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9 tácticas para mejorar las negociaciones remotas

Lecciones del jefe de la práctica de negociación de McKinsey.
9 táticas para melhores negociações remotas
9 táticas para melhores negociações remotas
Resumen.

Covid ha cambiado la forma en que las empresas deben negociar. Hoy en día, todos los términos de los acuerdos tradicionales están en juego y los negociadores deben reevaluar cuidadosamente sus suposiciones, evaluar sus industrias, priorizar sus solicitudes e involucrar a las partes interesadas clave más profundamente que nunca. El éxito también depende de entender cómo negociar virtualmente, ya que muchas negociaciones seguirán llevándose a cabo de forma remota incluso después de que las restricciones pandemiales hayan retrocedido. El líder de la práctica de negociación de McKinsey comparte las lecciones aprendidas de un año de negociaciones remotas. Sus consejos incluyen aprovechar las ventajas de programación de una negociación remota, consejos sobre cómo usar herramientas virtuales para simular tácticas de negociación en persona como conversaciones de pasillo y canales traseros, y cómo evitar fallas tecnológicas incómodas que pueden descarrilar la conversación.


Tanto si eres un fabricante que quiere firmar un nuevo acuerdo de proveedor, una empresa tecnológica que intenta cerrar un gran contrato comercial o un minorista que quiere modificar sus condiciones de almacenamiento, la pandemia de Covid-19 ha cambiado la forma en que debe negociar.

Hay dos razones para ello.

En primer lugar, todo, desde qué y cuánto compra, a quién o qué vende, hasta la duración y los términos del contrato, está en juego. Los negociadores expertos replantearán sus suposiciones y evaluarán los cambios actuales y previstos en su industria, evaluando las implicaciones para sus propias organizaciones, así como las prioridades cambiantes de sus socios. El mundo de las relaciones comprador-proveedor que emerge en los próximos meses puede ser muy diferente de la estabilidad, el crecimiento y la previsibilidad que prevaleció antes de la pandemia.

En segundo lugar, algunas negociaciones seguirán siendo virtuales incluso cuando el mundo se abra. Según mi experiencia, conversaciones con los clientes y análisis mientras dirigí nuestra práctica de negociación en McKinsey, solo el 10-15% de las negociaciones eran remotas o virtuales antes de la pandemia. Preveo que al menos el 25% de las negociaciones serán remotas en el futuro. Lo más probable es que sean tratos menos complicados, pero también podrían incluir partes de las que son más complejas.

En este artículo, voy a discutir lo que significan estos dos cambios para cómo debe negociar en los próximos meses.

Un nuevo paisaje

Comencemos con lo que ha cambiado cuando se trata de términos de negociación. Muchos términos tradicionales se están desgarrando justo en un momento en que las organizaciones están renegociando contratos que no caducan durante varios años. Es fundamental hacerlo bien.

Hay muchas razones para esta volatilidad. Por ejemplo, cada sector comienza ahora desde una nueva posición. Por ejemplo, las empresas automotrices y aeroespaciales han vivido un año de demanda ajustada y básicamente se están reiniciando para 2021, mientras que la industria del entretenimiento está equilibrando el aumento de la demanda de los servicios de streaming, al mismo tiempo que las restricciones de virus hacen que la producción de nuevos contenidos sea difícil. Es probable que las empresas en dificultades de muchos sectores se fusionen, lo que podría reducir el número de compradores o proveedores.

Los precios también pueden ser más volátiles a medida que las condiciones de la cadena de suministro cambian rápidamente. Debido a que los proveedores ahora no pueden satisfacer toda la demanda de sus clientes, a los compradores les puede resultar ventajoso, aunque costoso, que los traten como clientes preferidos «de primera línea» en situaciones en las que el suministro es limitado. Esto supone un cambio considerable desde la negociación de precios o el volumen a largo plazo, como podrían haber hecho en el pasado. Mientras tanto, los proveedores que pueden ofrecer más flexibilidad en las condiciones de pago pueden encontrar un mayor número de socios. Otro enfoque prometedor tanto para compradores como vendedores es ser creativo acerca de los términos no financieros, como la propiedad de la propiedad intelectual, la exclusividad, el acceso a la innovación, la distribución de riesgos, las inversiones y las contribuciones de recursos y la flexibilidad de los contratos.

Las organizaciones que navegan con mayor eficacia en estas nuevas oportunidades pueden esperar ver márgenes ampliados, mayor resiliencia de la cadena de suministro, niveles de servicio de proveedores mejorados y acceso prioritario a la tecnología y la innovación que tienen una gran demanda.

Para ello, será más importante que nunca que los negociadores den prioridad, llevando a cabo más análisis de escenarios para identificar en qué términos centrarse. También tendrán que trabajar más estrechamente con los líderes sénior: el año pasado, los directores ejecutivos y directores financieros se sumergieron más que nunca en las negociaciones más importantes de clientes y proveedores en un intento por obtener el apalancamiento. Los negociadores deben aprovechar la credibilidad que han creado con estos líderes ejecutivos para seguir incorporándolos a las negociaciones más críticas.

Poner en marcha las nuevas herramientas

Es crítico que los negociadores actuales también necesitan utilizar herramientas en línea de forma eficaz para aprovechar este momento. Estos son nuestros consejos para mejorar su capacidad de negociación en el dominio digital:

  • Reunir una agenda detallada. Redacte conjuntamente su agenda con su contraparte negociadora en el espíritu de colaboración. Deje tiempo para que tanto los compradores como los vendedores muestren cómo han cambiado las cosas para ellos como resultado de la pandemia, presentando tanto una visión del estado actual como los desafíos para su negocio, respaldados por datos creíbles. También deja tiempo para descansos, para que los equipos puedan colaborar basándose en la nueva información que surge durante la negociación, dado cuánto ha cambiado. Por último, como siempre, programe tiempo suficiente al final para alinearse completamente con los acuerdos y para aclarar los próximos pasos; a menudo vemos que este ítem se ha cambiado de forma deficiente.
  • Programa reuniones más cortas y frecuentes. Es mucho más fácil tener una hora en el horario de alguien, incluso si tienes que hacerlo dos o tres veces, que conseguir medio día. Sin viajar como factor, puedes programar varias sesiones más cortas en un corto plazo, en lugar de un único evento de mega-trato.
  • Invitar a varias partes interesadas. Imagine una empresa de servicios financieros negociando para comprar tecnología. Ahora, el comprador puede invitar a varias partes interesadas a la misma reunión, por ejemplo, usuarios de Nueva York, un CIO en San Francisco y gerentes de una filial remota en Brasil. Esto permite al personal del comprador resolver problemas interfuncionales directamente en la reunión, como los requisitos del CIO para mejorar la seguridad o los niveles de servicio. Esto puede resultar crítico: si un vendedor ve o escucha únicamente del departamento de compras de una empresa, y nada de las stakeholder clave de la empresa, lo más probable es que retenga concesiones significativas.
  • Tecnología de vídeo remoto de prueba. Recomendamos encarecidamente el uso de vídeo para captar señales no verbales importantes o generar confianza. Sin embargo, si la tecnología que se utiliza para la negociación es diferente de la norma, ya sea Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex o Google Meet, investigue las aprobaciones de IT necesarias y familiarícese con la forma de encender y apagar cámaras y micrófonos, compartir documentos o presentaciones y utilizar el charla. El juguetear con la tecnología no solo quita tiempo de las discusiones sustantivas y distrae a los negociadores, sino que también erosiona la reputación profesional.
  • Configurar la comunicación de back-channel. Coordina con tu equipo de antemano para utilizar un sistema de mensajería como Slack o mensajes de texto para que tú y tus compañeros de equipo puedan comparar las observaciones a medida que avanza la reunión. Esto le dará la posibilidad de girar la conversación, sondear áreas específicas con precisión o acordar cuándo es hora de tomar un descanso caucus. Sin embargo, ten cuidado con la mensajería integrada en la herramienta de videoconferencia, porque es demasiado fácil enviar tu mensaje entre bastidores a tu contraparte por error.
  • Comience con un check-in personal. No se puede suponer que todo el mundo está bien; la gente puede estar lidiando con cualquier cosa, desde un familiar enfermo hasta un cierre de fábrica. Tómese tiempo por adelantado para tomar la temperatura de su contraparte, de modo que pueda comenzar con una sensación de preocupación y confianza mutuas. Esto es especialmente importante cuando no tienes acceso a un fuerte apretón de manos o la capacidad de mirarlos a los ojos en persona.
  • Considera la privacidad. Ten en cuenta que todo lo que digas podría estar grabado. Piénsalo bien antes de compartir en exceso, usar términos de jerga que podrían malinterpretarse o hacer promesas poco realistas. Al compartir pantalla, comparte ventanas concretas en lugar de tu escritorio para evitar mostrar información confidencial.
  • Crea salas de grupos de trabajo durante los descansos. Al igual que en las conversaciones en el pasillo de las negociaciones presenciales, las salas de reuniones permiten a su equipo hablar en privado para desahogarse o comparar notas antes de volver a reunirse. Planifica con anticipación para que tu equipo no tenga que moverte para crear un canal alternativo, perdiendo tiempo valioso antes de volver a la negociación.
  • Envía un resumen de la sesión. Es fácil malinterpretar o recordar mal algo en una reunión virtual. Una vez terminado, envía resúmenes detallados de lo que has discutido a tu contraparte y a tu propio equipo para documentar los acuerdos, abrir preguntas y pasos siguientes.

Los próximos 12 meses serán un reinicio del negocio tras el desafío del año del Covid-19. Esto significa que los acuerdos que suscribes podrían marcar la diferencia en si aprovechas el potencial de un nuevo crecimiento y nuevas relaciones, o si te desbordas por la rapidez del cambio. Utilice estas nuevas técnicas de negociación para realizar el tipo de acuerdos que crearán valor financiero y no financiero, y se convertirán en la base de su próspero mundo pospandémico.


Escrito por
Milan Prilepok




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