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El autor, veterano de alto ejecutivo de dos gigantescas empresas de fondos mutuos, también ha sido abogado, funcionario del gobierno, profesor de la facultad de derecho y profesor de una escuela de negocios, a veces simultáneamente. A lo largo de los años, ha ideado una serie de principios y prácticas para maximizar su productividad personal sin sacrificar su salud ni su vida familiar. En este artículo presenta seis de ellas.
Conozca su ventaja comparativa. Concéntrese no en lo que mejor sabe hacer, sino en lo que su organización necesita más de usted, y no dedique demasiado tiempo a los detalles operativos.
No es el tiempo que pasas sino los resultados que obtienes. La mayoría de los ejecutivos dedican una gran cantidad de tiempo a sus trabajos, asumiendo que más horas equivalen a más valor añadido. Es demasiado simplista.
Piensa primero, lee o escribe en segundo lugar. Averigua tu argumento de antemano; luego anota tus cuatro o cinco puntos clave y escribe el párrafo final.
Prepara tu plan, pero prepárate para cambiarlo. Llegue temprano para hablar con el fin de captar el estado de ánimo de su audiencia y adaptar su discurso en consecuencia.
Deja que otros sean dueños de su espacio. En lugar de asignar tareas detalladas, presenta prioridades generales y deja que tus informes decidan cómo implementarlas.
Mantén las cosas breves y sencillas. Las comidas rutinarias, las siestas y los hábitos de viaje pueden ahorrar tiempo, esfuerzo y salud.
Bob Pozen hace mucho. Ha sido un alto ejecutivo de dos gigantes de fondos mutuos, Fidelity y MFS Investment Management. También ha sido abogado, funcionario del gobierno, profesor de derecho, profesor de una escuela de negocios y autor prolífico. Y a menudo ha sido varias de esas cosas a la vez. Sin embargo, Pozen nunca se ve abrumado, agotado o tan ocupado. Lo sabemos porque es un colaborador frecuente de HBR y hbr.org, con una reputación en nuestras oficinas de escribir más rápido de lo que podemos editar. Nuestras experiencias con él nos llevaron a preguntarnos si podría tener algo interesante que decir sobre la productividad personal. Así que le preguntamos al respecto. El resultado fue una serie de publicaciones en el blog de hbr.org ( https://s.hbr.org/eDJ4g4), que Pozen ha destilado en seis principios para una vida laboral más productiva.
Principio 1: Conozca su ventaja comparativa
Muchos directores ejecutivos con los que me he encontrado dicen: «Estas son las cinco prioridades principales de la empresa. ¿Quién sería el mejor en llevar a cabo cada uno?» Luego se proponen para las cinco áreas. Puede que sea la respuesta correcta, pero es la pregunta equivocada, porque se basa en un concepto egocéntrico de ventaja comparativa. Se centra en lo que un ejecutivo hace mejor y no en lo que la organización más necesita de él o ella.
La pregunta correcta es: «¿Qué funciones solo puedes desempeñar tú como CEO?» Puede que seas el único ejecutivo que puede reunirse con un regulador superior o persuadir a un cliente clave para que se quede. También puede ser esencial para contratar personal de alto nivel. Pero un CEO tiene que abstenerse de asumir otras responsabilidades, incluso si sobresale en cumplirlas. Cuando el CEO Rob Manning me contrató para incorporarme a MFS como presidente, en 2004, dividimos explícitamente las funciones de alta prioridad. Aunque había dirigido el grupo de gestión de inversiones de Fidelity, Rob es un inversor talentoso y un líder natural que quería hacerse cargo de ese grupo en MFS. Acordamos que ni siquiera aparecería en el piso de inversión.
Lo mismo se aplica a los ejecutivos de nivel medio. Puede que seas sobresaliente en finanzas y sólido en marketing, pero si tu empresa está repleta de gente de finanzas y muy débil en marketing, tu mejor y mejor uso probablemente sea en este último. Así que no te concentres solo en lo que haces mejor. Es más probable que tengas éxito si miras a tu alrededor y mides cómo puedes ser más útil.
Muchos ejecutivos también dedican demasiado tiempo a los detalles operativos, como el mejor vuelo para tomar o el plan de asientos en una cena corporativa. Tales tareas deben delegarse, si es posible, en un asistente ejecutivo. Por supuesto, el jefe debe poder confiar en esta persona para realizar las tareas de forma correcta, rápida y educada. Una vez establecida la confianza, debe hacer todo lo posible para apoyar y retener a un asistente de este tipo, que es crucial para ser productivo.
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Principio 2: No es el tiempo que pasas sino los resultados que generas
La mayoría de los ejecutivos, profesionales y emprendedores dedican una gran cantidad de tiempo a sus trabajos. En una crisis puede ser necesario quemar el aceite de medianoche, pero los ambiciosos tienden a quedarse hasta tarde todas las noches. Esta tendencia surge de la suposición implícita de que más horas equivalen a más valor añadido. Eso es demasiado simplista. Tu éxito debe medirse por los resultados que produzcas, no por el número de horas que registras.
Cuando me incorporé a un bufete de abogados en Washington, DC, pronto me di cuenta de que cobrar a los clientes por la cantidad de horas trabajadas no tenía sentido. Ese método de facturación animaba a los abogados a trabajar muchas horas en lugar de obtener buenos resultados rápidamente. Después de unos años, mis clientes sabían que era eficiente, así que realicé un experimento. Les envié una carta explicándoles que en el futuro les cobraría el doble del tiempo que dediqué a su trabajo, a menos que se opusieran. Ni un cliente lo hizo.
Centrarse en los resultados en lugar de en las horas tiene la ventaja añadida de permitir un mejor equilibrio entre la familia y el trabajo. Cuando tenía niños pequeños, volvía a casa casi todos los días de la semana a las 7:00 para cenar y pasar un buen rato con ellos. Más tarde por la noche, si es necesario, trabajaría en la oficina de mi casa. Los fines de semana mis hijos suelen dormir hasta tarde, así que trabajaba de 7:00 a 11:00 de la mañana y me quedaba la mayor parte del día para estar con mi familia.
Por supuesto, la vida laboral y familiar a veces entran en conflicto, pero a menudo eso se puede manejar. Por ejemplo, trabajaba en la Comisión de Bolsa y Valores cuando los valores respaldados por hipotecas empezaron a hacerse grandes, en la década de 1980. Había un grupo de trabajo intragubernamental sobre el tema con personal de la SEC, el Tesoro y la Reserva Federal. Me pidieron que dirigiera parte del grupo de trabajo, que debía reunirse de 6:30 a 8:30 horas varias noches a la semana para evitar interferencias con el trabajo normal de las agencias. Le dije: «Bueno, lo siento, no podré hacerlo». Preguntaron por qué. Le dije: «Porque voy a casa a cenar con mis hijos». Así que programaron la reunión de 5:00 a 7:00, lo que, por supuesto, no interfirió con el trabajo del día.
Principio 3: Piensa primero, lee o escribe en segundo lugar
Muchas personas se sienten abrumadas por el enorme volumen de lectura y escritura que tienen que hacer para su negocio. No se dan cuenta de que la clave para leer y escribir de forma más rápida y eficaz es pensar de antemano de forma más rigurosa.
No hablo de leer novelas por placer. Estoy hablando del montón de material empresarial que se acumula en tu escritorio y obstruye tu ordenador. Para ser un lector de velocidad, tienes que tener muy claro en tu mente por qué estás leyendo. Por ejemplo, al leer el Financial Times después de la Wall Street Journal, estoy buscando temas internacionales que no están cubiertos por el Diario.
He aquí un ejercicio que utilicé con mis hijos y sobrinos. Cuando los vi haciendo lecturas densas en un libro de texto de historia o ciencia, pregunté: «Cuando llegues al examen dentro de un mes o dos, ¿qué quieres recordar de este capítulo?» Luego diría: «Después de leer este capítulo, no escribas más de uno o dos párrafos que quieras recordar para el examen. Luego regresa y ve cómo puedes leer más eficientemente para obtener ese párrafo o dos».
Con los correos electrónicos, lo primero que hay que hacer es decidir cuáles deben leerse. Segundo, si alguno de ellos es importante, trato de responderles de inmediato. Si no puedo, o tienen archivos adjuntos largos, los imprimo. A la mañana siguiente tengo copias impresas de ellas en mi escritorio y sé a qué debo responder.
Cuando se trata de escribir algo más largo que un correo electrónico, la clave es averiguar primero tu argumento. Si no entiendo completamente mi línea argumental, no puedo escribir ni un párrafo. Para ello, redactar un esquema antes de escribir. Para un artículo o un memorando, eso significa solo cuatro o cinco puntos clave con unos pocos subpuntos debajo de cada uno. He visto a muchos ejecutivos darse cuenta de lo que querían decir solo después de haber escrito un largo borrador. Eso es desafortunado. Debes saber dónde vas a terminar antes de empezar.
Prueba esto: Después de componer un esquema, escribe el párrafo final. Eso te dirá si realmente sabes hacia dónde va tu artículo o memorándum.
Principio 4: Prepare su plan, pero prepárese para cambiarlo
La mayoría de los ejecutivos deben dar charlas a varios grupos. A menudo se preparan escribiendo el texto completo de sus observaciones. Pero eso hace que se sientan obligados a pronunciar todo el discurso aunque el público no sea receptivo. Hablar es muy diferente de escribir. Necesitas una línea de argumentación mucho más clara y tienes que conectarte con tus oyentes en un momento dado. Pueden estar aburridos o emocionados; no lo sabrás de antemano. Para prepararte para un discurso, debes anotar en una página una lista de tus cuatro o cinco puntos clave y un párrafo final. A continuación, trate de llegar lo suficientemente temprano para escuchar al orador anterior o para conversar con la gente durante un descanso. Eso te permitirá captar el estado de ánimo de la audiencia y adaptar tus cuatro o cinco puntos a su estado de ánimo.
Una vez hablé por James Carville, el consultor político demócrata. Es un narrador folksy con un conjunto de chistes perversos sobre su infancia en Luisiana. La multitud estaba de humor bullicioso después del discurso de Carville, así que me presenté como «Billy Bob» Pozen y el público estalló de aplausos y risas.
El mismo enfoque se puede aplicar de forma rutinaria en el trabajo. Soy un gran defensor de prepararme por la noche para el día siguiente. Al revisar cada elemento del cronograma, escribiré unas palabras sobre lo que quiero lograr. También redactaré una lista de tareas por orden de prioridad. Al final del día revisaré lo que he hecho y decidiré qué debo hacer en el futuro. Sin embargo, a menudo tengo que revisar mi agenda a medida que avanzan los eventos. A veces se cancela o agrega una reunión, o me piden que comente en un programa de noticias. Así que reviso mi lista de tareas pendientes y restablezco mis prioridades.
Si llenas cada hora de un calendario diario con reuniones o llamadas telefónicas, dejas poco espacio para hacer frente a acontecimientos imprevistos.
Muchos altos ejecutivos llenan cada hora de su calendario laboral con reuniones o llamadas telefónicas. Eso deja poco margen para hacer frente a los acontecimientos imprevistos. Intento mantener al menos una hora abierta cada día para poder responder rápidamente a nuevos eventos o problemas.
Principio 5: Dejar que otros sean dueños de su espacio
Es importante ser flexible no solo en tus propios planes sino también cuando escuches a tus empleados. Muchos ejecutivos comienzan las reuniones de manera directiva: «Esta es mi opinión sobre hacia dónde debería dirigirse este proyecto. Y estos son los pasos clave que creo que debemos dar». Esto da un enfoque a la reunión, pero también puede disuadir a los participantes de expresar sus inquietudes.
No te olvides de dormir (y otros consejos para una vida saludable)
Adopto un enfoque diferente: la hipótesis refutable, que está diseñada para fomentar el debate. Podría decir: «Esta es la zona en la que realmente necesitamos hacer algo. Es un área difícil y hay varias formas de abordar los problemas. Ahora, esta es mi visión tentativa del camino que debemos tomar, pero podría equivocarme. Quiero que te sientas libre de estar en desacuerdo y ofrecer alternativas». Entonces tengo que estar dispuesto a descartar o modificar mi hipótesis si a alguien se le ocurre un enfoque mejor.
Al final de una reunión siempre preguntaré: «¿Cuáles son las tareas pendientes, quién se encargará de ellas y cuándo se entregarán?» Quiero que los participantes se pongan de acuerdo sobre los resultados y que establezcan su propio calendario. Entonces tendrán un interés de propiedad en el seguimiento, en lugar de seguir mis instrucciones. Y a menudo eligen un horario más agresivo de lo que hubiera tenido el descaro de sugerir.
En términos más generales, me he vuelto mesiánico sobre el principio general de que las personas deben ser dueñas de su propio espacio. Según este principio, todos los empleados de una gran empresa son considerados propietarios de una pequeña empresa. El papel del jefe es proporcionar recursos a los informes, darles orientación y ayudarlos a luchar contra otras personas de la organización en general.
Puedes reforzar el principio de propiedad de muchas maneras. Por ejemplo, en lugar de asignar tareas detalladas, puedes presentar prioridades generales para el próximo año y dejar que tus informes formulen formas específicas de implementar esas prioridades junto con las métricas para medir el éxito.
Cuando aplicas este principio, debes estar preparado para tolerar errores. Si los empleados son dueños de su unidad, se les debe dar la oportunidad de probar nuevas estrategias. Eso significa invariablemente que a veces van a llegar a un callejón sin salida o evaluar incorrectamente el potencial de un mercado. Si los despide por cometer tales errores de juicio, socavará la cultura de la propiedad. Por supuesto, tu tolerancia a los errores no debe ser ilimitada. No debes ignorar las acciones ilegales o poco éticas. Tampoco debes tolerar la repetición de errores similares por parte de las mismas personas. Una de mis frases favoritas es: «Vamos a cometer un nuevo error».
Principio 6: Mantenga las cosas breves y sencillas
A diario, trato de mantener los aspectos materiales de la vida lo más simples posible para maximizar la productividad. Me levanto todas las mañanas alrededor de las 7:00 y me he afeitado, duchado y vestido a las 7:15. Luego leo dos periódicos mientras desayunaba y salgo de casa alrededor de las 7:30. La noche anterior, me puse lo que me voy a poner. Tengo cinco trajes de invierno y cinco de verano. Y como lo mismo en el desayuno todas las mañanas: un plátano y un plato de cereal frío. Estoy muy aburrido por la mañana.
Intento que los aspectos materiales de la vida sean lo más simples posible. Como lo mismo en el desayuno todas las mañanas: un plátano y un tazón de cereal frío.
Para el almuerzo tomo un sándwich de ensalada de pollo y un refresco dietético, a menos que vaya a un evento exterior. Intento tomar una siesta todos los días después del almuerzo; solo cierro la puerta, levante los pies y salgo como una luz durante casi exactamente 30 minutos. Me siento renovado y lleno de energía por el resto del día. Cuando estoy de viaje, suelo tener reuniones en el desayuno y el almuerzo, pero aun así intento colarme en la siesta de la tarde.
También tengo una rutina de viaje. Llevo la misma bolsa de mano con una bolsa de plástico de artículos de tocador preempaquetada. Esa bolsa cabe en los bastidores superiores, pero es lo suficientemente grande como para llevar ropa durante cuatro o incluso cinco noches. Llevo una bolsa de lona en lugar de un maletín, porque es más ligera y aguanta más. En esa bolsa guardo mi pasaporte, un juego de bolígrafos, una venda para los ojos y tapones para los oídos. Además tengo una linterna pequeña, así que si voy en un taxi y la luz está mal, puedo seguir trabajando.
La regla de mantener la sencillez se aplica igualmente bien a otros aspectos de la vida laboral, como las reuniones. Casi cualquier reunión se puede completar en una hora o como máximo una hora y media. Después de 90 minutos, las personas se apagan, se cansan y dejan de prestar atención.
El presentador de una reunión debe distribuir los materiales por adelantado a todos los participantes. Estos deben incluir siempre un resumen ejecutivo de una página, y la norma explícita debe ser que todos lean al menos el resumen antes de asistir a la reunión.
En una reunión productiva, el presentador tarda cinco o diez minutos en preparar el escenario y plantear las preguntas clave. Eso deja el resto del tiempo para discutir temas y formular un plan de acción. Pero todos hemos asistido a reuniones improductivas. Nos sentamos tranquilamente y cortésmente mientras el presentador lee cada palabra de 20 o 30 PowerPoint, muchas de las cuales se incluyeron en los materiales avanzados de la reunión. En cambio, después de los primeros 15 minutos de diapositivas, deberíamos levantarnos colectivamente y exclamar: «¡Estamos tan enojados y no vamos a aguantar más esto!» El tiempo y el esfuerzo desperdiciados son los que más matan la productividad. No deben tolerarse.
