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5 Estrategias para hacer más trabajo en menos tiempo

Use plantillas, listas de verificación y caja de tiempo.
5 Estrategias para hacer más trabajo en menos tiempo
Resumen.

Tienes más que hacer de lo que podría hacer con tu estilo de trabajo actual. Has dado prioridad. Lo has planeado. Usted ha delegado. Has intentado concentrarte. La próxima frontera es aumentar su eficiencia para que pueda pasar menos tiempo y seguir haciendo un buen trabajo. Aquí hay cinco estrategias para ayudar. Comience por aclarar lo que realmente se necesita y a qué nivel. Luego, pregúntate si hay algún trabajo que puedas reutilizar y, donde puedes, copiar, pegar y editar. Para acelerar el proceso en los elementos rutinarios, cree una plantilla o lista de comprobación. Tener una conversación en lugar de escribir algo también puede ahorrar tiempo. Y finalmente, decida de antemano cuánto tiempo gastará en una tarea en particular, y apéñese a ella.


Tienes más que hacer de lo que podría hacer con tu estilo de trabajo actual. Usted ha priorizado. Usted ha planificado. Usted ha delegado. Usted ha trató de centrarse. La próxima frontera es aumentar su eficiencia para que pueda pasar menos tiempo y seguir haciendo un buen trabajo.

Exactamente qué estrategias funcionarán mejor para usted variará persona por persona y situación por situación. Pero como entrenador de gestión del tiempo trabajando con personas que necesitan hacer más en menos tiempo, he descubierto que emplear incluso una de estas cinco estrategias puede ahorrarle horas cada semana.

Aclarar las expectativas reales
Cuando asume una tarea importante, hable con las partes interesadas clave sobre lo que esperan de usted. Tal vez necesitan un mazo de PowerPoint, o tal vez no. Tal vez necesitan un trabajo A+ o tal vez un B+ estará bien. Tal vez necesitan un plan integral o tal vez solo un boceto inicial funcione.

Uno de mis clientes de entrenamiento que trabajan en la industria financiera ahorró días de trabajo cuando tuvo claro el hecho de que en algunos casos, todo lo que se necesitaba era suficiente información para tomar una decisión de ir o no ir. No todas las situaciones consideraron un análisis exhaustivo en profundidad.

Al aclarar lo que realmente se necesita y a qué nivel, puede ahorrar horas de tiempo decidiendo qué hacer y realizar las tareas.

Reutilizar material anterior
Su capacidad para reducir el tiempo mediante la reutilización y el reciclaje del trabajo variará dependiendo de sus responsabilidades particulares. Pero donde se puede, copiar, pegar y editar. Eso podría suceder con correos electrónicos, presentaciones, entrenamientos, propuestas y casi cualquier otro tipo de actividad en la que estés comunicando algo muy similar.

Esta estrategia ha demostrado ser más útil para mis clientes de coaching que dan presentaciones o que enseñan. Cuando estés presionado por el tiempo, lucha contra la necesidad de actualizar o reacondicionar los materiales por completo, y usa algo que ya tienes para ahorrar horas y ofrecer el mejor contenido. Los mejores altavoces tienden a dar el mismo discurso una y otra vez porque la práctica lo hace perfecto.

Desarrollar plantillas y listas de comprobación
Para acelerar el proceso en los elementos rutinarios, elabore una plantilla o lista de comprobación o busque las que pueda usar. Por ejemplo, tengo un correo electrónico de plantilla que relleno todos los años para enviarlo a mi contable con mi información fiscal de fin de año. Y mensualmente, reviso una lista de verificación mensual de finanzas.

Es posible que desee plantillas para actividades como reunir informes semanales, presentaciones o agendas de reuniones. Además, puede encontrar listas de comprobación valiosas para la planificación semanal, reuniones individuales u otras actividades repetidas. Tanto las plantillas como las listas de comprobación le permiten hacer un buen trabajo en menos tiempo porque no necesita pasar tiempo recordando qué hacer o decidir el siguiente paso.

Puede mantener estas plantillas y listas de comprobación en un sistema más sofisticado, pero me parece que a menudo simplemente tener grabadas en un documento de Word es suficiente.

Hazlo una conversación
Dependiendo de lo que necesite lograr, puede ahorrar tiempo compartiendo lo que ha hecho verbalmente. Por ejemplo, tal vez su gerente le pida que investigue un tema en particular. En lugar de escribir una presentación formal, puede lograr sus propósitos en menos tiempo tomar notas y luego hablar a través de sus hallazgos durante una reunión individual.

Esta estrategia también puede funcionar bien si necesita comunicarse acerca de conceptos más abstractos, como el diseño. Uno de mis clientes de coaching encontró que era mucho más rápido comunicarse con un arquitecto hablando o elaborando sus pensamientos en lugar de tratar de escribirlos.

Time Box Tu Trabajo
Por último, una estrategia para seguir haciendo un buen trabajo en menos tiempo es decidir de antemano cuánto tiempo pasará en una tarea en particular o parte de una tarea, y luego se adhiere a ella. Por ejemplo, si usted tiende a invertir en exceso en la etapa de investigación, es posible que desee decirse a sí mismo que tiene que parar después de una o dos horas. O si usted tiene dificultades para llegar a un borrador inicial, entonces usted puede pre-decidir cuánto tiempo le gustaría invertir en conseguir algo escrito.

El boxeo de tiempo no garantiza que termines el trabajo en el tiempo asignado. Sin embargo, definitivamente puede ayudar con el enfoque. Y decidir de antemano sobre la inversión de tiempo ayuda a la Ley de Parkinson, que el trabajo se expande para llenar el tiempo asignado para ello, para trabajar a su favor.

Todos tenemos nuestros límites, así que no puedo prometer que todo se hará usando las estrategias anteriores. Pero cuando empleas estas técnicas, puedes hacer más en menos tiempo.


Escrito por
Elizabeth Grace Saunders




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