5 consejos para escribir correos electrónicos profesionales

Resumen.   

Aprender a escribir mejores correos electrónicos mejorará su reputación como miembro del equipo fuerte y reflexivo, lo ayudará a articular sus ideas con claridad, aumentará su influencia, evitará idas y venidas innecesarias y, de hecho, a hacer las cosas. Estas son algunas pautas básicas a seguir:

  • Primero, identifique lo que quiere que transmita su correo electrónico. Pregúntese: ¿Qué resultado espero que traiga este correo electrónico? ¿Qué quiero que haga el destinatario? Esto ayudará a aclarar sus intenciones.
  • A continuación, decida los destinatarios de su correo electrónico. Sin embargo, en general, evite enviar un mensaje a todo un equipo de personas si solo necesita hablar con una o dos. Del mismo modo, no copie a su jefe en todos los correos electrónicos que no requieran su supervisión.
    Adapte su línea de asunto. Utilice un verbo o una frase para indicar qué acción quiere que tome el destinatario, como «Decisión», «Acción necesaria» o «Comentarios».
  • Cuando escriba su mensaje, comience con la acción que quiere que realice el lector. Haga un seguimiento del contexto y termine haciéndoles saber que está disponible para responder preguntas. Incluya elementos visuales como viñetas, texto en negrita, cursiva y párrafos más cortos.
  • Especifique siempre la cronología de la acción o el momento en que quiere que el destinatario se ponga en contacto con usted. Incluya la fecha de finalización prevista de la tarea, la solicitud o el comentario.

5 consejos para escribir correos electrónicos profesionales

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Por Scott Stein

¿Cuánto de su tiempo dedica a escribir, responder y cuestionar correos electrónicos?

Investigación muestra que los trabajadores en los EE. UU. dedican una media de dos a tres horas al día a revisar su correo electrónico del trabajo y dos horas más a los correos personales. En otros países, como India y Australia, la tendencia es similar. Con el creciente auge de los lugares de trabajo remotos e híbridos, esta frecuencia, junto con la fatiga del correo electrónico, el agotamiento y la insatisfacción con el trabajo, están creciendo. ¿Qué puede hacer para recuperar algunas de esas horas?

Si quiere dedicar menos tiempo a preocuparse antes de pulsar «enviar», tiene que mejorar en la redacción de un buen mensaje. De hecho, cultivar esta habilidad hará más que ahorrarle tiempo. Mejorará su reputación como miembro del equipo atento y lo ayudará a articular sus ideas con claridad, aumentará su influencia, evitará idas y venidas innecesarias y, de hecho, a hacer las cosas.

Aquí hay algunas pautas básicas que mantendrán sus correos electrónicos claros, concisos y productivos.

Paso 1: Identifique lo que quiere que transmita su correo electrónico.

Antes de redactar su mensaje, pregúntese: ¿qué resultado espero que traiga este correo electrónico? ¿Qué quiero que haga el destinatario?

Por ejemplo, ¿está buscando una actualización del estado de un proyecto? ¿Está intentando conseguir una hora para una reunión individual con un miembro del equipo? ¿Espera que los destinatarios participen en la encuesta?

Consejo profesional: Cuando empiece a escribir, piense en sus palabras como la llamada a la acción que quiere que realicen sus destinatarios. Esta mentalidad lo ayudará a elaborar un mensaje con una intención clara.

Paso 2: Edite su lista de destinatarios.

Antes de poner el bolígrafo sobre el papel (o los dedos en el teclado), seleccione cuidadosamente a quién necesita para realizar el resultado que ha identificado. Si quiere programar una reunión individual, por ejemplo, el destinatario requerido será obvio. Pero si está buscando una actualización del estado de un proyecto, puede que tenga que ser más cuidadoso al elaborar su lista de destinatarios.

Pregúntese: ¿quién tiene la información que quiero adquirir? ¿Podrá algún miembro del equipo compartirlo conmigo, como un jefe de equipo o un director de proyecto? ¿O debo incluir a varios miembros del equipo? Si es así, ¿a quién es absolutamente necesario incluir? ¿Quién no lo es?

Si quiere incluir a alguien solo como para su información o CC como persona para mantenerlo informado, escriba una breve nota en la cadena de correo electrónico cuando añada nuevos destinatarios, para que todos tengan contexto. Sin embargo, en general, evite enviar un mensaje a todo un equipo de personas si solo necesita hablar con una o dos. Del mismo modo, no copie a su jefe en todos los correos electrónicos que no requieran su supervisión.

Saber para quién es el correo electrónico le ayudará a crear un mensaje más personalizado.

Consejo profesional: Al responder a correos electrónicos, establezca el valor predeterminado en «Responder» en lugar de «Responder a todos» para no inundar las bandejas de entrada de las personas innecesariamente.

Paso 3: adapte su línea de asunto.

En la era del desplazamiento infinito, la mayoría de nosotros escaneamos rápidamente el texto de nuestras bandejas de entrada y priorizamos los mensajes a los que resulta fundamental responder. Necesita una línea de asunto que destaque para llamar la atención de su correo electrónico. Una línea de asunto clara también puede servir como «estrella del norte» y ayudarlo a mantenerse al día a la hora de elaborar el cuerpo del mensaje.

¿Cómo lo escribe?

Revise el resultado que identificó en el paso 1 y utilice un verbo o una frase para indicar qué acción quiere que realice el destinatario. Esto les dará una vista previa de sus intenciones antes de que abran el correo electrónico. Utilice precursores como «Decisión:», «Acción necesaria», «Comentarios:» o «Para su información», según el contexto del mensaje.

Estos son algunos ejemplos de líneas de asunto fuertes y débiles que puede emular y ajustar para su propio mensaje:

Ejemplo 1: Quiere que su jefe tome una decisión sobre su propuesta.

  • Débil: Nueva estrategia de marketing
  • Fuerte: Decisión requerida: nueva estrategia de marketing

Ejemplo 2: necesita la acción de un miembro del equipo para cumplir la fecha límite del proyecto.

  • Débil: Actualización del proyecto
  • Fuerte: Acción necesaria: se requiere información del proyecto antes de las 13:00 del martes (16 de agosto)

  Ejemplo 3: Quiere que un colega le dé su opinión.

  • Débil: Nota conceptual
  • Fuerte: Comentarios: Nota conceptual

Paso 4: elabore su mensaje.

Para mantener la atención del lector, su mensaje debe ser tan claro como la línea de asunto. Para ello, mantenga el mensaje breve y directo. Si bien la longitud exacta de su correo electrónico dependerá de su llamada a la acción y del contexto que necesite para explicarla, su objetivo es estructurar la información de forma que sea fácil de entender para el lector.

Comience con la acción que quiere que realicen, haga un seguimiento del contexto por el que necesita esa acción y, después, termine haciéndoles saber que está disponible para responder preguntas. Los elementos visuales como viñetas, texto en negrita, cursiva y párrafos más cortos (de dos a tres frases) pueden hacer que su mensaje sea más fácil de leer y digerir rápidamente.

Ejemplo 1: Débil

Querida Pam,

Quería informarle sobre una serie de problemas que hemos tenido con nuestro sistema de gestión de contenidos. Están creando una serie de problemas para la gente de mi equipo.

Muchos de nosotros tenemos problemas para iniciar sesión en el sistema. Tras introducir nuestras credenciales en la ventana de inicio de sesión, está tardando mucho en acceder y la pantalla nos ha estado congelando constantemente o quedándose en blanco. Un miembro del personal me dijo que le había llevado 15 minutos iniciar sesión y otro mencionó que le llevó casi 20 minutos iniciar sesión.

Además, cuando el personal inicia sesión, no podemos acceder a la opción «crear borrador». Cuando hacemos clic en eso, nos lleva a «archivar» publicaciones y no sabemos cómo resolverlo. Todo esto causa mucha frustración entre los miembros del equipo. Así que recomiendo que nos encontremos e identifiquemos por qué se producen estos problemas y cómo solucionarlos.

Gracias,

Jo

Ejemplo 2: Strong

Querida Pam,

Me pongo en contacto para programar una llamada hoy a las 14:00 para hablar de algunos de los problemas de software actuales con nuestro sistema de gestión de contenidos que están provocando muchos retrasos a mi equipo.

Hemos identificado dos problemas principales.

  1. Problemas de inicio de sesión: Muchos de los miembros de mi equipo han informado de que las pantallas de sus ordenadores se congelan o se quedan en blanco cuando inician sesión en el sitio web. Para otros, iniciar sesión lleva entre 15 y 20 minutos.
  2. No se puede crear el borrador: Al hacer clic en «crear borrador», nos redirigen a la carpeta Archivos.

Estoy bloqueando algún tiempo en nuestros calendarios para hablar en detalle de estas preocupaciones. Espero que esté bien.

Dígame si quiere que recopile información adicional antes de nuestra reunión.

Gracias,

Jo

Paso 5: especifique los plazos.

Con demasiada frecuencia, enviamos correos electrónicos pidiendo a las personas que completen una solicitud sin darles un calendario. Esto es un error. Cuando no se lo decimos a la gente cuando necesitamos algo, se lo ponemos para que decidan si la tarea es urgente o no. Para evitar esta confusión, especifique cuándo quiere que el destinatario se ponga en contacto con usted al principio de su correo electrónico. Incluya la fecha de finalización prevista de la tarea, la solicitud o el comentario.

Por ejemplo:

  • ¿Podría rellenar esta encuesta antes del viernes 15 de julio a las 15 horas?
  • Comparta cualquier comentario que tenga sobre mi informe de mañana antes del EOD. Si necesita más tiempo, dígamelo y me adaptaré.
  • ¿Podría recopilar los datos de los que hablamos para una reunión a las 10 de la mañana el lunes 10 de agosto?

Consejo profesional: Si su aplicación de correo electrónico lo permite, establezca un retraso de dos minutos para todos los correos salientes. Esto le da un par de minutos de tiempo libre para retirar o editar un correo electrónico si lo desea, y puede ser un salvavidas cuando, inevitablemente, pulsa accidentalmente «enviar» en un borrador de correo electrónico o se lo envía al destinatario equivocado. Estas son las instrucciones sobre cómo hacerlo para Microsoft Outlook. Si trabaja con Gmail, cambie «Deshacer envío» a 30 segundos.

Aprender estas prácticas de correo electrónico le hará parecer más reflexivo, claro y conciso al comunicarse con su jefe, compañeros y colegas.