4 distracciones que hacen descarrilar las reuniones y cómo gestionarlas

por Luis Velasquez

Las reuniones mal dirigidas afectan negativamente el desempeño del equipo, la cohesión y el éxito final.

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Las reuniones son fundamentales para alcanzar los objetivos, ya que fomentan la unidad y facilitan la comunicación, la planificación y la alineación, pero solo si se llevan a cabo de forma eficaz. Las reuniones mal organizadas afectan negativamente al rendimiento, la cohesión y, en última instancia, al éxito del equipo a la hora de cumplir sus objetivos.
En una encuesta a altos directivos, el 71% dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes. Y un estudio de 20 organizaciones reveló que las conductas disfuncionales en las reuniones, como quejarse o criticar a los demás, se asocian con una menor cuota de mercado, menos innovación y un menor compromiso de los empleados.
Compruebe si el siguiente escenario le suena familiar: recibe una invitación a una reunión cuyo título es simplemente «Lanzamiento de producto», sin más detalles. Asista a la reunión porque su equipo se encarga de un componente de lanzamiento y quiere asegurarse de que no se pierde nada. Lisa, la líder del equipo, presenta la nueva línea de productos. Sin embargo, en cuestión de minutos, la conversación cambia cuando John, un alto ejecutivo de marketing, comienza a quejarse de la cultura de la empresa y de la falta de apoyo de la alta dirección. Esto desata un acalorado debate no relacionado sobre la cultura de la empresa y no sobre el lanzamiento del producto. Todo el mundo está confundido y frustrado.
Durante muchos años trabajando con equipos y entrenando a los líderes de los equipos, he observado cuatro comportamientos disfuncionales que hacen que las reuniones se descarrilen. Para garantizar la productividad, la eficiencia y la eficacia, los gerentes deben saber cómo detectar, prevenir y tratar estos comportamientos cuando aparecen.
Cuatro comportamientos disfuncionales en las reuniones
Cuatro comportamientos disfuncionales, o factores que descarrilan las reuniones, suelen aparecer en las reuniones que carecen de concentración y claridad, y se pueden resumir con las siglas GAAS:
Problemas de gravedad
Ocurren cuando los miembros del equipo se dejan llevar por la discusión de un desafío o tema que es fundamentalmente insoluble a nivel de equipo, al igual que la fuerza de la gravedad. Intentar resolver un problema de gravedad desvía el tiempo, la capacidad mental y la motivación de los problemas que se pueden resolver, lo que lleva a la frustración del equipo. En el ejemplo anterior, la cultura empresarial y el apoyo a los líderes son problemas graves que distraen la atención del tema que se puede resolver: el lanzamiento del producto.
Sobrecarga de suposiciones
Esto ocurre cuando los miembros del equipo hacen suposiciones excesivas o no verificadas sobre un tema, una persona o incluso sobre sí mismos específicos. Si bien algunas suposiciones son necesarias, confiar demasiado en ellas y sin validación puede llevar a tomar decisiones basadas en información inexacta o incompleta.
Este comportamiento también se extiende a los miembros del equipo que hacen suposiciones unos sobre otros, lo que fomenta un entorno de desconfianza y sospecha, lo que dificulta la colaboración y la productividad. Por ejemplo, Mark y Mary están trabajando en una presentación para el liderazgo. Mary sugiere un enfoque, pero Mark asume que está intentando tomar el control y llevarse el crédito. En consecuencia, le oculta información. Si Mark hubiera abordado su suposición, su colaboración habría sido más eficiente y exitosa.
También es común que los miembros del equipo asuman inconscientemente que otros tienen los mismos conocimientos o conocimientos básicos que ellos. Peor aún, creen que pueden resolver los problemas de sus compañeros sin el contexto adecuado. Ambos escenarios generan frustración y desconfianza.
Pensamientos negativos molestos
Común» distorsiones cognitivas», o los patrones de pensamiento improductivos a los que llamo «pensamientos negativos molestos» (ANT), también pueden afectar a los resultados de las reuniones. Así es como podrían aparecer:
Pensamiento de todo o nada: Un diseñador gráfico descarta toda una línea de productos por considerarla un fracaso porque cree que el diseño del embalaje no es perfecto. Su pesimismo dificulta que el equipo encuentre soluciones constructivas y debilita el ambiente general de la reunión.
Sobregeneralización: Un miembro del equipo ve una sola reseña negativa de un cliente y llega a la conclusión de que el producto no le gusta a todo el mundo. Su generalización excesiva hace descarrilar la conversación y hace que el equipo se centre en defender el producto en lugar de en identificar las áreas de mejora.
Catastrofizante: Un miembro del equipo se entera de un pequeño recorte presupuestario. Afirman que provocará despidos y retrasos masivos en los proyectos. Su alarmismo distrae al equipo de discutir soluciones prácticas para gestionar la reducción del presupuesto.
Razonamiento emocional: Un miembro del equipo interpreta la falta de entusiasmo de su colega por su idea como una señal de que sus contribuciones son pésimas. Luego, el equipo pierde tiempo en tranquilizarla en lugar de discutir los méritos de la idea.
Persiguiendo ardillas
Algunos miembros del equipo tienen dificultades para concentrarse en el propósito de la reunión e introducen tangentes no relacionadas (por ejemplo, ardillas). Por ejemplo, en una reunión de equipo centrada en finalizar un argumento de venta para un posible cliente, un miembro del equipo sigue discutiendo los detalles de otro proyecto que gestiona. Si bien es relevante para el trabajo continuo del equipo, no tiene relación con el enfoque de la reunión de equipo. Sus interjecciones distraen al equipo e impiden finalizar el argumento de venta de forma eficaz y eficiente. Cuando el equipo persigue ardillas, pierde tiempo y frustra a otros miembros del equipo.
Evite los descarriladores de reuniones
Las buenas reuniones de equipo comienzan antes de que se celebren realmente. Por lo tanto, la forma en que prepare y planifique una reunión puede afectar significativamente a su eficiencia y a sus resultados.
El enfoque y la claridad son dos conceptos diferentes pero interconectados que ayudarán a prevenir los comportamientos de los GAAS. Sin ellos, los miembros del equipo suelen estar confundidos y se presentan de una manera que afecta negativamente a la reunión, o no se presentan en absoluto. Por ejemplo:
Los miembros del equipo que son importantes para el objetivo de la reunión piensan que su asistencia es solo una formalidad y, por lo tanto, no sienten la necesidad de prepararse, participar o incluso asistir.
Los miembros del equipo piensan que su presencia implica que tienen autoridad para tomar decisiones, relevancia y experiencia en los temas de debate, aunque no sea así.
Los miembros del equipo las ven como oportunidades de establecer contactos para conectarse con colegas a los que quizás no vean a menudo, en lugar de centrarse en el objetivo.
Los miembros del equipo asumen que no es necesario prepararse antes de la reunión, lo que hace perder tiempo.
A continuación, le indicamos cómo mantener las reuniones de su equipo en marcha:
Mejore el enfoque de sus reuniones.
Asegúrese de que los miembros del equipo se centren en el tema y aborden solo los problemas relevantes sin desviarse. Para lograrlo, los organizadores deben:
Determine el objetivo principal. ¿El objetivo es tomar una decisión, hacer una lluvia de ideas, alinear a la gente o algo más? Mantener la vista puesta en el objetivo general le ayudará a desarrollar una agenda clara y centrada. Por ejemplo, en una reunión de toma de decisiones, el objetivo es elegir entre diferentes opciones. Por lo tanto, los organizadores deben entender claramente las opciones, los datos de respaldo, los responsables de la toma de decisiones y los procesos de toma de decisiones.
Reformule los objetivos como declaraciones basadas en la investigación. Por ejemplo, en lugar de incluir «establecimiento de objetivos» como tema, formule el punto del orden del día como: «¿Cuáles son nuestros resultados para el proyecto X?» De este modo, los miembros del equipo pueden empezar a pensar en posibles soluciones incluso antes de asistir a la reunión.
Invite solo a los miembros del equipo que tengan una función directa en la consecución del objetivo de la reunión. Por ejemplo, en una reunión de lluvia de ideas, querrá invitar a personas con diferentes orígenes y perspectivas para fomentar ideas diversas e innovadoras. Por el contrario, en una reunión de toma de decisiones, los asistentes deben entender claramente las opciones, los datos pertinentes y tener la autoridad de toma de decisiones adecuada. Si bien invitar a todos los que estén relacionados con el tema es tentador, tenga en cuenta que los comportamientos de los GAAS prosperan en entornos abarrotados y desenfocados.
Comuníquese con claridad.
Una comunicación clara reduce la probabilidad de malentendidos y distracciones, especialmente por las conductas de los GAAS. Para comunicar el enfoque de la reunión de forma eficaz, asegúrese de que los miembros del equipo invitados entiendan claramente tres elementos clave:
Importancia: Explique por qué es necesaria la reunión y el posible impacto de sus resultados. Si esto queda claro, los asistentes verán la urgencia y la importancia de la reunión y por qué su asistencia es fundamental. Por ejemplo, podría decir: «En esta reunión se determinará la estrategia de marketing para el próximo lanzamiento de nuestro producto, lo que repercutirá en nuestras ventas y en el reconocimiento de la marca».
Relevancia: Comunique con claridad cómo el enfoque de la reunión está directamente relacionado con el trabajo o los objetivos de los miembros del equipo invitados. Por ejemplo, podría decir: «Como jefe del departamento de diseño, necesito su opinión sobre el diseño del embalaje para determinar nuestra estrategia de marketing». Esto les ayuda a ver la conexión directa entre sus responsabilidades y el propósito de la reunión.
Participación: Comunique las expectativas de cada participante, incluidas las antes del trabajo los necesita para completarlos, para asegurarse de que vienen preparados.
No tome atajos al redactar la invitación. Utilice un lenguaje sencillo y fácil de entender y evite la jerga o los términos demasiado técnicos que puedan crear confusión. Esto ayuda a los asistentes a entender el mensaje, especialmente cuando tienen diferentes niveles de experiencia.
Gestione los descarriladores de reuniones
Presente a su equipo el concepto de los comportamientos de los GAAS pintando una imagen mental de nuestra respuesta natural al olor a gas: a) identificar la fuente, b) cortar el suministro de gas y/o c) evacuar el edificio de inmediato. Proporcione una hoja sencilla con cada comportamiento y su descripción.
Anime a todos a referirse a estas conductas por su nombre, como «el problema de la gravedad» o «la ardilla». Esto ayuda al equipo a reconocer y abordar estos comportamientos rápidamente y, al mismo tiempo, a mantener un ambiente ligero y positivo. Luego, aborde los comportamientos de la GAAS de forma no amenazante cuando aparezcan. Por ejemplo, si un miembro del equipo se sale del tema o muestra un comportamiento GAAS, llámalo por su nombre y diga algo como: «Es una ardilla, ¿verdad?» Este enfoque es menos amenazante que decir «se sale del tema» y puede ser un amable recordatorio para que se concentre.
Una sonrisa es la distancia más corta entre dos personas, por lo que el humor puede ayudar a establecer una conexión y una relación positiva entre los miembros del equipo durante las reuniones. Introducir un poco de frivolidad puede crear un entorno cómodo en el que las personas se sientan más cómodas a la hora de correr riesgos y desafiarse unos a otros. También puede generar camaradería y confianza, aligerar el ambiente y hacer que las reuniones sean más agradables.
En una reunión a la que asistí hace poco, por ejemplo, un miembro del equipo conocido por tirar «ardillas» dijo: «¿Está bien si pongo una ardilla aquí?» El resto del equipo se rió y dio permiso; alguien más añadió: «Más vale que sea una ardilla que valga la pena perseguir». El miembro del equipo arrojó la ardilla, pero en lugar de perseguirla, todos se concentraron y centraron en el tema. Este enfoque mantuvo la reunión en marcha de manera efectiva y, al mismo tiempo, mantuvo un ambiente desenfadado. Fue una experiencia fascinante ver este enfoque en acción.
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Entender, prevenir y abordar las conductas de los GAAS mejorará la productividad de su equipo y hará que sus reuniones pasen de ser ejercicios que consumen mucho tiempo, improductivos y dolorosos a convertirse en instrumentos poderosos para el éxito. No deje que se interpongan en la consecución de sus objetivos.

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Luis Velasquez, MBA, Ph.D. is an executive coach who works with senior leaders and their teams to become more cohesive, effective, and resilient. He is the founder and managing partner of Velas Coaching LLC, a leadership facilitator at the Stanford University Graduate School of Business, a former University professor, and research scientist. Connect with him on LinkedIn.