5 errores mentales que matan su productividad

Si su lista de tareas pendientes no se ha hecho más corto, he aquí por qué.
5 errores mentales que matan su productividad
5 errores mentales que matan su productividad
Master1305/Getty Imágenes

Si a veces te sientes frustrado por lo poco que logras durante tu jornada laboral, no estás solo. La investigación indica que que sólo el 26% de las personas a menudo abandonan la oficina después de haber cumplido las tareas que se propuse realizar. Es común sentir que has estado ocupado pero no has hecho nada importante. Por supuesto, la vida no se trata de ser un robot de productividad en el que cada segundo se optimiza. Pero la mayoría de nosotros queremos sentirnos bien organizados y eficientes en la búsqueda de objetivos clave y la solución de problemas críticos. Un buen primer paso es entender los errores mentales que normalmente nos impiden centrarnos y terminar un trabajo significativo. Aquí hay cinco comunes:

1. Sobresestimas el tiempo concentrado que tienes en un día típico.

Los proyectos creativos a largo plazo, el pensamiento estratégico y la creación de habilidades y relaciones requieren grandes bloques de atención concentrada. Es fácil pensar con optimismo que tienes todo el día, o incluso varias horas, para ese tipo de trabajo y, posteriormente, planificar tus prioridades basándose en ese supuesto. Sin embargo, para muchos de nosotros, las reuniones, el correo electrónico, Slack, las llamadas telefónicas y las «preguntas rápidas» ocupan una parte considerable de nuestro tiempo en la oficina. Datos agregados de la aplicación de seguimiento del tiempo RescueTime sugiere que las personas tienen tan poco como una hora y 12 minutos de tiempo ininterrumpido en su día.

Si reconoce el tiempo limitado que tendrá para el trabajo enfocado, puede seleccionar de manera más despiadada su prioridad absoluta y protegerse de las distracciones durante ciertos períodos. Cuando tenga entre 60 y 90 minutos disponibles, intente centrarse en sus objetivos de imagen más grande (por tentador que pueda ser centrarse en un trabajo rutinario más sensible al tiempo). Recuerde, también, que incluso esos proyectos complejos e importantes suelen tener algunas tareas administrativas asociadas a ellos (por ejemplo, buscar una referencia al escribir un libro) que no requieren tanto enfoque o creatividad. Como solución alternativa para tener tiempo limitado para el trabajo más duro, identifique las tareas pendientes y guárdalos en los 15 minutos de repuesto que tiene entre reuniones o los períodos libres más largos durante los cuales sospeche que habrá interrupciones.

2. Se pasan por alto métodos probados y sostenibles que parecen demasiado aburridos o demasiado simples.

Si consume mucho material de autoayuda de productividad, probablemente esté familiarizado con muchos conceptos básicos de la psicología cognitivo-conductual. Por ejemplo, si forma «intenciones de implementación», es más probable que siga adelante. Esto implica planificar cuándo y dónde va a hacer una tarea y cómo vas a superar obstáculos que encontrarás. Del mismo modo, es posible que hayas leído previamente acerca de cómo reducir el número de decisiones que tomas en un día reducirá tu fatiga mental y mejorará tu fuerza de voluntad. Además, es posible que sepas que cuando haces cualquier tarea más fácil, por ejemplo asegurándote de que tienes a mano los materiales necesarios, es más probable que empieces. Sin embargo, una vez que hemos escuchado estos principios, a menudo los escribimos como «viejas noticias» incluso cuando no los hemos implementado completamente o probado en absoluto.

Para cada uno de sus proyectos importantes, tenga su siguiente acción definido y todo lo que necesita para completarlo a mano y listo para ir. Por ejemplo, si desea realizar un vídeo ensayando un gran discurso, configure el espacio que planea usar, realice una grabación de prueba durante un minuto y asegúrese de que dispone de suficiente espacio libre en su dispositivo de grabación. Si eliminas este tipo de barreras prácticas para empezar, no se comerán en tu tiempo de concentración.

Si te gusta verte a ti mismo como un individuo especial o único, es posible que encuentres que las soluciones simples no se sientan bien con eso, ya que no te gusta verte como ser como todos los demás. Esto es una trampa. Asegúrese de que está empleando estrategias aburridas, pero fáciles y fáciles de trabajar, en todas las formas que podría ser. Mejorarse en la aplicación creativa de ideas simples en lugar de buscar ideas complejas.

3. Piensas en el cambio de una manera todo o nada.

A menudo sospechamos que un cierto cambio de hábito ayudaría a nuestra productividad, pero nos sentimos psicológicamente resistentes a hacerlo. Por ejemplo, usted podría creer que dormir más ayudaría a su productividad, pero usted es un búho nocturno y le da consejos sobre irse a la cama temprano. En lugar de perseverar en lo que se siente resistente, busque cambios que esté dispuesto a hacer que no se sientan como un gran problema. Automatizar las luces de su casa para atenuar (o ponerse en rojo), usar filtros de luz azul en sus dispositivos o pasar los últimos 30 minutos de su día de trabajo planificando al día siguiente (creando una transición), puede ayudarle a cambiar sin esfuerzo el tiempo que quiero ir a dormir 10-15 minutos antes. Sin embargo, si crees que tienes que hacer un cambio de dos horas en tu hora de dormir o nada, o solo estás centrado en el hecho de que no quieres dejar de dormir con tu teléfono, no harás ningún cambio en absoluto. Recoge las victorias fáciles que no desencadenan tu resistencia psicológica. Cuando usted realiza con éxito un cambio discreto, su voluntad de hacer otros cambios probablemente se expandirá naturalmente.

4. Olvidas cómo hacer tareas recurrentes pero poco frecuentes.

Si realiza una tarea diariamente, es probable que tenga un proceso eficiente para realizarla. Si lo haces una o varias veces al año, es posible que no. En T l Juego de herramientas Mente Saludable, escribí acerca de cómo cada vez que necesitaba limpiar mi tambor de impresora, pasaba al menos 10 minutos encontrando las instrucciones en línea para hacerlo. Ahora tengo esas instrucciones guardadas en un correo electrónico a mí mismo bajo la línea de asunto «cómo limpiar el tambor de la impresora», así que ya no tengo que seguir todos los pasos para encontrar el número de modelo de mi impresora y buscar en Google.

Después de haber terminado cualquier proceso que necesite repetir en el futuro, escriba instrucciones para la forma más eficiente de hacerlo y guárdelos en un lugar fácil de buscar.

5. Subestimas los costos de pequeñas pérdidas de tiempo/energía.

Pasar un poco de tiempo la mayoría de los días en su importante pero no urgente proyectos de gran imagen y/o mejorar sus habilidades a menudo es suficiente para mejorar drásticamente sus resultados generales en comparación con no gastar tiempo. Por otro lado, las pequeñas fugas de tiempo y energía pueden tener un impacto negativo mayor de lo que la gente percibe. Los diez minutos que pasas buscando claves o respondiendo a un correo electrónico que no necesitaba una respuesta inmediata, son intrascendentes en sí mismos. Sin embargo, muchas de estas instancias pueden generar disrupción su flujo, reforzar un sentido negativo de identidad y, en general, debilitar su energía. Cuando crea sistemas (por ejemplo, reduciendo decisiones innecesarias, agilizando y simplificando tareas, agrupando, automatizando, externalizando o usando listas de comprobación) que abordan pequeñas pérdidas de tiempo/energía, experimentará beneficios de claridad mental al hacerlo que superan con creces el ahorro de tiempo.

Aunque los consejos de este artículo no resolverán todos sus problemas de productividad, pueden darle una mejor oportunidad de hacer las cosas más importantes.


Alice Boyes
Via HBR.org

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  • Alinee su trabajo más importante con su cronotipo. Programe un trabajo que requiera su potencia cerebral más intensa con sus picos de energía.
  • Planifica tu día la noche anterior. Hazlo al final de tu jornada de trabajo para que lo que necesites ser abordado mañana aún esté fresco en tu cabeza.
  • Desarrollar diferentes rituales (como dónde y cuándo trabajas) para diferentes tipos de tareas. Con el tiempo, su cerebro asociará esas señales físicas y temporales con esas tareas.
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