Anota las reglas no escritas de tu equipo

Cada lugar de trabajo tiene reglas no escritas. Si estás en una videollamada con 20 de tus colegas, ¿está bien apagar la cámara? Cuando envías un correo electrónico a tu jefe, ¿incluyes un montón de emojis?

En momentos estresantes (es decir, ahora mismo), es una buena práctica anotar las normas culturales y emocionales no declaradas que existen dentro de tu equipo o empresa. Es posible que hayan cambiado desde que empezaron a trabajar desde casa, o tal vez nunca hayan sido explícitos para todos. Tal vez sepas que está bien dar un paseo a mitad del día para despejar la cabeza, pero puede que no sea tan obvio para tus colegas, especialmente si son nuevos empleados. Estas incertidumbres aparentemente pequeñas («¿Puedo salir a tomar un breve descanso?») pueden convertirse en factores estresantes importantes. Combatirlos es crucial para ayudar a todos los miembros de tu equipo a sentirse seguros y apoyados, especialmente en el clima actual.

En nuestro libro Sin resentimientos, una de nuestras sugerencias más populares es escribir una lista de «Está bien…». Nos enteramos de la idea del escritor Giles Turnbull, que quería enfatizar a los nuevos empleados del Servicio Digital del Gobierno del Reino Unido que siempre estaba bien hacer cosas como pedir ayuda, cometer errores y tener días libres. Redactó una lista, pidió a sus colegas que añadieran otras ideas y luego diseñó carteles que colgó por toda su oficina. Su lista final incluía cosas como «Está bien…»:

• Di que no entiendes
• No lo sé todo
• Que tengas días tranquilos
• Pregunte por qué y por qué no
• Pida a la gerencia que lo arregle

Listas como estas surgen permisos que ya existen dentro de las culturas del lugar de trabajo, pero que no todo el mundo conoce o que la gente necesita recordar a menudo. Matt Reiter, director de World 50, una comunidad privada para ejecutivos de C-suite, creó una lista con su equipo. «Estaba claro que las cosas habían cambiado desde que mi equipo empezó a trabajar desde casa pero nadie las había reconocido», dijo. «Hay cosas que sé que está bien hacer, pero ese conocimiento proviene de mi antigüedad y de mi tiempo en la empresa. Si está bien que me tome un día de salud mental, también está bien para ti».

Incluso los recordatorios más sencillos pueden llevar a las personas a cambiar su comportamiento. Los investigadores de Google enviaron un correo electrónico a los nuevos contratados recordándoles que los mejores en la organización regularmente «¡Haz preguntas, muchas preguntas!» y «Solicita comentarios de forma activa, no esperes por ello». El simple hecho de enumerar eso ayudó a los nuevos contratados a practicar y desarrollar esas habilidades, aumentar su productividad un 2%, lo que supone un aumento de unos 400 millones de dólares al año.

Dado que muchos de nosotros cambiamos repentinamente al trabajo remoto a principios de este año, animamos a los equipos a que escriban listas específicas de COVID «Está bien…». Podrías incluir cosas como «Está bien…»:

• Apaga el vídeo si necesitas un descanso durante las llamadas más largas
• Cambia tus horas antes o después para ocuparte de los compromisos familiares
• Haz que un niño o mascota aparezca en la pantalla de vídeo
• Bloquea el tiempo sin reuniones en tu calendario para un trabajo centrado

También hemos oído hablar de algunas organizaciones en los Estados Unidos que están creando listas específicas para las elecciones antes del 3 de noviembre que incluyen temas como «Está bien…» formar grupos de apoyo a la discusión, tomarse el día libre para votar o pedir ayuda para priorizar el trabajo si se siente abrumado.

Estas son algunas de las áreas que debes tener en cuenta al elaborar una lista para tu equipo u organización:

Normas de comunicación digital

Súbase a videollamadas consecutivas está drenando. Sea explícito sobre cuándo las personas pueden apagar sus cámaras y cuándo deben planear tenerlas encendidas. Por ejemplo, en grupos pequeños en los que estás debatiendo o colaborando mucho, puede ser importante que todos estén visibles. Pero en muchos lugares de trabajo, las videollamadas se han convertido en la opción predeterminada, incluso para reuniones en las que bastaría con una llamada telefónica o sin videollamada. O tal vez tu equipo esté de acuerdo en que todo el mundo debería activar el vídeo durante los primeros 10 minutos de una llamada para establecer una conexión y, a continuación, desactivarlo durante el resto de la reunión. Durante la pandemia, la organización de eventos empresariales PCMA creó un «Está bien…» para dar permiso a sus empleados para vestirse cómodamente y solicitar una llamada de voz en lugar de una videollamada.

También recomendamos pensar si está bien… hacer que los niños aparezcan, abrir la puerta si llega un paquete o levantarse durante una reunión más larga para estirarse o tomar una copa. Todo esto puede aliviar la ansiedad y nivelar las condiciones de juego entre los empleados.

Apoyo emocional

Son tiempos difíciles. No siempre vamos a dar lo mejor de nosotros. Considere hacer que esté bien tener un día libre o tomarse un descanso por la tarde. Beth Heltebridle, bibliotecaria de la biblioteca del condado de Frederick en Maryland, compartió con nosotros que hizo una lista con su equipo de liderazgo de sucursal durante el cierre de su biblioteca debido a Covid. Beth nos dijo: «Compartimos nuestra lista para levantar la moral en estos tiempos difíciles, y la hemos estado enviando a los nuevos empleados ahora que estamos incorporándonos de nuevo. Una de las cosas más difíciles es que nuestros días son tan diferentes y echamos de menos las interacciones con otros miembros del equipo. Algunas de estas «reglas no dichas» pueden pasarse por alto en nuestra situación actual, por lo que queríamos asegurarnos de explicárselas a los nuevos miembros y recordar al resto del equipo que nuestra cultura sigue siendo la misma».

La lista de la biblioteca incluye elementos tales como que está bien… no revisar tu correo electrónico fuera de horario, decir que sí cuando alguien se ofrece a tomarte un café, pedir paciencia y hacer espacio para concentrarte.

Seguridad psicológica

Las nuevas contrataciones son los empleados más probables a carecen de sentido de pertenencia y seguridad psicológica. Por eso es especialmente importante enfatizar a los nuevos contratados que está bien hacer muchas preguntas y no sentir que sabes todo una semana después de comenzar tu nuevo trabajo. Estar a distancia hace que sea más difícil obtener respuestas a preguntas pequeñas. Y dado el clima económico, muchas personas se sienten afortunadas de tener un trabajo o tienen miedo de perder el suyo, lo que puede hacer que la gente se sienta especialmente reticente a buscar por miedo a parecer necesitada, lenta o molesta.

Pero si las personas no hacen preguntas, o bien no están haciendo su trabajo tan bien como podrían hacerlo, o están gastando una valiosa capacidad intelectual en preocuparse por cómo se les percibe. Estas listas dan permiso para que todos hagan preguntas. Es posible que incluso quieras incluir detalles específicos, como si estuviera bien… hacer preguntas, incluso si crees que son tontas, o hacer preguntas aclaratorias sobre preguntas que ya has hecho.

Estilos de trabajo

A menudo trabajamos con personas que tienen estilos de trabajo muy diferentes: piense en extrovertidos extremos, tomadores de decisiones cautelosos y debatidores asertivos. Y a menudo los estilos de trabajo que se normalizan más en una organización son aquellos que están en el poder o en la mayoría. Por ejemplo, si la mayoría de las personas son extrovertidas, especialmente líderes, una organización puede tener reuniones grandes y sesiones de colaboración por defecto.

Podrías usar una lista de «está bien…» para hacer que las personas con diferentes estilos de trabajo se sientan más cómodas, enfatizando que no tienen que adaptarse para pertenecer.

Por ejemplo, podrías hacer que los introvertidos confíen en la función de chat en una videollamada en lugar de reactivar el sonido y hablar, o pedir más tiempo al tomar una decisión importante. Briley Noel Hutchison, directora de programas de Girl Scouts — Diamonds of Arkansas, Oklahoma y Texas, nos dijo que su equipo de programa hizo que fuera correcto ser directo, tener espacio para el silencio y hacer un seguimiento con la gente para ayudar a que los proyectos se mantuvieran en marcha.

Como ventaja adicional, estas listas pueden convertirse en herramientas de reclutamiento. Giles Turnbull nos dijo: «Varias personas dijeron que habían solicitado empleo en el Servicio Digital del Gobierno como resultado directo de ver la publicación del blog sobre los carteles o de ver imágenes de ellos en las redes sociales. Una foto de un póster se convirtió en un poderoso recurso de contratación».

El acto de hacer una lista es un ejercicio sencillo que tiene beneficios positivos para los empleados nuevos, titulares y futuros, y le permite reforzar su cultura incluso cuando la naturaleza del trabajo cambia.