4 cosas que creías que eran ciertas sobre la gestión del tiempo

En primer lugar, no es realmente sobre el tiempo.
4 cosas que creías que eran ciertas sobre la gestión del tiempo
4 cosas que creías que eran ciertas sobre la gestión del tiempo

No conozco a nadie que no luche con cómo aprovechar al máximo su tiempo en el trabajo. ¿Cómo te quedas en la parte superior de una bandeja de entrada desbordante? ¿Cómo se hace el trabajo cuando su día es ocupado por reuniones? ¿Cómo puedes pasar por una lista de tareas que se expande continuamente? ¿Cómo encuentras tiempo para hacer una lista en primer lugar?

Para empeorar las cosas, hay muchos conceptos erróneos sobre a qué se reduce realmente la gestión del tiempo y cómo lograrlo. Veamos algunas de las sugerencias más comunes y evaluemos si realmente son ciertas.

Se trata de administrar tu tiempo. Falsa.

La gestión del tiempo es un mal nombre, dice Jordan Cohen, un experto en productividad y autor de « Haga tiempo para el trabajo que importa.» Dice que se trata realmente de productividad: «Tenemos que alejarnos de etiquetarlo como ‘gestión del tiempo’. No se trata de tiempo per se, sino de lo productivo que puede ser». Él lo compara con la diferencia entre hacer dieta y estar sano. «Puedes hacer dieta todo lo que quieras», dice, «pero no necesariamente estarás más saludable». De la misma manera, puedes prestar mucha atención a cómo pasas tu tiempo, gestionar tu correo electrónico,., pero no necesariamente serás más productivo.

Teresa Amabile, profesora Edsel Bryant Ford de Administración de Empresas en Harvard Business School y coautora de El principio del progreso, cuya experiencia en esta área proviene de la lectura de miles de diarios de trabajo de los trabajadores que documentaron sus luchas para hacer el trabajo, dice que se trata más de administrar su carga de trabajo general. Muchos gerentes simplemente toman demasiado. «Si no vigilas los compromisos que has hecho o estás haciendo, no hay una técnica de gestión del tiempo que lo resuelva», dice. Claro, esto podría ser un problema a nivel de organización — muchos gerentes sobrecargan a los miembros de su equipo — pero dice que la mayoría de los profesionales tienen más control sobre su carga de trabajo de lo que podrían admitir. «Es posible decir que no. Es posible negociar», dice. Cohen está de acuerdo: «Aunque su horario puede no ser suyo per se, puede ser juicioso sobre lo que va y cómo lo maneja».

Solo necesita encontrar el sistema o enfoque correcto. Falsa.

«Tener un sistema puede ser útil, pero se necesita más que eso», dice Amabile. «Y lo que funciona para cada persona, como pasar una hora y media en el trabajo enfocado al comienzo del día, no necesariamente funcionará para otra persona». La clave es experimentar continuamente con técnicas. «Algunas cosas pueden o no funcionar en un contexto o situación particular», dice Cohen. Pruebe muchos enfoques diferentes — De verdad Pruébalos. No cambie la forma en que revisa el correo electrónico durante una semana y declare que es un error. Establezca métricas para medir el éxito, otorgue tiempo al enfoque y considere la posibilidad de involucrar a otra persona (su jefe o un compañero de trabajo) para ayudarle a evaluar si realmente funcionó.

Necesitas dedicar tiempo al cambio. Algo cierto.

Una persona con la que hablé dijo que su mayor desafío era encontrar tiempo para poner en marcha sistemas de gestión del tiempo. No tenía el día o dos que sentía que necesitaba dejar de lado. Amabile dice que esto puede no ser necesario: «Pequeños ajustes pueden marcar una gran diferencia. El mejor enfoque es comenzar con algunas cosas pequeñas. El progreso en este contexto puede significar que usted se encuentra con algo de tiempo adicional cada día en el que usted puede reflexionar y pensar. Incluso si son solo 20 o 30 minutos adicionales cada día, eso es progreso». Pero depende de lo mala que sea tu situación y de lo desesperada que te sientas. Amabile mencionó a una persona que decidió usar su semana de vacaciones para una revisión importante para lograr menos estrés. Miró cómo estaba usando su tiempo, su nivel de compromisos, y experimentó con algunas técnicas que la gente había sugerido. «Sentía que las cosas se habían ido tan fuera de control que quería darse a sí misma este regalo. Pero esa fue una medida extrema que fue necesaria por la situación extrema», dice Amabile.

Depende de ti, y sólo de ti, hacerlo bien. Algo cierto.

Esto puede ser parcialmente cierto. «No hay nadie responsable de lo productivo que eres», dice Cohen. En ese sentido, esto descansa sobre tus hombros. Él es claro: «Se espera que seas productivo, así que es mejor que te lleves a este cachorro en ti mismo». Pero Cohen y Amabile dicen que no puedes hacerlo solo. «Si estás en una organización en la que hay presiones por respuestas inmediatas o cambios en todas las solicitudes o no hay espacio para ningún tipo de holgura, es muy difícil administrar el tiempo por tu cuenta», dice Amabile. Señala a Investigación de Leslie Perlow sobre pequeños ajustes que puedes hacer en cualquier entorno de trabajo. Aún así, puede ser difícil. «Sin saberlo, las organizaciones ponen muchas barreras frente a usted para hacer su trabajo: estrategia poco clara y procesos torpes, por nombrar solo algunos», dice Cohen.

Si esto suena como su empresa, Amabile sugiere que intente cambiar la cultura. «Insto a las personas a que retrocedan en formas que creen que serán efectivas», dice. Plantea preguntas como: «¿Cómo podemos ser más productivos por aquí?» Esto a menudo puede ser más efectivo que centrarse en salir de su propio apuro. «Usted tiene la responsabilidad de empujar hacia atrás a la organización», dice. Cohen también cree que vale la pena hablar con la alta dirección, porque a menudo es más grande que cualquier gerente. «Requiere un rediseño de cómo se hace el trabajo, dónde se toman las decisiones, cómo se toman. Sólo hay tanto que un sistema puede soportar», dice.

Para el profesional solitario, obtener el control sobre su carga de trabajo y programación es desalentador. Pero saber la diferencia entre lo que la gente dice que funcionará y lo que realmente hace puede ser el primer paso en la dirección correcta.


Amy Gallo
Via HBR.org

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