacio pequeño o un contrato de arrendamiento a corto plazo, negocia el derecho de subarrendar parte de tu espacio sin la aprobación del propietario. Esto le permite almacenar espacio innecesario, pero le da la opción de recuperarlo fácilmente de su subarrendatario.

Si su contrato de arrendamiento requiere el consentimiento del arrendador antes de subarrendar y dice que el arrendador debe ser «razonable», defina lo que esto significa. Los posibles subinquilinos probablemente no esperarán mientras usted discute con el propietario sobre los términos bajo los cuales puede subarrendar. El rechazo del arrendador a posibles subarrendatarios debe deberse a razones limitadas y objetivas, como la incapacidad financiera para manejar los pagos del arrendamiento o la mala reputación. También limite el tiempo del propietario para decidir sobre cualquier subarrendatario propuesto. Un «sí» que llega demasiado tarde le costará un subinquilino tan seguro como un «no».

Si tienes que entregar más de 100% de los beneficios del subarrendamiento o solo una parte, defina los beneficios del subarrendamiento para asegurarse de que sus gastos estén cubiertos. Deberías poder deducir de los alquileres los gastos que recibas, como publicidad, el costo de negociar y redactar el contrato de arrendamiento, y concesiones como alquiler gratuito, alfombras y pintura, así como el costo no amortizado de tus propias mejoras en el espacio subarrendado. Negocia, también, para deducir el alquiler que pagas mientras tu espacio está vacío mientras intentas subarrendarlo. Acepta pagar al arrendador solo cuando y si te pagan. Si su subarrendatario incumple, dejándole sin un flujo de ingresos prometido, no querrá estar obligado a pagar ganancias ilusorias a su arrendador.

Algunos propietarios insistirán en el derecho a recuperar el espacio que desea subarrendar. Esto permite al propietario recuperar espacio en un mercado en alza y alquilarlo él mismo, quizás negociando un plazo más largo con otro inquilino. Si su contrato de arrendamiento contiene una cláusula como esta, asegúrese de que el propietario se limite a recuperar solo el espacio que desea subarrendar por el tiempo que desee subarrendarlo.

Asignación. Sea especialmente cauteloso con los arrendamientos que prohíben rotundamente las asignaciones o le dan a su arrendador la discreción sin restricciones para prohibirla. En muchos casos, una fusión o adquisición dará lugar a una cesión porque su arrendamiento se transfiere a una nueva entidad jurídica. Esto significa que estarías en incumplimiento de pagos y te podrían forzar a salir, especialmente en un mercado en alza. El arrendador también puede intentar imponer requisitos de capitalización a un cesionario, exigiendo, por ejemplo, que cualquier posible socio de la fusión tenga activos al menos iguales a los suyos.

Sin embargo, en una fusión puede que no tengas el control. Del mismo modo, su arrendador puede exigir que cualquier filial a la que le asigne su contrato de arrendamiento tenga activos tan sólidos como los suyos. Sin embargo, las filiales rara vez están tan bien dotadas como sus empresas matrices. Una cláusula como esta dificulta seriamente la flexibilidad de tu negocio, especialmente si tu arrendador te exige que sigas siendo el principal responsable incluso después de asignar el contrato de arrendamiento, y le da al arrendador poca protección.

Asegúrate de poder asignar a cualquier filial o afiliada siempre y cuando tengas al menos 33?%; lo más seguro es negociar un acuerdo sin restricciones de capitalización en las empresas con las que puede fusionarse. Si cree que puede ser adquirido, conserve su flexibilidad conservando el derecho de ceder el arrendamiento a cualquier empresa adquirente que cumpla con ciertos requisitos de capitalización, por ejemplo, que tenga un patrimonio neto al menos igual al suyo en la fecha de adquisición.

Renovaciones. Una opción de ampliación puede ser valiosa. Dejando de lado la economía, garantiza que puedas seguir operando tu negocio, sin interrupciones, en el mismo lugar durante más de tres, cinco o diez años. Si acepta un alquiler fijo durante el período de renovación, tanto usted como el propietario están apostando en un mercado futuro. Por esa razón, los arrendamientos suelen incluir una fórmula, generalmente vinculada a la tarifa justa del mercado, para determinar el alquiler durante el plazo extendido.

La tasa justa del mercado depende de muchas consideraciones individuales, como la calificación crediticia de un inquilino (por ejemplo, IBM probablemente obtendrá un descuento sobre una startup de dos años porque el riesgo del propietario es menor), la fórmula para calcular los gastos operativos y el plazo del arrendamiento. Si acepta una opción de renovación de valor justo de mercado, especifique los factores que serían especialmente importantes en su caso. Además, insista en que se valore el espacio para usarlo como espacio de oficina, incluso si ese no es su «máximo y mejor uso» en el momento de la renovación.

Unos cuantos arrendamientos no requieren que el propietario se comprometa con la tarifa de alquiler a plazo de renovación hasta después de que haya comenzado el plazo. Aunque el mecanismo para determinar la tasa de renovación puede estar claro, es poco probable que quieras comprometerte a pagar el espacio a menos que conozcas el costo por adelantado. Asegúrese de que su arrendador especifique una tarifa firme con suficiente antelación para permitirle comprar alternativas. De lo contrario, abandona el apalancamiento que podría ayudarlo a garantizar una tasa de renovación justa. Un arreglo ambiguo tiene otro costo oculto si decide mudarse: es posible que tenga que pagar tasas de retenciones elevadas, de 1 ½ a 2 veces el alquiler normal mientras compra nuevos trimestres.

Hagas lo que hagas, especifica los términos esenciales de tu opción de extensión. No posponga la decisión con una cláusula de arrendamiento vaga que «acepte estar de acuerdo». Esto invita a un litigio costoso y podría dejarle sin espacio de oficina.

Resolución de disputas

Los arrendamientos suelen incluir una cláusula que dice que en una disputa sobre aspectos tales como costos operativos, electricidad e impuestos inmobiliarios, el inquilino debe pagar pero puede llevar al arrendador a los tribunales. Es un mal trato para ti. No te da nada que aún no tengas, y el propietario no tiene ningún incentivo para llegar a un acuerdo. Un litigio lento y costoso puede dejarlo sin respuesta durante años. Mientras tanto, el arrendador tiene su dinero incluso si la corte finalmente lo encuentra equivocado y ordena el reembolso.

Proporcionar la resolución de disputas en el contrato de arrendamiento. Estos son algunos principios rectores:

• El arbitraje puede ser el mejor método para resolver disputas como el desacuerdo sobre la renta justa del mercado o si el uso del espacio por parte del inquilino ha causado más daños que el desgaste normal. Los expertos inmobiliarios están más cualificados que el público laico para decir quién tiene la razón.

• En ciertas disputas, el inquilino debe tener derecho a retener los gastos operativos, por ejemplo, si el propietario no proporciona servicios básicos o de reparación.

• El inquilino debe tener acceso conveniente a la documentación que respalde las facturas del propietario y se le debe dar un tiempo razonable para auditar los gastos operativos. Un CPA independiente, no el sobrino del propietario, debe preparar la declaración.

• El arrendador debe compartir ciertos costos de auditoría con el inquilino.

• Si prevalece en una disputa, el inquilino debe obtener un reembolso prompt con intereses, además de un reembolso por gastos de bolsillo y honorarios de abogados.

Un recordatorio obvio pero esencial: una vez que haya acordado una forma de resolver las disputas, siga el procedimiento al pie de la letra. Paine, Webber, Jackson & Curtis, Inc. (la compañía de servicios financieros que fue la predecesora de Paine Webber) llevó a su arrendador ante los tribunales por una disputa sobre gastos operativos, pero el caso fue desechado por un juez sin siquiera una audiencia. La empresa había descuidado iniciar el procedimiento en un plazo de 30 días, según lo requiriera el contrato de arrendamiento.⁷

1. Panel Realty Company contra Barclays Bank, PLC, 130 A2d 427 (Nueva York 1987).

2. Pittsburgh Allied Fabricators, Inc. c. Habec, 271 A2d 217 (Pensilvania 1970).

3. Avon Products, Inc. contra Sheldon H. Solow dba Solow Building Company, 435 NYS2d 728 (1981).

4. Sea Tower Apartments, Inc. c. Century National Bank, 406 So.2d 69 (Fla. 4th Dist. CT. App. 1981).

5. New York Central Railroad Company contra Nueva York y Harlem Railroad Company y otros, 56 NYS2d 712 (1945).

6. José Rodríguez y otros c. Alan Nachamie, 359 NYS2d 51 (1977).

7. Silverstein Properties, Inc. c. Paine, Webber, Jackson & Curtis, Inc., 480 NYS2d 724 (1984).