4 formas de hacer que las llamadas en conferencia sean menos terribles

Por uno, la mayoría de ellos deben ser reuniones de video en su lugar.
4 formas de hacer que las llamadas en conferencia sean menos terribles

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Nadie quiere sentarse en una llamada de conferencia aburrida, especialmente cuando tiene otro trabajo que hacer. Pero esa es la realidad para mucha gente, al menos según la reciente investigación de InterCall sobre el auge de las llamadas de conferencia móviles y comportamiento de conferencias de empleados. Con el 82% de los empleados que admiten centrarse en otro trabajo durante una llamada (junto con otras distracciones no laborales de menos buen gusto), la retirada, al menos durante las reuniones virtuales, ha comenzado a convertirse en práctica habitual. Si bien algunos pueden argumentar que estos empleados siguen realizando otro trabajo, plantea dudas sobre la productividad y el valor de estas reuniones.

La buena noticia es que las empresas pueden hacer que sus reuniones sean más relevantes y productivas haciendo algunos ajustes sencillos, aunque muchas de ellas van en contra de algunos hábitos de oficina conocidos.

Deja de esforzarte por la inclusión. Tiempo, no tecnología, representa la mayoría de los gastos de reunión asociados. Desafortunadamente, los calendarios en línea, las aplicaciones de programación y las listas de distribución de correo electrónico han creado un monstruoso reflejo de invitación a reuniones. Se ha vuelto demasiado fácil enviar invitaciones a reuniones de una hora de duración a 10 personas cuando solo cinco son relevantes para la agenda.

Las empresas deben liberarse de la idea de que todos los asistentes deben asistir a una conferencia telefónica de principio a fin. Con un poco de planificación anticipada sobre qué temas se discutirán en cualquier momento de la reunión, los gerentes pueden escalonar las invitaciones. Si el presupuesto de marketing no se cubre hasta la última media hora de una reunión de planificación del ejercicio fiscal, intente invitar al equipo de marketing a esa parte de 30 minutos únicamente.

Además de facilitar reuniones más eficientes, devuelve tiempo y flexibilidad valiosos a los días de trabajo de sus empleados. También demuestra a sus empleados que valora su tiempo tanto como el suyo propio. A menudo, los gerentes pueden preocuparse de que los empleados se sientan excluidos o que les falte algo si no se les invita a todas las reuniones. Pero si te tomas el tiempo de compartir información relevante, ya sea a través de una charla rápida en otra reunión o a través de un correo electrónico de resumen, puedes generar confianza y ahorrar valiosas horas de trabajo. Lo más probable es que tus empleados te agradecen por dedicarles un tiempo atrás en sus días.

Empieza a utilizar vídeo. En 2014, por primera vez, el 50% de los empleados utilizaron vídeo en directo y cámaras web en más de una cuarta parte de sus llamadas de conferencia, según la reciente investigación de Wainhouse (WebMetrics: Meeting Feature and Feature Preferences, 2014). A pesar de este hito, las videoconferencias siguen siendo un punto de controversia y su curva de adopción es una cuestión de aceptación psicológica. La idea de que todos los participantes en una reunión puedan ver lo que haces disuade a muchos trabajadores, así como la disonancia entre lo que vemos en el espejo y lo que se refleja en las pantallas de nuestro portátil o tablet.

Pero a medida que el vídeo se vuelva más generalizado en nuestra vida personal, todos tendremos que superar esta renuencia a adoptarlo en nuestra vida empresarial. Los trabajadores más jóvenes, con su inclinación por los selfies y su inclinación a compartir en redes sociales, también están desempeñando un papel importante en la aceleración de la aceptación del vídeo entre todos los miembros de la fuerza laboral. Ya podemos ver el impacto de las videoconferencias entre quienes la han adoptado. Wainhouse Research ha descubierto que de los empleados que utilizan vídeo y cámaras web durante las reuniones, el 74% le gusta la capacidad de ver las reacciones de los colegas a sus ideas, y casi el 70% siente que aumenta la conexión entre los participantes.

Pero no abandones la sala de conferencias física todavía. La mayoría de los espacios de conferencias de oficinas físicas de las organizaciones no se parecen en nada a lo que tenían hace 20, incluso 10 años. Han evolucionado más allá de una mesa larga y un teléfono para incluir pizarras blancas, proyectores, pantallas planas, cámaras web y sonido envolvente. Es posible que los participantes no utilicen cada reunión, pero las opciones de colaboración dinámica están ahí si los necesitan.

Dicho esto, un presentador no debería tardar 20 minutos en averiguar cómo usar una cámara web; tampoco debería tener que reiniciar una llamada de audio o basada en web para distribuir contenido multimedia. La accesibilidad digital funciona cuando es inherente, intuitiva y fluida. Esto solo ocurre cuando los empleados están capacitados y se sienten cómodos utilizando todas las funciones que las soluciones de conferencias de hoy en día son capaces de hacer.

Comprender el uso de la tecnología frente al abuso. La tecnología es esencial para innovar la conferencia telefónica y aumentar la participación del personal. Cuando los usuarios finales lo aplican de forma incorrecta o malinterpretada, puede paralizar ambos esfuerzos. Los gerentes tienen que utilizar la máxima discreción a la hora de implementar herramientas de conferencias de una manera que sea útil para los empleados, no abusiva a su tiempo o productividad.

En otras palabras, solo porque puedas realizar videoconferencias desde tu iPhone antes de embarcar en un vuelo no significa que debas hacerlo. Las organizaciones deben dictar una nueva forma de etiqueta tecnológica para reuniones, que respete la flexibilidad del personal y su derecho a un tiempo de trabajo y colaboración eficientes e ininterrumpidos. Parte de este decoro incluye redefinir el «despliegue completo». En lugar de ofrecer a todos los empleados las mismas herramientas básicas de conferencia, denles lo que realmente necesitan para cumplir con sus responsabilidades únicas. La asignación de la tecnología al usuario, no al revés, aumenta la probabilidad de que el personal aproveche estos recursos y ofrezca un mayor retorno de la inversión.

Las llamadas de conferencia de solo audio siguen impregnando las oficinas en todas partes, pero el statu quo no durará mucho tiempo. Los cambios en la tecnología y la composición de la fuerza laboral se están produciendo demasiado rápido, lo que obliga a las reglas de la comunicación empresarial a cambiar en consecuencia. Recuerda: Los humanos son criaturas multisensoriales. Las reuniones tampoco son unidimensionales. Para involucrar mejor a sus empleados cuando se reúne en grupo, es posible que desee empezar por la forma en que se comunica con ellos.


Escrito por
Rob Bellmar



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