10 tácticas para mantener su reunión en marcha

Sugerencia: No se trata de ser la "Policía de la Agenda".

10 tácticas para mantener su reunión en marcha

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Resumen.

Muchos líderes de reuniones piensan que su trabajo termina cuando comienza la reunión o que simplemente actúan como tomadores de notas y «policías de la agenda». Pero, como en casi cualquier proyecto de trabajo, el éxito de una reunión depende del éxito de la comunicación de liderazgo. Este artículo cubre 10 tácticas de comunicación que pueden ayudar a los líderes y ejecutivos que asisten a las reuniones a asegurarse de que los puntos críticos se planteen y discutan de manera tan efectiva como eficiente, para que las reuniones finalmente cumplan su misión.


Muchos consejos sobre la efectividad de las reuniones, ya sea que la reunión se realice en una sala o en un Zoom, ya se conocen bien, incluidos inicio y finalización a tiempo, crear agendas eficientes, establecer roles claros y recordar cuando estás en silencio. Incluso si no conoces los conceptos básicos, una búsqueda rápida en Google los revelará.

Sin embargo, algunos de los consejos más valiosos para las reuniones también pueden ser los menos conocidos porque no se refieren a la estructura de la reunión, los participantes o incluso la agenda; se trata de cómo el líder de la reunión se prepara para la reunión y se comunica a lo largo de ella.

Como en casi cualquier proyecto de trabajo, el éxito de una reunión depende del éxito de la comunicación de liderazgo.

A continuación se presentan 10 tácticas de comunicación que pueden ayudar tanto a los líderes de reuniones como a los ejecutivos que asisten a las reuniones a asegurarse de que esas reuniones cumplan

1. Prepare sus puntos, no solo una agenda, con anticipación

Una agenda es una hoja de ruta útil para las reuniones, pero no una herramienta eficaz para transmitir sus puntos clave. Por lo tanto, además de crear una agenda, concibe y prepara algunos puntos breves pero valiosos de antemano.

Algunas preguntas que debe hacerse y que pueden ayudarlo a desarrollar estos puntos:

  • «¿Qué ideas quiero plantear en esta reunión?»
  • «¿Con qué desafíos necesito ayuda o para qué necesitamos ayuda?»
  • «¿Quién merece elogios o menciones?»
  • «¿Qué preguntas es lo que más me gustaría que este grupo discuta y considere?»

Lleve estas respuestas a la reunión y compártalas al principio o cuando surjan temas relacionados con la agenda. Recuerde: un tema es una hoja de papel. Un punto es un avión de papel. Puedes tener ambas cosas sobre la mesa, pero solo una te da la idea.

2. Proporcionar el Propósito

Al comienzo de la reunión, comparta el propósito de la reunión, lo que debe decidirse, revisarse o lograrse como resultado de la reunión. Evite propósitos vagos como «explorar» o «abordar» un problema. Eso solo promete hablar, no acción o progreso. (Incluso en Zoom, hablar puede ser barato). Establecer un propósito claro al comienzo de la reunión ayudará a garantizar que se cumpla, o al menos se verifique, al final.

3. Guía Sus oyentes

Los líderes a menudo, y deben, iniciar las reuniones con saludos, sentimientos y actualizaciones importantes. Si sus comentarios iniciales cubren varios temas, brinde una vista previa: «Antes de comenzar, me gustaría cubrir rápidamente el anuncio del pronóstico de la semana pasada, los resultados de nuestra encuesta interna de DEI y algunos nuevos miembros del equipo que se unirán a nosotros pronto».

Además, use transiciones internas («Lo segundo que quiero sugerir es Y») y declaraciones de conclusión («Como puede ver, X, Y y Z son fundamentales para nuestro éxito»).

Este andamiaje de previa/transición/revisión ayuda a su equipo a 1) saber qué esperar, 2) seguirlo y 3) comprender sus puntos clave.

4. Ser Listos escuchar

Para el líder de una reunión, escuchar y aparentar escuchar son valores esenciales porque, si bien el diálogo es vital, también desea que lo vean como afectuoso y agradecido por las contribuciones de sus colegas. Estos son algunos consejos rápidos para escuchar de forma activa y demostrar que estás escuchando de forma activa:

  • Enfréntate siempre a tu audiencia e intenta mantener un contacto visual directo cuando escuches. En una reunión virtual, eso significa mirar a la cámara, no a la red de personas.
  • Demuestra que estás escuchando asintiendo. Asentir con la cabeza es la forma más efectiva de mostrar apoyo porque indica: «Escucho tu punto de vista y estoy comprando lo que estás vendiendo».
  • No utilices el tiempo de escucha como una oportunidad para planificar lo que vas a decir a continuación. Malinterpretar una pregunta porque no la escuchó adecuadamente puede dañar su credibilidad y confianza.
  • Evite interrumpir a los oradores o terminar sus oraciones. A veces pensamos que estamos afirmando el punto de otra persona al terminar sus oraciones por ellos, pero incluso si eso es técnicamente cierto, seguimos robando su tiempo y apropiándonos de su punto, lo cual es grosero.
  • Considere la posibilidad de reflejar las preguntas al orador antes de ofrecer inmediatamente su perspectiva o lanzarse a buscar una solución. Por ejemplo: «Quiero asegurarme de oírte correctamente. Dices que tenemos demasiadas reuniones, sobre todo los viernes. ¿Es correcto?» Esta poderosa transmisión de reconocimiento genera confianza y demuestra empatía.
  • Por último, mantén la mente abierta y resiste el impulso de defenderte. Una reunión se basa en el diálogo, no en el debate, así que concéntrese primero en entender la perspectiva de su equipo y no en presentar argumentos en contra.

5. Prepararse Preguntas

En los diálogos entre los ejecutivos y sus equipos, los líderes pueden impulsar el aprendizaje haciendo preguntas de sondeo. En el Harvard Business Review artículo» Ser un líder estratégico se trata de hacer las preguntas correctas», Lisa Lai sostiene que hacer preguntas estratégicas como «¿Por qué haces el trabajo que estás haciendo?» y «¿Qué significa el éxito para nuestro equipo?» puede ayudar a los líderes a alentar a sus equipos a pensar de manera más estratégica.

Tener preguntas en el bolsillo también puede llenar los vacíos de las reuniones cuando los asistentes tardan en hacer preguntas o necesitan que otra persona rompa el hielo.

Las preguntas de liderazgo pueden clasificarse en varios tipos:

Preguntas estratégicas

  • «¿Qué esperas lograr?»
  • «¿Cómo podemos aplicar ese enfoque en toda la empresa?»

Preguntas de reconocimiento

  • «¿Quién te ayudó con este proyecto?»
  • «¿Cómo se te ocurrió la idea?»

Preguntas útiles

  • «¿Qué puedo hacer para ayudar?»
  • «¿Qué recursos necesitas para llevar tu proyecto al siguiente nivel?»

6. Mantener Breve desvíos

A veces, es posible que se sienta tentado a dejar su línea de pensamiento para discutir algo sin relación, ya sea que la idea se le ocurra de repente o sea planteada por otra persona en la sala. En un segundo estás hablando de aprovechar las redes sociales, y al segundo siguiente estás hablando de tus celebridades favoritas de Instagram. Esta rampa de salida es peligrosa porque, cuando se prolonga durante un tiempo, pierde un tiempo crítico y otras mentes comienzan a vagar.

Si presenta o considera una idea que solo está relacionada o no tangencialmente, «entre y salga» rápidamente para que pueda volver a los puntos que llegó a plantear.

7. Saber Cuando Has terminado tu punto

Algunos oradores tienen una voz molesta en la cabeza que dice: «Todavía no lo entienden, ¡sigan hablando!» Esta voz interior, que surge de tu inseguridad, suele estar equivocada, así que no confíes en ella. Una vez que haya expresado su punto de vista, deténgase y avance la reunión. Si las personas tienen preguntas, las harán. Este enfoque también garantiza que otras personas en la reunión tengan tiempo para hablar.

8. Dar Conciso Crédito

Siempre es una buena idea que los líderes compartan puntos de elogio, apoyo y aliento con sus equipos, pero el impacto de esos sentimientos disminuye a medida que se avanza. Y adelante. Y adelante. Entonces se pone incómodo.

Nada mata un buen punto más que divagar, así que mantén tus agradecimientos estructurados y limitados a 15 segundos o menos. Al mismo tiempo, date cuenta de que las dos palabras «gracias» nunca tienen un gran impacto. Indique siempre el «por qué». Una buena plantilla para dar crédito o reconocimiento es: quién lo hizo, qué hizo y qué impacto tuvo en los objetivos de la organización o del equipo.

9. Ayudar Otros se mantienen en el punto

Si, durante su reunión, un miembro del personal hace una presentación formal sin un punto o propuesta claros, pídale amablemente una pregunta cortésmente: «¿Qué me recomienda?» o «¿Qué propones que hagamos?» Cuanto más haga esas preguntas orientadoras, más probable será que esa persona finalmente se dé cuenta de la habilidad crucial de comunicación de liderazgo de transmitir puntos, no solo de compartir pensamientos.

10. Fin Con un paso de acción significativo

Mantiene el impulso posterior a la reunión cuando finaliza la reunión con los siguientes pasos claros, que incluyen quién toma las medidas y cuándo. Ese actor puede ser un gerente, un asistente administrativo, un comité o incluso usted mismo, pero asegúrese de que sea alguien que no solo registre y archive las ideas, sino que las haga avanzar.

***

Muchos líderes de reuniones piensan que su trabajo termina cuando comienza la reunión o que simplemente actúan como tomadores de notas y «policías de la agenda». Pero un líder es un líder, ya sea que organices una reunión o un equipo, así que usa todas las herramientas de comunicación a tu disposición para asegurarte de que los puntos críticos se plantean y debaten con la misma eficacia que de manera eficiente.


Escrito por
Joel Schwartzberg